In forma per la ricertificazione ISO con la soluzione cloud

Alla Grob, con sede a Nebikon, Lucerna, l'innovazione è sempre stata una priorità assoluta. Fin dalla sua fondazione, il produttore di ingranaggi si è costantemente sviluppato per avanzare nuove tecnologie di produzione e ottimizzare i costi. Questa forza innovativa si riflette nella continua modernizzazione del parco macchine per soddisfare le mutevoli esigenze dei clienti di tutto il mondo. Tre anni fa, per esempio, Grob ha ampliato il suo stabilimento di produzione su una superficie totale di 4.000 metri quadrati per creare spazio per le 44 macchine utensili a controllo CNC, sei delle quali hanno sistemi di carico automatico per il funzionamento a turni senza personale. Fondata 70 anni fa in una cantina come azienda di due uomini, Grob è cresciuta in un'azienda con 44 dipendenti e attualmente tre apprendisti polimeccanici ed è all'avanguardia nello sviluppo tecnologico. Questo si riflette, tra l'altro, nella LCS 500 di Liebherr, che è entrata in funzione nel 2015 e con la quale Grob è in grado di eseguire la rettifica di profilo e di generazione in un solo processo, riducendo così ulteriormente l'efficienza nella produzione così come i costi operativi. Inoltre, Grob ha recentemente ottimizzato la sua organizzazione alla gestione snella per aumentare ulteriormente l'efficienza e la qualità dei processi. Va da sé che l'ottimizzazione continua di Grob comprende anche la certificazione secondo la norma ISO 9001:2015.

Aggiornamento ai nuovi standard ISO
Questo aggiornamento a ISO 9001:2015 è stato accompagnato dall'introduzione di una nuova piattaforma di gestione della qualità, poiché la soluzione esistente - uno sviluppo interno di 20 anni - aveva raggiunto la fine del suo ciclo di vita. Non solo l'imminente audit per la ricertificazione ISO ha dato l'impulso per una nuova soluzione QM, ma anche i problemi di qualità causati dal vecchio sistema. La ragione principale era l'insufficiente facilità d'uso. Il direttore di produzione Rafael Fellmann lo riassume così: "La necessità di migliorare la documentazione del processo era diventata particolarmente evidente nel caso dei vice, perché il vecchio sistema semplicemente non veniva utilizzato". Così, per esempio, i deputati non sapevano dove le informazioni sui flussi di processo erano rese disponibili. Era quindi ovvio procurarsi un software per la nuova soluzione che trasmettesse più familiarità agli utenti con il suo look and feel e garantisse l'usabilità necessaria. È noto che un sistema è buono solo quanto lo accettano i suoi utenti. Questo è uno dei motivi per cui Fellmann ha deciso di introdurre un sistema QM migliorato basato su Sharepoint Online. Ciò che è particolarmente interessante di Office 365 con Sharepoint Online sono le possibilità di applicazione nelle aree di collaborazione e gestione dei documenti.

Sostituzione del sistema informatico esistente
Nel gennaio 2016, Fellmann ha assegnato a IOZ il contratto per l'introduzione di un nuovo portale basato su Office 365. Gli obiettivi di questo progetto erano di rendere Grob idonea alla ricertificazione secondo ISO 9001:2015, di rinnovare la documentazione dei processi e di mapparla in un nuovo sistema informatico. Fellmann ha deciso a favore di IOZ dopo aver ottenuto una referenza da un'azienda amica e aver ricevuto un feedback positivo sulla qualità della cooperazione con il partner Microsoft con sede a Sursee. Il progetto è stato lanciato in primavera. In un primo passo, il team del progetto ha analizzato il sistema di QM esistente e ha definito le esigenze di gestione della qualità dell'organizzazione. Il nuovo sistema è stato sviluppato in una procedura iterativa: Invece di un prototipo, la soluzione è stata sviluppata passo dopo passo e ampliata per includere vari elementi come processi, documenti predefiniti, news feed, archiviazione di documenti, CIP, ecc.

Analisi delle lacune del sistema di gestione
Nell'analisi delle lacune, lo stato attuale del sistema documentato è stato confrontato con i requisiti della norma ISO 9001:2015. In questa fase, le lacune sono state identificate congiuntamente dai rappresentanti specializzati di Grob e IOZ. Attraverso esempi pratici concreti e comprovati, è stato poi possibile elaborare insieme come queste lacune debbano essere colmate nell'interesse dell'organizzazione. Come parte del progetto di amministrazione snella, è stata effettuata un'analisi dei processi per ottimizzarli. Era importante assicurarsi che la struttura del processo appena definito corrispondesse anche ai processi vissuti nella pratica. Alcuni cambiamenti proposti sono risultati dai nuovi requisiti per l'aggiornamento ISO. La più grande lacuna era nella comunicazione con le parti interessate interne ed esterne, a cui viene data maggiore importanza nella ISO 9001:2015. "Grazie all'analisi dei requisiti, abbiamo ottenuto una visione più olistica del mercato, per esempio perché le relazioni con i clienti e i fornitori sono ora sempre più incluse nella valutazione dei rischi. Anche la comunicazione interna è stata sottoposta a un controllo approfondito e le responsabilità, per esempio, sono state meglio regolate", dice Fellmann. IOZ ha anche supportato Grob nella migrazione dei dati in modo che Fellmann e i rappresentanti del dipartimento potessero assegnare i documenti rivisti ai processi principali nella mappa dei processi e collocarli correttamente nel posto giusto.

Il giorno della verità si avvicina Dopo
Dopo che tutti i compiti sono stati completati, la ricertificazione è stata affrontata con fiducia. Si è scoperto che, sebbene i miglioramenti soddisfino i requisiti standard, in pratica non avevano ancora raggiunto l'organizzazione in modo sufficiente. "Dato il breve tempo di realizzazione del progetto, c'era da aspettarselo", dice Fellmann. "La durata tra il completamento del progetto di cambiamento e la data della certificazione era semplicemente troppo breve per questo". Fellmann ha risposto avviando workshop di formazione in tutta l'organizzazione per il nuovo sistema. In questo modo, le specifiche del management potrebbero essere portate alla necessaria maturità insieme all'organizzazione. Inoltre, sono state avviate ulteriori attività per sfruttare meglio il potenziale di collaborazione di Office 365 e quindi semplificare la collaborazione in azienda. Nel complesso, il progetto è stato padroneggiato in poco tempo, anche se lo sforzo da parte del cliente è stato forse un po' sottovalutato. Fellmann consiglia quindi di dare il peso necessario al tempo interno richiesto. "Con la ricertificazione, ora possiamo non solo soddisfare i requisiti dei clienti per quanto riguarda lo standard ISO, ma abbiamo anche imparato molto". La gestione ottimizzata del rischio può ora essere utilizzata efficacemente per migliorare la strategia aziendale, è certo Fellmann.