Piccoli passi, grande impatto

L'ottimizzazione della qualità è un processo di apprendimento continuo, talvolta accentuato da sfide inaspettate - come nel caso di ibw a Wohlen. All'inizio degli anni 2000, l'azienda argoviese ha redatto un gran numero di documenti di gestione della qualità e li ha pubblicati sulla intranet. Finora è stato esemplare. Tuttavia, la struttura dei documenti scelta per la gestione dei dati si è rivelata in seguito complicata e non molto facile da usare nella vita quotidiana. Era difficile trovare i documenti che stavi cercando.

I dipendenti di ibw hanno sofferto di questa situazione. La PMI con 90 dipendenti fornisce elettricità, acqua e gas a un importante bacino di utenza a Wohlen e dintorni. Inoltre, ibw fornisce una vasta gamma di servizi e possiede anche un proprio negozio di materiale elettrico, l'ibw Shop. Tra l'altro, l'azienda è giustamente orgogliosa dell'eccezionale percentuale di energia solare autoprodotta in Svizzera.

Dove sono i contratti?
Per adempiere ai suoi compiti, ibw ha concluso circa 800 contratti con terzi. A volte si tratta dell'ubicazione di una cabina di distribuzione, a volte di un serbatoio d'acqua, a volte di diritti di condutture, a volte di un accordo di manutenzione con istituti di prova esterni e molto altro. Sette anni fa, questa grande varietà di contratti era ancora archiviata in cartelle convenzionali - e in alcuni casi in uffici diversi.

Rolf Häusler, responsabile per la sicurezza sul lavoro, la gestione della qualità e i progetti speciali all'ibw, ricorda: "I nostri dirigenti d'azienda, di divisione e di progetto rovistavano spesso nelle varie cartelle alla ricerca di eventuali contratti. Poiché questi non erano registrati digitalmente, bisognava fare molti sforzi e c'era il rischio di perdere importanti scadenze contrattuali".

Ma ora correttamente
La direzione di ibw ha incaricato Häusler di creare un sistema di gestione elettronica dei contratti funzionante. Ha valutato vari fornitori e ha anche partecipato a un workshop tenuto dalla IQS AG a Zofingen. Con il suo assistente elettronico di qualità IQSoft, l'azienda è considerata in tutta la Svizzera come leader nella gestione digitale della qualità. Il programma è stato sviluppato continuamente per 25 anni e, soprattutto, il cliente compra solo ciò di cui ha bisogno con questa soluzione software.

Modulare?
Rolf Häusler: "Ero entusiasta fin dall'inizio. La struttura con moduli che possono essere acquistati singolarmente è un argomento forte. La IQS AG è anche un'azienda gestibile. Si lavora sempre con le stesse persone. Mi piace".

Häusler ha consigliato alla sua direzione di fare l'acquisto. Alla fine del 2013, hanno acquistato la piattaforma di base e il modulo di gestione dei contratti. Seguì una breve sessione di allenamento, e poi fu il momento di entrare nei contratti.

Meraviglioso
Cosa è migliorato con l'introduzione del modulo dei contratti? "Prima di tutto, la ricerca infinita è giunta alla fine. Tutti i contratti possono essere recuperati secondo diversi criteri! I nostri project manager confermano sempre: questa funzione vale il suo peso in oro".

Rolf Häusler e i suoi colleghi beneficiano di due vantaggi principali dell'architettura IQSoft. Grazie alla ricerca full text, ogni dettaglio dei documenti catturati è disponibile con uno o due clic. E il modulo dei contratti può essere adattato alle esigenze individuali, indipendentemente dal settore.

"Siamo in un bel posto"
Chiunque voglia visualizzare un accordo di servitù su ibw può scegliere tra quattro assegnazioni: Ricerca di oggetti, comune, diritti e - particolarmente utile - numero di parcella. Anche altri contratti possono essere visualizzati immediatamente. "È molto facile trovare qualsiasi cosa ora. Siamo a un ottimo livello", dice Häusler.

Per gli impiegati che lavorano con i contratti, questo "nuovo" servizio è enormemente utile. E ancora di più per il responsabile della qualità Häusler: "Ogni sei mesi, uso IQSoft per fare una rapida valutazione complessiva. Sappiamo a colpo d'occhio quali sono le nostre scadenze e possiamo decidere specificamente se i contratti devono essere estesi o meno".

Un altro vantaggio dell'assistente digitale: diritti di accesso precisi. Nell'era della carta, "la gente aveva accesso a cartelle che non avevano nulla a che fare con i contratti", dice Häusler. "Ora questo appartiene al passato: ognuno vede solo quello che deve vedere.

Gestione delle risorse senza soluzione di continuità
Fine 2015: Rolf Häusler si è posto con la sua azienda un altro obiettivo impegnativo: l'introduzione della gestione delle apparecchiature di funzionamento e di prova a controllo elettronico. Non gli piaceva il fatto che non ci fosse una documentazione sistematica dei controlli di funzionamento - nemmeno per le attrezzature operative. In consultazione con la direzione, ha acquistato il modulo IQSoft per la gestione delle attrezzature. Da allora, tutte le manutenzioni e le ispezioni sono state registrate e sono facilmente rintracciabili.

La decisione giusta al momento giusto
Probabilmente non è una sorpresa che Rolf Häusler sia un contatto ricercato per gli audit. I suoi colleghi hanno bisogno di una prova completa della qualità, ad esempio per i revisori dell'Ispettorato federale degli impianti a corrente forte (ESTI): "Lo consegno premendo un pulsante. I revisori sono sempre molto soddisfatti".

Nell'industria di Häusler è vero quello che si può osservare in molti luoghi: Gli standard vengono costantemente inaspriti. "Direi che abbiamo premuto sull'acceleratore esattamente al momento giusto, forse anche un po' prima di alcuni dei nostri concorrenti.

Conviene prendere delle precauzioni
Anche Hans-Peter Kost, presidente del consiglio di amministrazione della IQS AG, sottolinea l'importanza del miglioramento continuo in ogni PMI: "Ci sono linee guida chiare. In caso di incidente, la legge non afferra il responsabile della qualità, ma la direzione. Per dirla in modo disinvolto: se succede qualcosa e non si può provare che la formazione è stata fatta e l'attrezzatura operativa è stata mantenuta, si ha un problema".

Una buona formazione come piattaforma per una maggiore sicurezza
Come responsabile della sicurezza della sua azienda, Rolf Häusler si appella fortemente alla responsabilità dei dirigenti d'azienda e di divisione. Tuttavia, dice pragmaticamente che c'è ancora spazio per migliorare: "Non solo per quanto riguarda le macchine. Vogliamo anche provare la formazione che viene fatta".

Häusler è diventato consapevole del tema della formazione attraverso il suo coinvolgimento nella commissione per la sicurezza sul lavoro nella VSE, l'organizzazione ombrello del suo settore. Di conseguenza, ha sviluppato un concetto di formazione per ibw:

"Non è che l'allenamento non sia stato fatto. Sono stati anche registrati, ma tramite Excel - un file per dipendente. Una rapida visione d'insieme era difficile da ottenere, e soprattutto i corsi di formazione che ricorrevano periodicamente secondo il concetto di formazione non potevano essere pianificati in anticipo. Nell'estate del 2018, ibw ha quindi acquistato il sistema di gestione della formazione EDUC: "Con questo modulo, abbiamo registrato retroattivamente tutti i corsi che avevamo fatto fino al 2002.

L'effetto non è solo la verificabilità richiesta dai revisori. Grazie alla nuova visione d'insieme acquisita, ora è chiaro a tutti i manager di business e di divisione senza molto sforzo quali corsi di formazione devono essere pianificati e messi a bilancio.

Estate 2019: è il momento del classico
Il modulo dei contratti è stato attivato nel 2014 in linea con i requisiti. La decisione per il controllo dei test e delle attrezzature è stata guidata dalla sicurezza nel 2015, così come l'ottimizzazione della formazione nel 2016. Tuttavia, ibw si affida alla gestione completa dei documenti - il classico della gestione digitale della qualità - solo dalla metà del 2019.

Tutto per tutti con due clic
Rolf Häusler: "Nel 2018 e 2019 ho rinumerato i circa 400 documenti di gestione della qualità secondo la nuova architettura dei processi di ibw, li ho dotati di un nuovo layout e li ho collegati a IQSoft. I documenti sono accessibili da qualsiasi PC tramite la grafica di processo semplicemente strutturata o tramite varie funzioni di ricerca. Questo funziona perfettamente. Tutti possono recuperare tutto con due clic". Non è un caso che la gestione dei documenti sia oggi la funzione IQSoft più utilizzata da ibw.

Dal piccolo al grande. A Häusler piace: "Sento una nuova dinamica. Questo è buono!"