Soluzioni speciali con un comprovato software di gestione della qualità

Jogni sfida aziendale è un'opportunità di miglioramento individuale. Ciononostante, Hans-Peter Kost, amministratore delegato della IQS AG di Zofingen, ha ingoiato per la prima volta a vuoto quando Thomas Baselgia, amministratore delegato di Finance & Administration della Herrmann AG di Walzenhausen, il 21 dicembre 2010 gli ha presentato una posizione iniziale speciale:

Un problema insolito

"Produciamo oltre 650 milioni di chiusure in plastica all'anno, di cui circa 60% per l'industria farmaceutica. Il problema è che abbiamo circa 4000 specifiche di articoli che cambiano frequentemente. Ora vogliamo gestire tutti questi cambiamenti e tutti i documenti elettronicamente in futuro. Tuttavia, i dati per ogni articolo sono memorizzati in vari database e in un numero corrispondentemente grande di documenti Word gestiti manualmente. Vogliamo porre fine a tutto questo. Tutte le duplicazioni e gli errori devono sparire. I dati devono essere inviati a un'amministrazione centrale attraverso varie interfacce - per Abacus, per esempio - e da lì rimandati a tutti i database dopo l'aggiornamento quotidiano. Tutto dovrebbe essere aggiornato ogni giorno e ovunque e accessibile a ogni dipendente in ogni postazione di lavoro.

Nelle fiere non ho trovato nessun prodotto che possa risolvere questo compito attraverso la gestione dei documenti. Il vostro software IQSoft è in grado di gestire tutto questo?".

Offerta dopo 24 ore

Hans-Peter Kost si è consultato con la sua squadra. 24 ore dopo, Thomas Baselgia aveva in mano l'offerta della IQS AG. Nel febbraio 2011, si sono incontrati a Zofingen e hanno definito i dettagli. Baselgia spiega a MQ: "La nostra gamma standard è piccola. Quasi ogni chiusura è sviluppata e protetta individualmente dai nostri clienti e deve essere prodotta secondo specifiche precise. Come fornitore farmaceutico, naturalmente produciamo spesso in condizioni molto igieniche (flusso laminare o camera bianca) e siamo regolarmente visitati e controllati da auditor SQS o da auditor dei nostri clienti.

In questo quadro, manteniamo una lista di tutti i dettagli da osservare per ogni singola chiusura. E questi dettagli cambiano regolarmente. Ci sono 1001 fonti di errore in una produzione come questa. È fin troppo facile che un cambiamento in un database si perda da qualche parte in un'altra parte del sistema. E poi ci sono le istruzioni di lavoro: Li stampavamo e li appendevamo al muro vicino alle macchine. Uno sforzo enorme, giorno dopo giorno. Ecco perché cercavo un sistema di controllo dei documenti tracciabile e flessibile per poter finalmente riconciliare in modo affidabile tutti i dati".

Dal software standard alle soluzioni individuali

L'installazione dell'IQSoft modulare è andata liscia e veloce. E poi le cose si sono messe davvero in moto - con cuore e anima, come sa riferire Thomas Baselgia: "Michael Kiel, il nostro contatto alla IQS AG, ci ha capito subito. Penso che con un progetto come questo si abbia bisogno di un partner che "pensi la tua strada". Le idee venivano (e vengono tuttora) costantemente da lui e da noi, che poi abbiamo incorporato o integrato nuovamente. Naturalmente, questo ha reso alcune cose un po' più lunghe. D'altra parte è stato un atterraggio di precisione totale. Tutto funziona assolutamente come l'avevamo immaginato.

I doppioni sono spariti. Gli errori non si verificano più. E gli auditor non trovano più nulla da criticare nel controllo dei documenti - ne avevamo comunque bisogno per ISO 9000. I nostri clienti, le aziende farmaceutiche, amano il sistema a causa delle opzioni di accesso flessibili. Sono stupiti di quanto sia facile per ogni dipendente ottenere ciò di cui ha bisogno per lavorare in modo pulito sul proprio posto di lavoro con un clic del mouse".

Ogni dettaglio disponibile su un solo documento

La visione d'insieme crea sicurezza: IQSoft permette alla Herrmann AG di combinare qualsiasi dato da diversi database su un unico documento. Questo include, tra le altre cose, il nome dell'articolo, il suo colore, la plastica e la sua ricetta, i dati tecnici e una serie di documenti supplementari. Tutto è collegato e può essere richiamato direttamente. Motto: inserire il numero dell'articolo. Un attimo dopo, tutto è disponibile. Anche le approvazioni delle modifiche - spesso da più persone - sono controllate, registrate e completamente tracciabili, compresa la numerazione delle versioni. Anche la logistica specifica del cliente con note sull'imballaggio può essere interrogata. E ogni notte, tutti gli aggiornamenti fatti da qualche parte vengono ripristinati in tutti i database. Secondo Thomas Baselgia, semplificazioni sulla scala di "almeno un lavoro 100%".

Formazione per tutti: il modulo web come chiave

Nell'amministrazione, per il mantenimento delle specifiche, l'uso del PC è pane quotidiano. Sotto Thomas Baselgia e con il sostegno attivo del manager di Q Guido Wirth, la Herrmann AG è andata molto oltre e ha lanciato un cambiamento culturale radicale.

Baselgia: "Tutti i nostri dipendenti hanno accesso al modulo web IQSoft nelle loro postazioni di lavoro. Anche il meccanico e l'operatore della macchina. Alcuni non erano contenti di questo all'inizio. Lavorare sul monitor e sui moduli elettronici? Questo era estraneo a loro. Naturalmente, abbiamo fatto formazione e il nostro Q manager Guido Wirth è il nostro risolutore di problemi volante. Lo si può trovare ovunque nello stabilimento!

La svolta arriva nello stesso momento per tutte le persone: appena vedono che i loro brevi momenti al PC rendono tutto il lavoro molto più facile ogni giorno, abbracciano il nuovo. È bello quando un revisore viene alla tua postazione, puoi cliccare con il mouse per mostrare perché stai facendo quello che stai facendo, e bam: revisore felice. Ora stiamo anche ricevendo suggerimenti per miglioramenti dalla nostra gente".

Gestione della qualità a tutti i livelli

Hans-Peter Kost della IQS AG ama sottolineare che con i numerosi moduli IQSoft, molte cose possono essere risolte individualmente anche nella versione standard. La Herrmann AG lo conferma: "La gestione generale attraverso i moduli standard è perfetta per noi. Dall'aprile 2013, tutte le aree, compreso l'audit e la formazione, sono attivamente in funzione nella nostra azienda. Oltre al controllo individualizzato dei documenti, ci piace anche utilizzare le 'Opportunità di miglioramento' o la gestione delle attrezzature operative e di prova, per esempio".

Prospettive e revisione

"Il nostro ultimo progetto è quello di aggiornare il nostro software di test. Ha 20 anni e si basa ancora su Excel. Ha semplicemente senso sostituirlo con IQSoft ora. Un gestore di qualità elettronico come questo ti dà sempre nuove idee. Guardando indietro, abbiamo cambiato completamente i nostri metodi di lavoro in tre anni, andando sempre avanti ma senza mai spingere. Volevamo la soddisfazione di 100%. Obiettivo raggiunto".