Passare a SAP S/4HANA: serve il partner giusto

Nel 2015, con il lancio di SAP S/4HANA, il prodotto successore di Business Suite, SAP ha annunciato una soluzione con cui i clienti possono guidare la trasformazione digitale con la semplicità del cloud. In questo caso, la "S" nel nome sta per "Simple" (semplice) e la "4" per la quarta generazione di prodotti. "HANA" indica che la soluzione viene eseguita interamente sul database in-memory SAP HANA. Secondo SAP, già 8 mesi dopo il lancio ufficiale del prodotto, più di 30 clienti erano operativi con SAP S/4HANA e sono stati comunicati più di 417 progetti attivi (Fonte: https://it-onlinemagazin.de/wp-content/uploads/2016/01/S4HANA_SAP_HANA_S4_Grundlagen_2016.pdfpagina 3). Molti clienti che all'epoca utilizzavano la Business Suite in modo produttivo non hanno preso sul serio l'annuncio, perché secondo la roadmap avevano ancora l'impegno di SAP a mantenere e sviluppare ulteriormente la loro soluzione fino alla fine del 2025.

Sebbene negli anni successivi SAP abbia lanciato una serie di campagne per promuovere una tempestiva migrazione a SAP S/4HANA, i responsabili di molte aziende utenti non hanno deciso inizialmente di effettuare il passaggio o lo hanno visto piuttosto in un futuro lontano. Possiamo solo ipotizzare le ragioni di queste decisioni. Sicuramente l'aspetto costi/benefici ha giocato un ruolo importante nelle considerazioni.

Scarsa disponibilità alla migrazione

I progetti di implementazione ERP di solito costano più del previsto, richiedono più tempo e alla fine non raggiungono i risultati attesi. La strategia di decidere inizialmente contro una migrazione "della prima ora" è abbastanza comprensibile anche per motivi di fatto. I prodotti software non sono mai esenti da errori, soprattutto nel caso di applicazioni complesse come le soluzioni ERP. Le aziende che decidono di utilizzare un'applicazione standard con pochi utenti produttivi devono quindi mettere in conto un costo maggiore per l'assistenza, sia esterna che interna.

Un altro aspetto rilevante della decisione di non effettuare una migrazione precoce a SAP S/4HANA è stata sicuramente la mancanza di disponibilità di consulenti per l'implementazione con un'esperienza pratica rilevante. I system house e i partner di implementazione affermati avevano solo pochi progetti SAP S/4HANA all'epoca. La possibilità di utilizzare i loro consulenti in progetti corrispondenti era quindi limitata. Inoltre, la formazione dei consulenti di implementazione sulle nuove versioni del software è di solito difficile, poiché la loro disponibilità è solitamente limitata a causa dell'elevato carico di lavoro.

Qual è la situazione attuale del mercato oggi, a quasi 8 anni dall'annuncio del prodotto S/4HANA da parte di SAP? Questo è stato uno dei temi affrontati dalla DSAG (Associazione SAP di lingua tedesca).^® Anwendergruppe e.V.), ed è per questo che ha intervistato le aziende associate per il suo rapporto annuale sugli investimenti. Per il rapporto 2022, alla domanda "A che punto è la vostra azienda o organizzazione in termini di implementazione di S/4HANA?" sono state date le seguenti risposte (vedi Figura 1). 12 % degli intervistati non hanno ancora deciso e 6 % non vogliono passare a S/4HANA. Coloro che non volevano passare hanno addotto come motivazioni, tra le altre, "incertezza sulle funzionalità" e "mancanza di business case". 47 % degli intervistati ha dichiarato di avere in programma la migrazione, ma di non averla ancora avviata. 23 % delle aziende stavano implementando la soluzione e solo 12 % utilizzavano già S/4HANA.

Nel rapporto sugli investimenti del 2019, ossia quattro anni dopo l'annuncio del prodotto, solo 3 % dei membri DSAG erano già passati a S/4HANA e 30 % volevano passare a S/4HANA non prima di tre anni. A causa di questa lentezza nella preparazione alla migrazione, il DSAG ha fatto pressione su SAP affinché i suoi membri avessero una pianificazione dei rilasci e delle manutenzioni resiliente oltre il 2025. In risposta, SAP ha esteso la manutenzione e l'ulteriore sviluppo di Business Suite di due anni nel febbraio 2020. La cosiddetta "manutenzione mainstream" dura ora fino alla fine del 2027 senza costi aggiuntivi. Chi ha bisogno di più tempo per il passaggio a S/4HANA può usufruire dell'offerta di manutenzione aggiuntiva a pagamento "Extended Maintenance" per la Business Suite fino alla fine del 2030. Questo è legato a un sovrapprezzo di due punti percentuali sulla base di manutenzione esistente, ovvero un aumento da 22 a 24 %. In una dichiarazione sull'estensione della manutenzione da parte di SAP, il membro del consiglio di amministrazione del DSAG Andreas Oczko ha raccomandato nel febbraio 2020 di utilizzare immediatamente il tempo guadagnato: "Gli impegni di manutenzione per la Business Suite 7 fino alla fine del 2030 non sono una licenza per continuare ad aspettare. Al contrario, deve essere il segnale di partenza per le aziende per mettere da parte gli ultimi freni e iniziare la trasformazione digitale."

Come trasformare con successo

I clienti SAP che non hanno ancora avviato il progetto di trasformazione (circa 60 %) hanno diverse opzioni tecniche e concettuali per la migrazione. Per quanto riguarda l'approccio alla migrazione, si distingue tra brownfield, greenfield e una via di mezzo, la cosiddetta migrazione selettiva.

L'approccio brownfield segue il concetto di conversione e passaggio graduale del sistema esistente a S/4HANA. La soluzione implementata rimane quasi invariata, ma riceve una sorta di aggiornamento. Le personalizzazioni individuali vengono in gran parte mantenute e i dati esistenti continuano a essere utilizzati. Per il supporto tecnico della migrazione, SAP fornisce soluzioni come il Software Update Manager (SUM) o la Database Migration Option (DMO). I vantaggi dell'approccio brownfield sono il possibile mantenimento dei singoli processi e l'integrazione nel panorama dei sistemi esistenti, con la contemporanea modernizzazione, standardizzazione e consolidamento del sistema complessivo.

Nello stile di "costruire qualcosa su un terreno verde" senza tenere conto dei vincoli esistenti o evoluti, l'approccio greenfield corrisponde a una nuova implementazione fondamentale della soluzione SAP S/4HANA. L'approccio greenfield è simile al passaggio da un altro prodotto ERP a SAP S/4HANA. In entrambi i casi, viene creata un'istanza completamente nuova di SAP S/4HANA analizzando e riprogettando gli attuali processi aziendali per adattarli il più possibile agli standard del nuovo software. I dati anagrafici delle soluzioni SAP o non SAP esistenti vengono gradualmente migrati nel nuovo sistema mediante adeguamenti e conversioni appropriate. Di norma, i dati storici o delle transazioni non vengono migrati completamente, poiché l'impegno richiesto per la trasformazione può essere notevole. L'approccio greenfield offre alle aziende il vantaggio di sostituire i sistemi ERP personalizzati nel corso degli anni con una nuova versione standard di SAP S/4HANA e di ottimizzare i processi aziendali parallelamente all'introduzione di SAP. Tuttavia, un prerequisito per questo è la volontà di effettuare cambiamenti organizzativi completi di processo e, se necessario, strutturali come parte dell'implementazione. Dal punto di vista metodologico, l'attuazione delle misure organizzative necessarie deve essere sostenuta da un'adeguata gestione del cambiamento.

La migrazione selettiva o trasformazione del paesaggio è una via di mezzo tra greenfield e brownfield. Gli esperti parlano anche di approccio colour-field o di una strategia ibrida. La migrazione selettiva è un approccio basato sul brownfield. Se le aziende intraprendono questo percorso, il sistema produttivo attuale viene prima copiato e poi tutti i dati esistenti basati sulle transazioni vengono cancellati. Il sistema viene quindi migrato a SAP S/4HANA. Vengono effettuate tutte le regolazioni e le configurazioni necessarie. In seguito, i dati dell'attuale sistema produttivo vengono migrati in modo selettivo. Nell'ambito di questo approccio, è necessario controllare il trasferimento dei dati individualmente, ad esempio trasferendo o ricodificando solo una sezione definita di dati. Ciò aumenta la complessità della già complicata migrazione dei dati. Una versione di questo approccio è stata sviluppata da SNP Schneider-Neureither e IBM Services ed è commercializzata con il nome di Bluefield. Con la piattaforma CrystalBridge, SNP offre uno strumento corrispondente per il trasferimento dei dati nell'ambito di una migrazione SAP S/4HANA. Diversi system house SAP sono qualificati come partner di SNP e utilizzano la piattaforma SNP nell'ambito dei loro progetti.

Quale tipo di migrazione, brownfield, greenfield o bluefield, abbia più senso per un'azienda dipende da vari criteri. Oltre all'obiettivo strategico del progetto, all'obiettivo del progetto di migrazione (ad esempio, ottimizzazione dei processi, armonizzazione dei processi, "back to standard", miglioramento della qualità dei dati e delle informazioni), i seguenti aspetti svolgono un ruolo importante:

• Disponibilità dell'azienda al cambiamento organizzativo
• Grado di automazione dei processi aziendali
• Budget disponibile per il progetto
• Limitazione della durata del progetto
• Configurazione dell'attuale sistema produttivo
• Numero e portata degli adattamenti individuali
• Requisiti relativi alla disponibilità di dati storici
• Modello operativo (cloud pubblico, cloud privato o on-premise)
• Numero e portata delle interfacce con altre applicazioni
• Know-how dei project manager dell'azienda
• Competenza metodologica del fornitore di servizi di implementazione

Modelli operativi: esaminare le diverse opzioni

Le aziende hanno anche diverse opzioni in termini di modello operativo, licenze e implementazione (vedi Figura 2). In generale, è possibile concedere la soluzione in licenza on-premise (modello di acquisto classico) o come SaaS (modello di abbonamento o noleggio). SAP offre quest'ultimo modello in RISE. "RISE with SAP" è un pacchetto di offerte che ha lo scopo di supportare le aziende nel passaggio a SAP S/4HANA per sviluppare e ottimizzare i processi aziendali nel cloud. In qualità di partner contrattuale, SAP si occupa di tutte le fasi necessarie, come l'analisi, il funzionamento, il supporto e la selezione e negoziazione con gli hyperscaler adatti. Per consigliare i clienti sulla scelta del modello operativo, sulla portata dei servizi richiesti e sui costi associati, SAP offre analisi corrispondenti sotto forma di workshop basati su questionari (ad esempio il cosiddetto "Readiness Check" o "Process Discovery"). Di norma, queste analisi sono gratuite e costituiscono un prerequisito per la fornitura di un'offerta corrispondente per l'utilizzo di SAP S/4HANA.

Come già detto, ci sono molti esempi che dimostrano che i progetti ERP diventano sempre più costosi di quanto calcolato e richiedono più tempo del previsto. Tuttavia, vale la pena di dare un'occhiata più da vicino. C'è una nota citazione che ogni project manager dovrebbe conoscere: "Dimmi come inizia il tuo progetto e ti dirò come finisce". In molti casi, uno dei principali fattori di costo per un'implementazione inadeguata del progetto viene ignorato fin dall'inizio: La scelta della giusta strategia di sourcing! Soprattutto nel caso delle migrazioni SAP S4/HANA, spesso si considera di riflesso solo l'attuale system house SAP e si tralascia per negligenza la selezione sistematica del fornitore di servizi SAP più adatto. Tuttavia, il mercato dei potenziali partner di implementazione è ampio ed eterogeneo. Le system house hanno molta esperienza, spesso decenni di collaborazione con SAP, diversi ruoli di partner e diversi status di partner o livelli di certificazione secondo il programma SAP PartnerEdge.

Il programma PartnerEdge prevede quattro livelli. Con il livello di partner SAP PartnerEdge Open Ecosystem, SAP intende ridurre la barriera all'ingresso nel panorama dei partner organizzati. Il programma non prevede il pagamento di alcuna tassa e, a parte alcuni corsi di formazione specifici per i prodotti, non è richiesta alcuna prova. I due livelli successivi, Silver e Gold Partner, sono definiti "Committed Partner". In questo caso, sono dovute entrambe le quote del programma e i requisiti di verifica sono notevolmente aumentati. I partner devono disporre di personale completamente formato, coordinare un piano aziendale con SAP e, se necessario, far certificare le loro soluzioni. La promozione da partner argento a partner oro è regolata da un sistema di punti. Il partner riceve i cosiddetti punti valore per determinate attività (ad esempio, vendita di una soluzione, formazione supplementare del personale, nuove referenze, certificazione di una soluzione o di servizi, ecc.) Inoltre, i partner di questi livelli possono partecipare al "SAP Recognised Expertise Programme". Il programma serve a contrassegnare una competenza speciale del partner per uno dei 21 settori o una delle 30 soluzioni. Per ottenere la certificazione, i partner devono dimostrare le proprie competenze attraverso referenze, progetti e formazione specifica dei propri dipendenti. Inoltre, SAP richiede ai partner di presentare uno speciale piano aziendale per il settore o la soluzione, la cui attuazione viene verificata da SAP. Il livello più alto, Platinum Partner, è riservato alle partnership strategiche a lungo termine. Tra questi partner figurano attualmente grandi gruppi tecnologici come IBM e Deutsche Telekom, nonché partner commerciali posizionati a livello internazionale come NTT DATA e grandi integratori di sistemi come ATOS e Capgemini.

Un primo orientamento sul mercato dei partner SAP può essere ottenuto tramite il cosiddetto "Partner Finder" sulla homepage di SAP (https://www.sap.com/germany/partners/find.html). Le opzioni di filtro possono essere utilizzate per selezionare le aziende elencate nel programma di partner SAP. Una ricerca di partner che offrono "Project Services" per le soluzioni "ERP e SAP S/4HANA" produce un elenco di oltre 1.550 aziende in tutto il mondo. Per il mercato tedesco, ci sono poco più di 230 system integrator. Un ulteriore filtro può essere utilizzato per restringere ulteriormente l'elenco dei partner a un cosiddetto "settore di riferimento". Ad esempio, per il settore "produzione industriale" l'elenco dei fornitori può essere ridotto a circa 160, per il settore "commercio" a poco più di 130 e per il settore "scienze della vita" a circa 100.

Nell'ambito di una strategia di sourcing solida e competitiva per una migrazione SAP S/4HANA, il cliente dovrebbe valutare il fornitore di servizi potenzialmente migliore prima dell'inizio effettivo del progetto, sviluppare un accordo contrattuale sicuro e, non da ultimo, costruire un buon punto di partenza per le prossime trattative commerciali. Dal punto di vista di Trovarit, una selezione professionale del system house SAP e l'assegnazione del progetto dovrebbero ridurre progressivamente l'ambiente degli offerenti e fornire informazioni fondate e facilmente comparabili dai potenziali partner SAP. In questo contesto, domande come:

• Quali certificazioni SAP S/4HANA possiede il partner? Quante migrazioni comparabili ha già effettuato il fornitore di servizi in ambiente S/4HANA?
• Quale approccio al progetto (greenfield, brownfield o colour field) raccomanda il partner di migrazione?
• Come viene sviluppata la metodologia di implementazione specifica del progetto e con quali strumenti e modelli (la cosiddetta catena di strumenti) lavora di solito il fornitore di servizi?
• Quale modello operativo (cloud pubblico, cloud privato o on-premise) è consigliato dal fornitore di servizi?

La cooperazione con i partner: Come può apparire nella pratica

La Figura 3 mostra la procedura standard di Trovarit. Nel primo modulo "Start-up" il progetto viene definito insieme al cliente. Ad esempio, vengono concordati gli obiettivi, il calendario del progetto, la documentazione e il controlling del progetto. Nel modulo successivo "Richiesta di progetto", viene compilato un cosiddetto profilo di progetto con tutte le informazioni rilevanti per una richiesta di informazioni (RFI) e vengono determinati l'elenco di distribuzione e i contenuti della richiesta. La richiesta di progetto viene inviata online alle potenziali case di sistema tramite IT-Matchmaker. Tramite la cosiddetta chat di progetto, i partecipanti alla richiesta hanno la possibilità di porre al cliente ulteriori domande qualificanti. Questo dialogo digitale e contestuale può essere utilizzato per chiarire efficacemente le ambiguità dei documenti inviati. Se necessario, i contenuti corrispondenti della chat possono essere resi disponibili a tutti i fornitori richiesti premendo un pulsante. Sulla base delle risposte delle system house richieste, vengono determinate le aziende favorite (TOP 3) per la successiva gara d'appalto.

Parallelamente alla richiesta di informazioni sul progetto, l'ambito del progetto viene approssimativamente concordato o definito nell'ambito di un'analisi "fit-gap". Per il sourcing in ambiente SAP, si è rivelato utile utilizzare l'elenco di elementi dell'ambito fornito da SAP. Specificando se questi circa 700 elementi sono necessari o meno nell'ambito dei servizi della migrazione S/4HANA, si ottiene un primo buon indicatore della complessità del progetto. Inoltre, quando si valutano gli elementi dell'ambito, è consigliabile includere i cosiddetti argomenti di interesse parallelamente ai processi/compiti selezionati e concretizzarli in punti elenco. In preparazione alla successiva preselezione, è necessario redigere un documento di gara e di aggiudicazione. Tra le altre cose, questo documento delinea l'intero processo di aggiudicazione, descrive le aspettative del fornitore di servizi, stabilisce i requisiti per la metodologia del progetto e specifica la forma di contratto desiderata dal cliente. Nell'ambito della RFQ (Request for Quotation), ai partner di implementazione prescelti viene fornito anche l'ambito del progetto precedentemente registrato (voci dell'ambito valutate) e i compiti relativi ai temi di interesse inclusi.

Parallelamente all'invito a presentare proposte, i fornitori sono invitati a partecipare a workshop di due o tre giorni. In preparazione al workshop, riceveranno uno script contenente l'ordine del giorno, le aspettative per il processo e i compiti/domande per questo appuntamento. Sulla base del precedente lavoro preparatorio, ci si aspettano soluzioni ai temi centrali, la presentazione della metodologia del progetto, una raccomandazione per l'approccio al progetto (Bownfield, Greenfield e Bluefield) e il modello operativo. Per conoscere le persone chiave coinvolte nel progetto, vengono condotti colloqui con il project manager e il solution architect designati e, se necessario, vengono intervistati telefonicamente alcuni clienti di riferimento selezionati. Il risultato della gara d'appalto e della selezione finale è una valutazione complessiva finale. Grazie alla procedura strutturata, tutte le informazioni disponibili possono essere confrontate molto bene e condensate in un valore complessivo per fornitore e sistema. Nell'ambito della valutazione complessiva, tutti gli aspetti valutativi rilevanti devono essere presi in considerazione e confrontati con i dati di costo dei fornitori.

L'ultimo passo consiste nel negoziare/stendere un contratto con il "fornitore TOP". Oltre agli aspetti legali e commerciali, è essenziale che l'accordo contrattuale definisca le responsabilità per tutte le attività di progetto rilevanti in una cosiddetta matrice RACI. Per questo Trovarit utilizza un proprio modello memorizzato in IT-Matchmaker con circa 400 attività di progetto. Un contratto di modulo si è rivelato la migliore forma di contratto per le migrazioni SAP S/4HANA. Tutti gli argomenti trasversali alle fasi sono definiti tramite un contratto quadro. Al completamento di una fase del progetto, l'ambito dei servizi e i risultati da fornire per le fasi successive del progetto vengono definiti e concordati in modo vincolante in un contratto individuale corrispondente.

Autore:
Peter Treutlein è membro del consiglio di amministrazione della società di consulenza Trovarit AG di Aquisgrana. www.trovarit.com