Il più piccolo mattone della digitalizzazione

Se le aziende vogliono continuare ad operare economicamente e commercialmente, non c'è quasi modo di aggirare la digitalizzazione. Le aree definibili che possono essere digitalizzate in modo relativamente semplice e allo stesso tempo portare un notevole beneficio sono i dipartimenti di elaborazione dei documenti - dalla mail room alla gestione dei contratti negli acquisti all'ufficio del personale. File e pile di carta determinavano ancora la routine quotidiana del lavoro qui. La ricerca macchinosa e il complicato scambio tra i dipartimenti bloccano inoltre le risorse centrali con compiti di routine e rendono il lavoro inutilmente difficile. Si può quasi sempre dire che più i flussi di lavoro sono basati su documenti, maggiore è il potenziale di ottimizzazione attraverso un efficiente sistema digitale di gestione dei contenuti aziendali (ECM).

ECM come apriporta per la digitalizzazione
Ciononostante, molti dipartimenti trovano difficile lasciare andare le familiari cartelle di file - per paura che informazioni importanti possano essere perse. Ma è vero il contrario: l'ECM permette di gestire in modo strutturato le informazioni aziendali non strutturate sotto forma di file, documenti e file multimediali. A questo scopo, i file e i documenti analogici esistenti vengono digitalizzati, dotati di metadati e poi resi disponibili in un luogo centrale in modo che possano essere trovati facilmente. Funzioni aggiuntive e flussi di lavoro definiti automatizzano e snelliscono anche i processi di routine, aumentando così notevolmente l'efficienza dei dipartimenti amministrativi. Oltre alla gestione digitale, i documenti possono anche essere creati automaticamente o semi-automaticamente direttamente in ECM: Invece di scrivere un contratto in Word e poi caricarlo a sua volta nel sistema, i dipendenti possono risparmiarsi questa deviazione utilizzando uno strumento integrato di creazione di documenti. Anche lo schedario e l'archiviazione sono completamente eliminati; invece, i dipendenti mantengono i dati una volta sola e in un punto centrale. I documenti sono anche molto più facili da cercare con il riconoscimento automatico del testo. Inoltre, l'ECM giusto offre una migliore protezione dei dati rispetto a uno schedario chiuso a chiave, poiché le autorizzazioni di accesso sono chiaramente regolate: Per esempio, mentre gli impiegati del dipartimento delle risorse umane possono vedere tutti i file personali, ai manager è concesso solo l'accesso a certe aree di file dei loro dipendenti. La gestione digitalizzata dei documenti favorisce così la mobilità dei dipendenti e la comunicazione asincrona che sta diventando sempre più comune nel mondo del lavoro in misura considerevole.

Se i dipartimenti hanno riconosciuto questi vantaggi - e per i dipartimenti amministrativi in particolare sono evidenti - di solito sono aperti ai cambiamenti e hanno un grande carisma all'interno dell'azienda. In questo modo, possono abbattere i pregiudizi in modo mirato e aprire la strada alla digitalizzazione in modo esemplare con il progetto pilota. L'esperienza ha dimostrato che le seguenti tre aree sono le più adatte per questa voce:

1. migliore qualità dei contratti attraverso la gestione digitale dei contratti Molte aziende gestiscono ancora i loro contratti in raccoglitori analogici e mantengono i dati principali in SAP - sia che si tratti di contratti con i clienti o di contratti con i fornitori e i fornitori di servizi esterni. Tuttavia, poiché le scadenze devono essere rispettate per poter rescindere, estendere o rinegoziare le condizioni in tempo utile, è difficile per i cancellieri tenere traccia dei contratti che durano da anni. Se queste scadenze non vengono rispettate con la massima attenzione e non si seguono le fasi di azione appropriate, questo può portare a tasse in ritardo e rinnovi indesiderati. Con un sistema di gestione digitale dei contratti, d'altra parte, i dipendenti possono rivedere, valutare, archiviare in modo sicuro, creare e terminare i contratti a lungo termine. Nella mailroom, il contratto viene scannerizzato, indicizzato e chiaramente assegnato all'impiegato responsabile. Un'interfaccia con SAP permette di accedere a tutti i dati master necessari. Lo stato attuale del documento mostra se il contratto è in fase di elaborazione, scadrà presto o è già stato terminato. Il sistema fornisce anche flussi di lavoro, promemoria delle scadenze e responsabilità definite che rendono l'amministrazione più facile e sicura. Questo permette ai dipendenti interessati di concentrarsi nuovamente sui loro compiti principali: negoziare migliori condizioni contrattuali e implementarle in un sistema snello.

2. cassetta postale trasparente e digitale Molte aziende hanno già riconosciuto la necessità e i benefici di una casella di posta digitale: Una recente ricerca di Bitkom mostra che quasi un'azienda tedesca su due vuole eliminare del tutto la posta cartacea. Per far fronte al crescente numero di e-mail, un quarto delle medie imprese tedesche ha già digitalizzato la propria casella di posta elettronica. La posta in arrivo viene scannerizzata quando viene ricevuta, assegnata ad argomenti specifici usando il riconoscimento automatico del testo OCR, dotata di meta dati e infine memorizzata in una casella di posta digitale da dove i dipendenti possono recuperare ed elaborare i documenti. Anche le e-mail e i fax possono essere mantenuti ed elaborati in un tale sistema. La registrazione a prova di revisione di tutte le fasi di lavorazione aumenta la trasparenza e la capacità degli impiegati di fornire informazioni. I tempi di elaborazione sono significativamente ridotti e si evitano costi inutili. Un tale "libro della posta" centrale supporta anche l'elaborazione tempestiva dei documenti e delle richieste in arrivo.

3. snellire il lavoro del personale con i file elettronici del personale Mentre molte aziende oggi gestiscono già i loro dati del personale tramite il modulo SAP HCM, vi registrano i loro dati e li archiviano anche, mancano ancora funzioni importanti per digitalizzare significativamente il reparto HR e per standardizzare e concentrare l'inventario dei file. Questo richiede, per esempio, una ricerca incrociata di testo completo nei file digitali e la capacità di creare appuntamenti e ripresentazioni. Questo può essere implementato con una soluzione di file personale elettronico che è collegato a un sistema SAP esistente tramite un'interfaccia. Solo in questo modo tutte le informazioni su un dipendente sono disponibili centralmente e possono anche essere condivise con i manager e i dirigenti delle filiali o rese disponibili ai dipendenti per l'ispezione secondo le autorizzazioni di lettura o scrittura definite. Inoltre, i documenti come i certificati di lavoro o i contratti di lavoro possono essere creati automaticamente e memorizzati nell'ECM, eliminando la necessità di un programma di elaborazione testi. Per conservare in modo sicuro i documenti digitali che non possono o non possono essere assegnati a un dipendente, è utile anche un file aggiuntivo per il datore di lavoro.

Decisione di implementazione più importante: Cloud vs. on-premise
Una volta che un'azienda ha deciso di introdurre un sistema di gestione digitale dei documenti, si trova spesso di fronte alla decisione se utilizzare questo servizio online dal cloud o installare la soluzione sui propri server interni. Mentre entrambi i modelli hanno i loro vantaggi e svantaggi, c'è molto da dire per il cloud, soprattutto per quelli nuovi alla digitalizzazione. Permette un ingresso più semplice ed economico: il dipartimento IT non deve implementare un nuovo sistema sui server, ma la soluzione è disponibile rapidamente e facilmente tramite una connessione Internet - un grande risparmio sui costi. Inoltre, la soluzione può essere utilizzata anche fuori dall'ufficio in qualsiasi momento, adattandosi così a modelli di lavoro flessibili. È stato anche dimostrato che diverse applicazioni cloud possono essere collegate più facilmente per formare nuove soluzioni rispetto alle applicazioni on-premise. Per esempio, una soluzione di riconoscimento dei documenti e un sistema di flusso di lavoro possono essere combinati in modo conveniente per creare un flusso di lavoro di fatturazione - che è particolarmente vantaggioso per le aziende di medie dimensioni che non vogliono investire in una soluzione completamente nuova. Quando si seleziona una soluzione appropriata, tuttavia, le aziende dovrebbero sempre prestare attenzione alla necessaria sicurezza dei dati e controllare che il fornitore di cloud si impegni a rispettare le severe linee guida tedesche sulla protezione dei dati.

Ufficio senza carta grazie all'ECM?
Anche se l'ufficio senza carta è ripetutamente invocato, ci vorrà probabilmente molto tempo prima che si affermi effettivamente. La sicurezza giuridica dei documenti digitali non è stata ancora chiarita in modo soddisfacente, il che in alcuni casi richiede ancora oggi una doppia registrazione. Per essere in grado di presentare le prove rilevanti in tribunale, se necessario, i documenti più importanti, che sono certificati da un notaio, per esempio, dovrebbero anche essere conservati in forma cartacea. Così, a medio termine, un ufficio completamente privo di carta rimane una chimera, anche a causa dell'uso abituale della carta e della paura di perdere il controllo. Tuttavia, poiché il legislatore ha ora affrontato la questione, si spera che la comprensione dell'importanza della digitalizzazione per le aziende cambierà nel prossimo futuro. Indipendentemente da questo, l'ECM sta già accelerando i processi operativi e i flussi di lavoro in modo sostenibile e sta determinando sempre più la competitività come parte della digitalizzazione.
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