Un diluvio di notizie non filtrate si è fermato

In Germania, Bonava è emersa da Industriebau Fürstenwalde, che è stata fondata nel 1964, ed è stata attiva nel mercato immobiliare tedesco per più di 50 anni. Come costruttore classico e sviluppatore di progetti, l'azienda porta avanti più di 150 progetti di costruzione residenziale ogni anno. Nel 2017, l'azienda ha venduto più di 2.400 case e appartamenti a proprietari-occupanti e investitori. Quasi 1.000 dipendenti presso la sede centrale tedesca di Fürstenwalde/Spree e i dieci uffici regionali nelle regioni in crescita in tutta la Germania sono impegnati in questo senso.

Focus sulla qualità - anche per i processi interni
Con l'indipendenza della divisione edilizia residenziale nel 2016, l'azienda ha avuto l'opportunità di riallinearsi. Bonava si è riposizionata come un marchio ancora più a misura di cliente con una grande attenzione alla qualità. "I nostri progetti sono cambiati da allora. Dopo il riorientamento, abbiamo prestato ancora più attenzione agli ambienti che migliorano ulteriormente la qualità della vita. Invece di costruire un'unità residenziale in più, progettiamo più spazio per campi da gioco o giardini. Questo rende gli alloggi di Bona va ancora più attraenti e ci distingue dai nostri concorrenti", spiega Arne Senftleben, responsabile del sistema di gestione e dell'ambiente. Anche il sistema di gestione è stato modernizzato in parallelo alla riorganizzazione. "Avevamo già un sistema in forma digitale, ma era organizzato tramite un sito web con collegamenti a un server. Le descrizioni dei processi e i rapporti di audit esistevano come documenti Word o lunghe liste Excel. Per orientarsi nel sistema, bisognava essere molto informati. Era particolarmente sfavorevole che ogni dipendente fosse informato di tutti i cambiamenti, anche se non lo riguardavano affatto", scrive Arne Senftleben.

Tutti gli standard sotto un'interfaccia uniforme
Nel 2016, Bonava ha deciso di introdurre ConSense IMS nella sua sede tedesca di Fürstenwalde. Il sistema di gestione integrato, sviluppato dalla ConSense GmbH di Aquisgrana, riunisce ora tutti gli standard e i regolamenti rilevanti per Bonava - lo standard di gestione della qualità ISO 9001, lo standard di protezione ambientale ISO 14001 e il sistema di gestione della salute e sicurezza sul lavoro BS OHSAS 18001 - sotto un'interfaccia uniforme. Tra le altre cose, anche i processi personali e commerciali sono integrati nel nuovo sistema.

Un workshop pratico di ConSense, in cui Arne Senftleben ha testato il sistema, ha fatto pendere la bilancia a favore della decisione. Un aspetto importante che ha convinto il responsabile del sistema di gestione è che il software permette un uso differenziato con una distribuzione mirata delle informazioni. La soluzione ConSense IMS compila le informazioni rilevanti per ogni dipendente individualmente. Ogni utente ha accesso ai suoi processi e documenti nella versione attuale e valida, viene informato automaticamente dei cambiamenti e conferma di averne preso nota attraverso il sistema. Nella pagina iniziale, il sistema mostra ai dipendenti i prossimi compiti o scadenze, in modo che tutti abbiano una panoramica delle date di scadenza. "Questo ha fermato la marea di messaggi per noi. Le informazioni distribuite tramite ConSense IMS ricevono di nuovo più attenzione perché tutti sanno di essere direttamente coinvolti quando vengono notificati", dice un soddisfatto Arne Senftleben.

Il vecchio sistema si è spento immediatamente
All'inizio del 2016, Bonava ha trasferito il precedente sistema di gestione al nuovo ConSense IMS. In totale, questo ha coinvolto circa 100 processi diversi e 1500 documenti. Questi sono stati caricati in una fase, poi controllati individualmente e assegnati all'unità organizzativa corrispondente. Con l'aiuto del moderno software di mappatura integrato in ConSense IMS, i processi potrebbero essere modellati facilmente e in modo trasparente sotto forma di diagrammi di flusso e disegnati come funzionano nella realtà. Tutti i passi sono stati collegati ai dipendenti o alle unità organizzative pertinenti. "Le interdipendenze tra i vari processi diventano rapidamente chiare. Le interfacce sono facili da usare e abbiamo potuto controllare facilmente se tutto era corretto", scrive Arne Senftleben. "Abbiamo poi spento immediatamente il vecchio sistema per evitare qualsiasi irritazione. Tutti ora sapevano che quello che stavano cercando poteva essere trovato solo in ConSense". Secondo Arne Senftleben, una funzione particolarmente preziosa di ConSense IMS è la pratica funzione di ricerca, che permette ad ogni dipendente di trovare rapidamente le informazioni di cui ha bisogno.

Per familiarizzare i dipendenti con il nuovo sistema, il responsabile del sistema di gestione ha sviluppato un corso di formazione online. ConSense IMS facilita la creazione di tutorial individuali, ad esempio da immagini e testi, che possono essere eseguiti indipendentemente dai dipendenti in qualsiasi momento. I nuovi dipendenti esplorano i processi e i documenti che li riguardano durante il loro periodo di induzione. La regolazione dedicata dei ruoli e dei diritti d'accesso del sistema rende possibile tutto ciò.

Audit e gestione delle misure
Grazie alla struttura modulare di ConSense IMS, il sistema cresce con Bonava e può essere adattato in qualsiasi momento alle nuove esigenze. Tra le altre cose, Bonava utilizza ConSense Audit Management, che supporta l'organizzazione sistematica, l'implementazione e il follow-up degli audit. Arne Senftleben spiega: "Troviamo importante includere molti più aspetti positivi nei rapporti. Se, per esempio, determiniamo che un capocantiere responsabile ha assicurato processi fluidi con buoni risultati attraverso una familiarizzazione dettagliata con un progetto e una formazione intensiva dei suoi dipendenti sui cantieri, questo viene evidenziato nel rapporto di audit, che può poi essere richiamato in ConSense. Queste informazioni possono poi essere visualizzate in qualsiasi momento attraverso il sistema dalle persone coinvolte, specialmente dai supervisori. Questo è motivante".

Il modulo di gestione degli audit è collegato al modulo di gestione delle azioni. Questo assicura il completamento tempestivo dei compiti in sospeso da varie fonti, compresi gli audit interni ed esterni. Tutte le misure sono gestite e controllate a livello centrale. Questo si ottiene attraverso l'assegnazione individuale delle responsabilità e delle competenze. Il sistema informa i dipendenti via e-mail sulle nuove misure assegnate o sulle singole fasi del flusso di lavoro. Se le scadenze predefinite vengono superate, il sistema invia automaticamente un promemoria. I supervisori possono monitorare lo stato attuale in qualsiasi momento. Tutte le misure aperte, completate e scadute sono documentate e possono essere rintracciate anche in seguito. E particolarmente utile: le misure ricorrenti possono essere attivate automaticamente. Arne Senftleben: "Se, per esempio, si scopre durante un controllo in ufficio che mancano le regole della casa o un estintore deve essere sostituito, questo viene immediatamente registrato come misura in ConSense e seguito.

Il sostegno della direzione rende l'introduzione di successo
Arne Senftleben è convinto che l'introduzione deve essere una decisione sostenuta dalla direzione. I responsabili dovrebbero sostenerlo fermamente e poi mettere a disposizione anche le capacità corrispondenti. "Siamo stati molto fortunati che il nostro management ha sostenuto il progetto fin dall'inizio e ha esemplificato l'uso del sistema", spiega Arne Senftleben. Inoltre, considera essenziale occuparsi intensamente delle strutture organizzative fin dall'inizio e definirle in dettaglio. "Ogni minuto in più investito qui ripaga alla fine nel fatto che il sistema funziona senza problemi e viene poi accettato anche dai dipendenti". Il successo parla da solo: il fatto che i dipendenti usino ConSense IMS perché sanno che vi possono trovare tutti i processi e i documenti è dimostrato da circa 1.500 sessioni di utilizzo a settimana per circa 700 dipendenti che hanno accesso al sistema.
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