Come le aziende condividono i file in modo sicuro

Sempre più organizzazioni si collegano digitalmente con i loro fornitori di servizi, partner e clienti. Le soluzioni di condivisione dei file per l'archiviazione e lo scambio di file giocano un ruolo centrale nella collaborazione efficiente tra aziende. Tuttavia, le aziende devono esercitare cautela, soprattutto quando si tratta di informazioni relative alla sicurezza e alla protezione dei dati.

ownCloud, uno specialista in collaborazione digitale, spiega come tali soluzioni dovrebbero essere impostate per consentire una collaborazione sicura e conforme alla privacy che sia conveniente ed efficiente:

• Le aziende dovrebbero usare un software di condivisione dei file che può essere utilizzato sia sui propri server che nel centro dati di un fornitore di servizi IT di loro scelta. Solo allora avranno il pieno controllo dei loro dati sensibili in ogni momento. 
• Idealmente, i file e le cartelle possono essere condivisi tra i server federati. Questa opzione è utile non solo per la collaborazione tra aziende, ma anche per la collaborazione tra più rami di un'organizzazione in diverse giurisdizioni.
• Quando si collabora con contatti ricorrenti senza un cloud compatibile, la funzione di utente ospite dimostra il suo valore. Permette agli ospiti di accedere alle cartelle e ai file condivisi con loro proprio come gli utenti regolari. 
• Solo per i contatti sporadici, dovrebbe essere possibile creare le cosiddette cartelle drop. Queste sono cartelle protette da password in cui persone o gruppi esterni all'organizzazione possono caricare file, ma non possono visualizzarne il contenuto.
• Le aziende hanno bisogno della capacità di definire regole di caricamento per tutte le cartelle. Inoltre, tutti gli upload dovrebbero essere controllati da un firewall di file e da uno scanner di virus. 
• Per i documenti che richiedono una protezione speciale, si raccomanda una data room speciale e altamente protetta. I documenti possono essere rilasciati lì per essere visti da un pubblico selezionato e forniti con filigrane e restrizioni d'uso. Idealmente, i documenti rimangono sempre sul server e vengono visualizzati solo come grafica filigranata nel browser.
• La soluzione di condivisione dei file dovrebbe essere in grado di classificare automaticamente i documenti in base alle politiche e assegnare loro le impostazioni di condivisione appropriate.  
• Le date di scadenza possono evitare che i rilasci vengano dimenticati e causino violazioni di conformità. La gestione del ciclo di vita dovrebbe assicurare che i dati siano conservati solo per il tempo necessario. 
• L'elenco di tutte le azioni dei file e delle cartelle e la registrazione di tutte le azioni degli utenti e degli amministratori danno alle aziende una panoramica completa delle interazioni con i loro documenti. 

"Con il modello operativo e le caratteristiche giuste, le organizzazioni possono creare una soluzione completa e sicura per la collaborazione digitale - sia internamente che esternamente con altre aziende", ha detto Ingo Schildt, Director Distribution Channel di ownCloud. "Questo dà loro un utile complemento ai servizi di cloud pubblico a basso costo che sono fuori questione per la collaborazione su dati sensibili e proprietà intellettuale".

Fonte: ownCloud