Piccola guida per aziende intelligenti

Il software HS2E è sinonimo di soluzioni IT integrate per i settori della protezione della salute, della sicurezza sul lavoro e della protezione ambientale sostenibile. Le applicazioni di per sé coprono una varietà di argomenti che un'azienda deve determinare e prendere in considerazione (vedi lista di controllo, p. 21). A differenza dei sistemi ERP o degli strumenti di gestione dei processi, HS2E offre uno strumento scalabile che permette anche di adattare con precisione il contenuto a esigenze complesse. D'altra parte, questa gamma di prodotti include anche soluzioni individuali per applicazioni specializzate come le valutazioni del ciclo di vita.

Cos'è il software HS2E in generale?
L'uso della tecnologia digitale è diventato parte integrante della vita quotidiana degli affari. "La pianificazione delle risorse aziendali, la produzione controllata dal computer, la gestione digitale del magazzino, il tagging e il tracking, la realtà virtuale, la stampa 3D o l'Internet of Things e molte altre conquiste non sono più parole straniere, ma realtà.

Tuttavia, è abbastanza comune che le aziende lavorino ancora con fogli di calcolo Excel e documenti cartacei per la loro gestione della sostenibilità o della qualità - nonostante gli ovvi svantaggi. Duplicazioni, mancanza di tracciabilità, documentazione non sistematica, lacune nelle informazioni e mantenimento della pace dei dati sono solo alcuni esempi ingloriosi.

HS2E: Sì certo - ma quali?
Negli ultimi anni si sono diffuse sul mercato soluzioni software modulari, che sono diventate interessanti anche per le PMI. I prodotti più noti provengono dalla Germania e dagli Stati Uniti e stanno conquistando sempre più il mercato svizzero. Tuttavia, le soluzioni software differiscono molto in termini di funzionalità, la loro portata tematica e, naturalmente, il loro prezzo.

Fondamentalmente, si può dire: Ogni prodotto ha i suoi punti di forza e le sue debolezze. Nessuno di loro è in grado di coprire l'intera gamma di argomenti di HS2E. Di regola, però, questo non è necessario, perché più funzionalità offre il software, più è costoso. La scelta del prodotto giusto è quindi un fattore essenziale per poter realizzare efficacemente ed economicamente i benefici potenziali che una soluzione informatica dovrebbe aprire.

Caratteristiche di qualità corrispondenti
Una delle caratteristiche di qualità dei buoni prodotti è che offrono gli argomenti HSE in forma modulare e che questi possono essere messi insieme individualmente come in un kit di costruzione. Il software dovrebbe essere adattabile in modo flessibile alla situazione dell'azienda, in modo che le strutture organizzative, i processi, le responsabilità e i contenuti siano mappati esattamente come corrisponde alla pratica.

Deve permettere uno scambio aperto di dati ed essere facile da usare sia sul PC che sul cellulare. La sicurezza dei dati è un'altra caratteristica importante delle soluzioni basate sul web. Le vendite e il supporto orientati al cliente, così come un modello di prezzi trasparente, sono un prerequisito.

Una buona preparazione è metà della battaglia
Nella varietà di soluzioni offerte, può essere difficile trovare il software più adatto alla propria situazione. Questo rende ancora più importante iniziare con idee chiare:

1. definire l'uso previsto
"Si ottiene sempre quello che si chiede" - questo vale anche per il software HS2E. Nessun software può fare tutto, ma più funzionalità sono incluse, più diventa costoso. Considerate per quali compiti volete usare il software principalmente e quali sarebbero funzioni aggiuntive utili, ma non obbligatorie.

2. determinare il gruppo di utenti
Il software HS2E può facilitare notevolmente il lavoro delle persone a cui sono affidati compiti in questo settore all'interno dell'azienda. Tipicamente, questi possono essere divisi in specialisti, utenti specializzati e utenti occasionali. Le loro richieste sul software variano: più ampio è il gruppo di utenti, più importante è il funzionamento intuitivo. Per un gruppo di utenti specializzati, invece, l'attenzione ai dettagli e la flessibilità sono più importanti.

3. ottenere le esigenze interne
Oltre agli utenti, anche altre funzioni sono importanti per il successo dell'introduzione del software HS2E, per esempio l'IT o la finanza. Parlate con il maggior numero possibile di stakeholder nella vostra azienda e scoprite quali sono i loro bisogni. Chiarire dove il software HS2E potrebbe semplificare i processi, creare sinergie o migliorare la comunicazione. Determinare quali applicazioni precedenti potrebbero essere sostituite dal software HS2E e dove le interfacce con altri sistemi (per esempio SAP) devono essere regolate.

4. sviluppare un budget di progetto
Il software HS2E è solitamente offerto in un modello di licenza. Inoltre, i costi sorgono nella fase di implementazione per gli adattamenti specifici dell'azienda, la formazione e i servizi di consulenza specifici. Considerate quali risparmi sui costi una tantum o ricorrenti vi aspettate dal software e definite un budget per l'implementazione e il funzionamento del progetto su questa base.

Informati e confronta
Dopo aver determinato i punti chiave, inizia la ricerca. I siti web dei rispettivi fornitori offrono già molte informazioni sulle funzionalità delle soluzioni offerte. Spesso, sono disponibili video o tutorial per dare un'impressione del design grafico dell'interfaccia e del funzionamento.

Visitando fiere, presentazioni di prodotti o eventi specializzati, si possono raccogliere informazioni mirate. Questi eventi sono anche un'eccellente opportunità per fare rete con altre aziende e beneficiare della loro esperienza.

Una volta che sono emersi uno o due favoriti, vale la pena di fare una dimostrazione nella propria azienda. Quando si visita il fornitore, si possono fare domande specifiche e anche farsi un'idea dell'approccio e della cultura aziendale del fornitore. Questo è anche il momento in cui ci si può aspettare un'offerta concreta e vincolante.

L'introduzione del software HS2E non è quindi un semplice acquisto off-the-shelf, ma piuttosto un progetto: una definizione delle condizioni quadro, un attento esame delle soluzioni offerte sul mercato e una chiara implementazione secondo le regole del project management sono importanti prerequisiti per il successo.