Arrivare al cuore della questione

Gestione e qualità allo stesso livello superiore? Al produttore di spazzolini da denti e spazzole per capelli Trisa di Triengen, sono convinti che sia tutta una questione di volontà, il giusto networking e l'inclusione mirata dei dipendenti in tutti i processi aziendali. Ma cosa significa un "corretto" collegamento in rete in un'azienda che, oltre a ISO 9001 e 14001, è anche conforme a BRC e ISO 13485 (gestione della qualità per i prodotti medici) e ha anche adottato OHSAS 18001 (salute e sicurezza sul lavoro) e la conformità FSC (utilizzo di legno proveniente da foreste responsabili dal punto di vista ambientale e sociale)?

La qualità deve essere permessa

Se volete lavorare nel modo più efficiente possibile, dovete prima renderlo possibile. Ecco perché sempre più aziende si rivolgono alla gestione elettronica della qualità. Usati correttamente, tali programmi portano sicurezza su misura e ottimizzazione dei costi. Tuttavia, Laura Haasmann, Head of Business Excellence di Trisa, è chiara: "Bisogna davvero volere il cambiamento. E non ha senso lucidare un sistema Q obsoleto con cui nessuno vuole comunque lavorare. Per questo motivo, abbiamo deciso di ricominciare da capo nel 2012".

"Gli impiegati ben addestrati hanno spazio per pensare da soli".

Software solido, gestione dei file senza soluzione di continuità

È stato scelto il gestore elettronico della qualità IQSoft della IQS AG di Zofingen. Haasmann: "Viviamo un sano mix di controllo globale e coinvolgimento dei dipendenti. IQSoft ci ha permesso di modellare visivamente e visualizzare una mappa di processo completa. Lo chiamiamo l'Atlante di Trisa. Per questa mappa abbiamo finora memorizzato centralmente circa 1000 processi e 2300 documenti delle nostre varie aziende. Questo include valori standard, requisiti dei clienti, tutto ciò che riguarda la sicurezza sul lavoro o la gestione ambientale, moduli, liste di controllo, corsi di formazione, certificati, contratti e così via. Il tutto è progettato per essere completo e tracciabile. Recentemente abbiamo iniziato a dare ai revisori esterni un accesso aperto a questo sistema prima della data effettiva dell'audit. Questo funziona molto bene".

In Trisa, sappiamo che la migliore qualità può essere raggiunta solo se tutti possono partecipare. Laura Haasmann sottolinea anche l'importanza di un'integrazione coerente dei dipendenti: "Se necessario, mandiamo le nuove persone a corsi di tedesco in modo che tutti possano parlare tra loro. Dopo tutto, nel nostro team lavorano persone provenienti da oltre 30 nazioni.

Regole chiare, documentazione pulita

"Abbiamo molti impianti di produzione. Grazie al nostro software, ora sappiamo in qualsiasi momento chi è qualificato per quale lavoro e chi deve fare quale formazione o perfezionamento. Tutto è legato al CIP e alla pianificazione delle azioni. I corsi di formazione ricorrenti vengono avviati automaticamente. Penso in particolare a tutte le aree della sicurezza sul lavoro e ai regolamenti che circondano ISO 13485. Non dovremmo implementare questo standard ovunque. Ma noi vogliamo e lo facciamo".

Idee da tutte le parti

Gli impiegati ben addestrati hanno spazio per pensare da soli. Trisa ne fa uso e si affida ai moduli IQSoft "Gestione delle idee" in combinazione con "Opportunità di miglioramento". I dipendenti che hanno accesso a un PC registrano il loro contributo online. I moduli delle idee sono disponibili nell'area di produzione, che sono anche prontamente utilizzati e registrati da un dipendente appositamente addestrato. Ogni tre mesi viene effettuata una revisione per vedere cosa è stato raggiunto. I contributi eccezionali sono regolarmente premiati e i nomi dei vincitori sono pubblicati. Il tasso di attuazione? Non ancora abbastanza in alto, dice il perfezionista Haasmann. Vorrebbe ottenere di più.

La gestione della qualità a volo d'uccello

Laura Haasmann come responsabile di divisione, il suo responsabile della qualità Mathias Jaros come responsabile operativo e un impiegato regolano l'applicazione di IQSoft in tutta l'azienda: "La lista pendente settimanale di tutte le divisioni aziendali fornita da IQSoft è sempre di circa 15 pagine. Apprezzo questa panoramica. Nessun documento importante può o deve sfuggirci. Tuttavia, le seguenti responsabilità sono organizzate in modo decentralizzato. Abbiamo deciso abbastanza specificamente chi può, può o deve fare cosa. Non si tratta di sovraccaricare le persone assegnando responsabilità a caso. Noi incoraggiamo!"

collaborazione interdipartimentale

Le Risorse Umane e la Produzione si siedono quindi allo stesso tavolo in Trisa, così come l'Ufficio Contratti e l'Ufficio Legale. Ogni volta che un processo deve essere migliorato, il motto è la cooperazione. Che si tratti di gestione dei clienti, cura dei fornitori, messaggi interni o condizioni di audit modificate: Il Trisa Atlas, la mappa dei processi menzionata all'inizio e concepita e progettata da Mathias Jaros con IQSoft, è il punto di riferimento per un collegamento in rete senza soluzione di continuità.

Tutto è andato perfettamente?

"Abbiamo chiesto una grande variabilità quando abbiamo comprato il nostro programma di gestione. L'abbiamo capito". Laura Haasmann sorride: "All'inizio eravamo quasi sopraffatti. Così tante possibilità. D'altra parte, le cose utili spesso vengono in mente solo quando si è "su di esso" e si lavora con il programma. Poi si vuole sempre di più. In ogni caso, sto già aspettando con ansia l'introduzione del prossimo modulo".

"Persone di più di 30 nazioni che mandiamo ai corsi di tedesco, se necessario".

implementare molto allo stesso tempo. L'implementazione parallela di ISO 13485 e IQSoft era rigogliosa. Ma fortunatamente mi sento a mio agio con il programma e anche con le persone dietro di esso. Si può percepire la creatività e che qualcosa è costantemente in movimento. Volevamo un sistema che ci supportasse piuttosto che gravarci. Il nostro responsabile della qualità elettronica ha, come si suol dire, consegnato".

Un po' più di lucentezza, per favore!

Quindi Laura Haasmann è felice come una Pasqua? Non proprio. Pensa che la valutazione grafica dovrebbe essere più attraente. Hans-Peter Kost, presidente del consiglio di amministrazione della IQS AG, è consapevole di questo desiderio: "Questo adeguamento è in cima alla lista delle nostre priorità. Come tutta una serie di altri sviluppi futuri. Il nostro prodotto non diventa mai obsoleto.

Questo è ciò che Laura Haasmann ha in mente: "Noi stessi siamo in costante sviluppo, proprio come il software. Facciamo qualità con IQSoft perché è buona e il team di IQS AG la asseconda. I rischi diminuiscono in modo misurabile con un tale programma. I processi diventano più semplici. Ma alcuni aggiustamenti fini richiedono tempo. Da questo punto di vista, solo l'uso quotidiano di un gestore elettronico della qualità rende chiaro fino a che punto l'ottimizzazione sostenibile può effettivamente avere effetto.