"Solo nella pianificazione 50 % più veloce"

"Riiiiiicolaaa!!!" - Difficilmente ci sarà qualcuno che non conosce il suono del nome dell'azienda nella pubblicità. La tradizionale azienda svizzera Ricola, produttrice di caramelle e tè alle erbe, dà molta importanza alla qualità. Nelle sue produzioni lavora un totale di 13 erbe, i cui fiori, foglie, radici e steli costituiscono la base di tutti i suoi prodotti. E affinché le erbe possano essere lavorate direttamente dopo la raccolta, tutte le aree di coltivazione si trovano esclusivamente in Svizzera. Un concetto arrotondato e coerente.

D'ora in poi, i processi dovevano essere altrettanto rotondi e coerenti, non solo nella produzione, ma anche internamente nella pianificazione aziendale integrata, nel reporting, nelle previsioni e nella gestione dei rischi. Un sistema era già in uso da diversi anni, ma si è rivelato molto complesso e costoso; inoltre, l'azienda dipendeva sempre dal supporto di consulenti esterni. Ed era proprio questo il motivo per cui i requisiti per il nuovo sistema erano già stati ampiamente definiti: Volevano lavorare internamente il più possibile da soli e indipendentemente dai consulenti; cercavano un sistema che fosse semplice da usare e con il quale le cose potessero essere implementate rapidamente. Inoltre, c'erano naturalmente altri desideri che avevano per il sistema: le maschere di input dovevano essere veloci e facili da creare, i drilldown erano discussi così come la personalizzazione dei cubi di dati o i rapporti che dovrebbero essere fatti dall'amministratore. Nel processo di selezione, sono stati selezionati tre produttori, e dopo varie visite di riferimento e un proof of concept, la scelta è caduta molto rapidamente su Unit4 Prevero, un fornitore di business intelligence (BI) e corporate performance management (CPM); tra le altre cose, è stato in grado di segnare punti con la grande flessibilità e il funzionamento intuitivo del suo software.

"Il nuovo sistema deve portare il pensiero concettuale"
Norbert Hirtz, responsabile del Controlling di Ricola AG a Laufen: "Abbiamo iniziato con la pianificazione aziendale e il reporting, entrambi molto importanti per noi sotto ogni aspetto. Nel processo, abbiamo dato un'altra occhiata molto da vicino ai vecchi processi e abbiamo cambiato e migliorato diverse cose". Questo non è dovuto solo al sistema, ma anche alla logica, al concetto e al processo. E non perché il sistema lo richiedesse, ma perché si sono resi conto da soli che i processi potevano essere migliorati: "Nel nostro nuovo strumento, ora lavoriamo con molti più automatismi, i dipendenti possono inserire le cifre più velocemente e devono inserire meno dati che nel vecchio sistema. Era ed è ancora importante che il nuovo sistema supporti il nostro nuovo pensiero concettuale. Questa realizzazione ci ha portato molto lontano nell'intero processo di conversione: naturalmente, la selezione del nuovo strumento è importante. Ma è quasi più importante prendere le giuste decisioni concettuali in modo che il lavoro sia orientato all'obiettivo e i dipendenti si divertano in quello che fanno. E il sistema deve sostenere esattamente questo approccio e questo pensiero".

Sviluppo aziendale trasparente
Il fatto che questo funzioni può essere visto molto bene nel modo in cui la pianificazione è attualmente impostata: "Inseriamo prima un numero di anno, per cui la maschera di input è impostata in modo tale che si inserisce solo la stagionalità, e questa viene poi distribuita ai singoli conti". Questo, dice, ha ridotto significativamente la quantità di tempo necessario. Nel vecchio sistema, dice, bisognava richiamare ogni volta una seconda schermata anche solo per confrontare i numeri. "Oggi, abbiamo implementato questo in modo tale che inseriamo periodicamente le cifre dell'anno precedente, del bilancio e del piano nelle stesse colonne dello stesso rapporto. In questo modo possiamo vedere molto bene in che direzione si sta sviluppando tutto". Questo è stato anche un passo molto importante verso l'affidabilità dei dati, aggiunge Hirtz. Estraggono i dati da SAP, vedono la fonte dei dati e possono guardare e confrontare ogni pezzo di dati. "Qualsiasi discrepanza è immediatamente visibile, possiamo guardare le tabelle direttamente nei cubi di dati, tutto è molto trasparente".

Anche il tema del self-service è importante per loro - in altre parole, il fatto che i dipendenti possano fare le loro entrate in modo decentralizzato: "Questo è particolarmente importante quando si tratta del bilancio. Ogni centro di costo e responsabile marketing inserisce le proprie cifre. Questo è indispensabile perché i nostri utenti sono sparsi in diverse sedi in Svizzera, Germania, Italia o anche negli Stati Uniti e possono quindi lavorare con la massima indipendenza". Con un totale di 90 utenti, questo è un enorme sollievo.

Gestione integrata del rischio
Anche la gestione dei rischi è un'area importante; nel complesso, il comitato "Ricola Risk Management" ha definito 45 rischi; questi potrebbero essere, per esempio, la perdita di dati, la perdita di clienti importanti o risorse di personale insufficienti. Quest'area è strutturata come segue: C'è un proprietario del rischio per ogni rischio. Il proprietario del rischio definisce il rischio, se ne assume la responsabilità e specifica cosa deve essere fatto per minimizzare il rischio. Il proprietario del rischio deve anche valutare il rischio, compresa la probabilità che si verifichi e l'entità del danno. Hirtz: "Se la probabilità di accadimento è alta, questo si traduce in una valutazione in termini di punti di rischio e di franchi svizzeri. E da questo, a sua volta, si deve fare una stima di quanto sia alta la perdita di reputazione per l'azienda". Questa valutazione dei rischi viene effettuata due volte all'anno e gestita da un processo di workflow.

Se ci fossero cambiamenti nelle valutazioni, questi dovrebbero essere spiegati. Nel loro nuovo sistema, è stata definita una maschera di input in cui le misure da prendere o che sono state prese possono essere registrate e tracciate; i documenti corrispondenti possono anche essere memorizzati. Tutti questi passi devono essere rivisti in dettaglio ogni anno dai rispettivi risk manager; inoltre, si determina se le misure sono ancora attive o meno e quali sono le conseguenze.

Il lavoro proattivo è supportato
Hirtz: "Abbiamo creato vari rapporti. Uno di questi rapporti contiene una matrice che mostra come i rischi si sono spostati, se sono classificati più alti o più bassi, se le misure associate sono state aggiornate, e quanto bene stanno funzionando. Inoltre, possiamo memorizzare un flusso di lavoro nel sistema in cui il proprietario del rischio deve confermare di aver rivisto un rischio di conseguenza. E più in alto, c'è un comitato di rischio che valuta la situazione globale del rischio due volte all'anno". Viene da chiedersi se il sistema di gestione dei rischi vi rende ora più sensibili a certi rischi, o se state identificando più rischi di prima. Hirtz conosce la risposta: "Oggi siamo molto più attivi in questo senso. In passato, avevamo un foglio Excel per ogni rischio, e gli davamo un'occhiata veloce, ma ora lavoriamo molto proattivamente con esso, a nostro vantaggio".

50% più veloce nella pianificazione e un unico punto di verità
E come giudica Hirtz la collaborazione con Unit4 Prevero in generale, le loro aspettative sono state soddisfatte? Hirtz: "Siamo molto soddisfatti, siamo riusciti a realizzare esattamente quello che avevamo immaginato". Questo vale in particolare per l'autonomia nella realizzazione dei singoli progetti, ma anche per il lavoro concettuale in cui il sistema li ha supportati: "In termini di pianificazione aziendale, siamo diventati circa 50% più veloci, anche nella gestione del rischio siamo diventati più veloci, ma soprattutto molto più precisi. Tutto sommato, la linea di fondo è che ci sentiamo bene che possiamo fare affidamento sui numeri del sistema al 100% perché abbiamo un sistema integrato e quindi un unico punto di verità".