La fiducia è buona, il controllo è meglio

La parola "controllo" ha di solito una connotazione negativa per gli impiegati. Significa "risoluzione dei problemi, sfiducia, sorveglianza". I dipendenti occasionalmente si lamentano di essere controllati troppo spesso e considerano questo come un'interferenza nella loro area di responsabilità. Specialmente gli impiegati qualificati si sentono troppo controllati, mentre gli impiegati più giovani nella fase di formazione hanno più comprensione per le misure di controllo del superiore e addirittura accolgono un feedback per il loro sviluppo professionale. Il supervisore raggiunge una comprensione positiva se enfatizza i vantaggi dei ruoli di controllo (caso migliore) e li contrasta con gli svantaggi nel caso di non controllo (caso peggiore). Nel contesto della gestione della qualità, il controllo riguarda spesso il rispetto di scadenze fisse. Non solo il lavoro completato, ma anche i risultati intermedi sono controllati in modo da poter agire immediatamente se i ritardi diventano evidenti. I controlli sono un segnale che il lavoro del dipendente ha un certo valore, perché ciò che non viene controllato non ha un significato speciale e viene preso meno sul serio. Il processo di controllo dà all'impiegato la sensazione che sta facendo qualcosa di importante e si applicherà di conseguenza. Se conosce i punti di controllo e cosa viene controllato e quando, può creare il proprio check-up.

Cosa è permesso e cosa no
I supervisori possono controllare i loro dipendenti o verificare se stanno rispettando le regole del contratto di lavoro, ma il diritto del lavoro pone dei limiti. Il Codice del lavoro svizzero (art. 26 ArGV 3) afferma:

• Non si devono usare sistemi di monitoraggio e controllo per sorvegliare il comportamento dei lavoratori sul posto di lavoro.
• Se i sistemi di monitoraggio o controllo sono necessari per altre ragioni, devono in particolare essere progettati e disposti in modo da non pregiudicare la salute e la libertà di movimento dei lavoratori.

Le ispezioni che non sono permesse non possono essere usate per provare una cattiva condotta, per criticare o per ammonire un dipendente. Possono esistere eccezioni, per esempio, se lo scopo è quello di scoprire reati penali.

Controllo proprio o esterno?
"Controllo esterno" significa che il supervisore stesso esegue il controllo. Nel caso dell'"autocontrollo", l'impiegato si controlla in base a certe specifiche, questo rafforza la sua autoresponsabilità e aumenta il suo impegno. Coloro che controllano i risultati del proprio lavoro sulla base di criteri definiti possono identificare da soli le carenze e correggerle prima che il supervisore le critichi. D'altra parte, l'automonitoraggio richiede che uno riconosca da solo un errore e sappia come correggerlo. Chi si assume questa responsabilità è sotto pressione. L'intensità dei controlli dipende dal potenziale di rendimento del singolo dipendente. Una miscela di controlli interni ed esterni si verifica quando il lavoro dei dipendenti è interconnesso e si sovrappone. Il supervisore può accettare, previa consultazione, che il dipendente gli dia informazioni sullo stato intermedio del lavoro. I punti di controllo segnati in mezzo (le cosiddette "pietre miliari") sono comunicati al dipendente.

"I controlli non hanno lo scopo di togliere la responsabilità al dipendente, non di esautorarlo".

Il dipendente viene informato dal supervisore in modo che possa vedere rapidamente se sta superando i valori limite per le scadenze, le ore di lavoro, il consumo di materiale e i requisiti di qualità. L'"autocontrollo" richiede molta fiducia nei dipendenti, che controllano da soli i risultati del loro lavoro e si assumono la responsabilità delle loro azioni. Coloro che lavorano sotto la propria responsabilità controllano anche i loro risultati rispetto a un programma e alle specifiche.

I controlli non devono togliere la responsabilità all'impiegato, non devono inabilitarlo. La cosa migliore per lui è considerare il suo capo come un allenatore che sta al suo fianco. Se sente la fiducia del suo superiore, i controlli altrimenti così sgradevoli sono più facili da accettare.

Troppo poco controllo - troppo controllo?
Il controllo è tanto sgradevole per i superiori quanto per i dipendenti. Questo perché si esprime involontariamente la relazione di subordinazione, i superiori come controllori e i subordinati come controllati.

Ma chi dice che le ispezioni scopriranno sempre delle irregolarità, che ci saranno critiche e denunce? Se i controlli portano a risultati positivi, tutti si aspettano una breve conferma, soprattutto se qualcuno ha migliorato significativamente le sue prestazioni rispetto a prima. A questo proposito, durante le ispezioni si tiene conto anche del bisogno di riconoscimento dei dipendenti.

Il tipo e la frequenza dei controlli dipendono dal livello di sviluppo e dalle competenze dell'impiegato. Idealmente, i controlli vengono effettuati in orari concordati e in presenza del dipendente. Anche il metodo AUGE si è dimostrato efficace: A=determinare la deviazione dalle specifiche, U=determinare la causa, G=condurre la discussione per il miglioramento, E=controllare il raggiungimento dell'obiettivo. Se non ci sono errori per un periodo di tempo più lungo, gli intervalli di controllo possono essere cambiati o si possono fare solo controlli a campione. Dove l'iniziativa e l'indipendenza sono evidenti con i colleghi, si può fare a meno di un controllo completo. Lo sforzo di un controllo deve anche essere giustificabile, se si vuole avere la comprensione della squadra.

Risultato o controllo del comportamento?
L'esperienza dimostra che ai dipendenti non piace essere osservati mentre lavorano. Questo porta alla paura del palcoscenico nei dipendenti più giovani e può farli sentire insicuri. I dipendenti richiamano anche l'attenzione l'uno dell'altro, ad esempio sul lavoro scomodo o sulle scadenze mancate. Se un dipendente si accorge dell'errore di un collega, interviene immediatamente e non aspetta che il lavoro sia finito. I colleghi intervengono e danno consigli. Questo è un tipo di controllo comportamentale, che ha un effetto diverso da quello che avrebbe se il superiore lo eseguisse. Il controllo comportamentale è accettato quando l'impiegato è infastidito dal modo macchinoso di lavorare. Tuttavia, il controllo comportamentale "dall'alto" non può sempre essere dispensato se il collega è intransigente.

Nella maggior parte delle aziende si controllano solo i risultati del lavoro. Più libertà l'impiegato esperto ha nella scelta del suo comportamento, più iniziativa e volontà di esecuzione svilupperà. Vantaggi dei controlli dei risultati: Promuovono l'iniziativa e la creatività

Giustizia
Il principio più alto è l'uguaglianza di trattamento di tutti nella squadra, in modo che tutti siano osservati nella stessa misura appropriata. Le prestazioni basse non devono essere imbarazzate e svalutate da interferenze vistosamente frequenti. In questi casi è meglio chiedere aiuto a un collega. Durante la formazione di un nuovo dipendente, il controllo deve essere visto come "istruzione, guida, assistenza".

Se vengono rilevati degli errori durante il controllo, c'è bisogno di un'azione e inizia la discussione sul feedback. Al contrario della critica, il feedback descrive solo l'errore, non lo valuta. Il feedback costruttivo sostituisce la critica e rende più facile per gli impiegati capire che i controlli sono necessari e che devono migliorare. Prima di tutto, i fatti dell'errore rilevato sono nominati durante il controllo. Poi si chiarisce la causa e si discutono le possibili soluzioni. Le conseguenze di una cattiva condotta provata possono portare a una critica o a un avvertimento, a seconda della portata della cattiva condotta.