Gli standard portano stabilità

È chiaro: le piccole PMI che si affidano completamente alla gestione elettronica della qualità di prima classe lavorano in modo più efficiente con meno persone di molte grandi aziende. Non c'è da stupirsi: le aziende svizzere, sempre più esigenti, optano per la gestione digitale dei processi. Spesso osservato: L'introduzione di questa innovazione si trasforma in un percorso a ostacoli.

Pieno successo dopo solo sei mesi
SwissPrimePack AG, leader nello sviluppo e nella produzione di imballaggi alimentari di alta qualità per clienti come Emmi, Mövenpick e Migros, dimostra che le cose possono essere diverse. "Un mercato competitivo, soprattutto per un'azienda svizzera!" dice il CEO Jana Walker. "Dopo tutto, ci sono soluzioni straniere. Bisogna lavorare in modo efficiente e innovativo per rimanere avanti".

In queste circostanze, SwissPrimePack AG ha raggiunto in sei mesi nel 2017 ciò per cui altre aziende impiegano anni: l'introduzione di una gestione elettronica della qualità end-to-end, coronata dalla certificazione ISO 9001:2015 nel settembre 2017.

La gestione della qualità è per tutti
Walker sottolinea: "La rapida introduzione di una gestione globale della qualità ha successo quando tutti sono coinvolti. Era importante per noi impostare correttamente il nostro assistente digitale e spiegare chiaramente la sua importanza per tutti i dipendenti e la nostra azienda. Tutti i dipartimenti dovevano essere coinvolti e formati. Tutti i processi dovevano essere sicuri e stabili, perché tutti dovevano avervi accesso.

Cercasi: uno strumento completo
Al momento di queste considerazioni (inizio primavera 2017), SwissPrimePack era a pochi mesi da un complesso processo di certificazione. Già in casa: una vecchia licenza del software di gestione della qualità IQSoft basato su Zofingen.

Jana Walker ha valutato le offerte dei concorrenti. Non voleva un puro strumento di audit, ma uno strumento completo per collegare in rete tutte le aree dell'azienda. "Ho visto che il nostro cliente Emmi stava usando con successo IQSoft. Questo mi ha impressionato. Alla fine, il fattore decisivo è stata una presentazione IQSoft di Beat Rippstein della IQS AG. Ha mostrato a me e al mio responsabile della qualità, Marcus Kriebel, in modo esauriente ciò che il software poteva fare per noi nella nuova versione SQL basata sul web". Marcus Kriebel aggiunge: "La successiva collaborazione ha funzionato molto bene. La consulenza, la coerenza, il fattore umano: molto importante per noi".

Andiamo a tutto gas!
Alla SwissPrimePack, questa fase del progetto è ricordata come "una bella offensiva". La pressione era grande, la certificazione si avvicinava. Almeno una dozzina di persone erano coinvolte internamente e contavano anche sul supporto attivo della IQS AG. Marcus Kriebel: "Abbiamo scelto il supporto in loco e abbiamo anche ricevuto dei modelli dalla IQS AG come quadro di base per la pianificazione dei processi. Tutte le persone coinvolte hanno lavorato bene insieme. Sono grato per questo, perché è per questo che ho potuto lavorare in modo molto efficiente come manager della qualità". A proposito, non tutto era digitale in questa fase. Kriebel racconta che i suoi dipendenti hanno disegnato i loro desideri sui modelli di processo usando penne a sfera.

Una mappa di processo convincente per tutti
E il software stesso? Kriebel: "Con IQSoft, oltre a tutte le altre caratteristiche BPM, si ottiene un fantastico strumento visivo per la progettazione di mappe di processo".

Questa mappa del processo - Walker e Kriebel hanno dato importanza a questo - dovrebbe funzionare "abbastanza praticamente". Verso maggio 2017, hanno quindi iniziato a mappare e progettare tutti gli elementi, i prodotti e i processi. Oggi, semplicemente tutto è mappato nella mappa dei processi. Ogni dipendente può visualizzare l'organigramma, le strutture e i processi. Per esempio, si possono richiamare i dati di impostazione delle macchine, le caratteristiche di qualità dei prodotti fabbricati, l'obiettivo di rendimento o gli obiettivi di reparto.

La gestione completa dei documenti include anche i piani di lavoro, la gestione delle ispezioni e la gestione dei reclami. I record di dati gestiti tramite IQSoft sono l'unica fonte attuale. Pertanto, solo il responsabile della qualità è autorizzato ad accedere all'unità corrispondente.

Aumento completo dell'efficienza
Alla domanda sul risultato di questo sforzo non indifferente, il verdetto di Jana Walker è chiaro: "La nostra capacità di consegna, l'efficienza, la qualità e la motivazione delle nostre persone sono aumentate. Markus Kriebel spiega: "Oggi, un dipendente di una macchina può ottenere un disegno aggiornato del prodotto con due clic del mouse. In passato, doveva richiedere tali disegni via e-mail. Ma se il destinatario non ci fosse? L'aumento di efficienza è enorme".

Dal dovere al maggio alla volontà
Jana Walker sottolinea l'importanza della comunicazione positiva, ma afferma: "Bisogna esigere un tale cambiamento duro come le unghie. L'implementazione deve essere giusta e questo viene monitorato. Fortunatamente, però, ci sono stati solo casi isolati assoluti di conseguenze. Al contrario: "Abbiamo sentito la resistenza a IQSoft solo per un tempo molto breve. All'inizio, la gente diceva: 'Sì, devo usarlo adesso'. E poi improvvisamente abbiamo sentito: 'Questo mi è utile! Quando camminiamo per l'azienda oggi, la gente viene da me e mi dice: 'Dovrai migliorarlo nel caso'. Questa macchina dovrebbe essere impostata meglio in questo modo e in quell'altro". È una novità e pensiamo che sia fantastico!".

L'effetto? L'azienda è diventata più tranquilla. Grazie alla maggiore trasparenza, c'è probabilmente più comprensione tra i dipendenti. E poiché tutto funziona in modo molto ordinato, ogni dipendente può tornare a casa rilassato e soddisfatto dopo il suo incarico: "Prima, alcune specifiche erano un po' poco chiare. La gente non sapeva esattamente cosa fosse giusto. Con IQSoft come strumento di gestione, non ci sono più ambiguità".

Tutto a posto. In qualsiasi momento.
Ogni azienda di successo si guarda dall'interno e dall'esterno. Questa doppia concentrazione sull'essenziale è facilitata dalla gestione elettronica della qualità. Alla SwissPrime-Pack, questo è dimostrato, tra l'altro, dal management review mensile: Il team di gestione sa esattamente dove si trova l'azienda in termini di quantità e qualità in ogni momento. In ogni caso, certi processi sono rivisti regolarmente, perché "altrimenti il sistema non sarebbe in funzione".

La misura in cui i dipendenti sono autorizzati a partecipare alla conoscenza acquisita varia da PMI a PMI. SwissPrimePack si basa sull'apertura. Le cifre chiave generali, gli indicatori di qualità e gli sviluppi sono visibili a tutte le parti interessate.

Il successo dell'azienda come incentivo per l'individuo? Jana Walker dice di sì. È convinta che a tutti piaccia lavorare in un'azienda di successo. Marcus Kriebel aggiunge: "I dipendenti possono, per esempio, chiamare quando possono aspettarsi quale nuovo software sul loro posto di lavoro. La gente vede che sta succedendo qualcosa".

Ridotto all'essenziale
Tutti parlano di gestione snella. Per la gestione dei documenti, questo significa: Condensare! Sbarazzati di tutto ciò che non ti serve veramente. In SwissPrimePack, questo processo si è trasformato in una vera cura dimagrante: 500 documenti incoerenti e poco controllati sono diventati 150 record di dati strutturati in modo uniforme. E soprattutto: "Ora ci sono controlli di accesso. Solo questo fa un'enorme differenza.

I documenti vengono ripuliti dal responsabile della qualità Kriebel: "I dipendenti vengono da me con dei suggerimenti. Queste idee sono di solito buone, e poi le adattiamo.

Ci sono audit dei clienti? Certo, ma non sono un problema, lì andiamo molto bene. La ripetibilità è desiderata, e un software come questo aiuta molto.

Minimizzato al massimo
Jana Walker fa un bilancio: "Sia in termini di qualità, di performance o di motivazione, abbiamo ottenuto molto, collegato numerosi processi alla strategia e alla missione, creato un livello molto alto di trasparenza e fatto questo in un sistema completamente integrato. Conosciamo tutti i valori e i processi che vogliamo conoscere. Tali norme portano stabilità". La prospettiva di Marcus Kriebel: "Tutte le informazioni rilevanti fluiscono insieme e sono disponibili. Il tempo di accesso è stato notevolmente ridotto. IQSoft rende il lavoro molto facile dal punto di vista del QM".

Tutto bene, tutto fatto?
Anche se tutto funziona, c'è sempre un margine di miglioramento. Sulla lista dei desideri di SwissPrimePack AG: l'introduzione del modulo di formazione EDUQ e - nonostante il successo della certificazione - l'attivazione del modulo di audit IQSoft. Marcus Kriebel non vede l'ora di fare questo passo: "Con IQSoft, processi complicati possono essere mappati su una pagina A4. Tuttavia, la preparazione dell'audit richiede molto tempo. Possiamo ottimizzarlo volentieri".

Conclusione? L'ottimizzazione della qualità non è un dovere per SwissPrimePack AG, ma una questione di cuore. Altri due IQSoft mo
dolo? Ancora più qualità ed efficienza?