Sistema di gestione multilingue per standard uniformi

Marabu produce inchiostri speciali di alta qualità per applicazioni industriali e grafiche o per hobby, arte e tempo libero in due sedi nella regione di Stoccarda. Come parte di un riorientamento strategico, le filiali sono state successivamente collegate più strettamente alla società madre negli ultimi anni. La società madre stabilisce gli standard per la gestione della qualità e dell'ambiente, la sicurezza sul lavoro e la protezione della salute che si applicano a tutte le filiali. Gli stabilimenti di Tamm (sede centrale) e Bietigheim-Bissingen sono certificati ISO 9001 dal 1995 e ISO 14001 dal 2003, e hanno anche ancorato la salute e la sicurezza sul lavoro nei loro standard aziendali con la certificazione OHSAS 18001 (dal 2012) e il relativo marchio di qualità "Sicher mit System".

Il sistema di gestione integrato Marabu (MMS)
Nel corso della nuova struttura organizzativa del Gruppo Marabu e la relativa necessità di standardizzazione, nonché a causa delle esigenze dei clienti esistenti, nel 2012 è stata presa la decisione di espandere l'MMS esistente a livello globale e inizialmente di far certificare le filiali in Francia, Cina e USA secondo ISO 9001 e 14001. A questo scopo, il gruppo di aziende era alla ricerca di un nuovo software per il sistema di gestione integrato, che doveva essere implementato prima negli stabilimenti esteri. A quel tempo, un sistema computerizzato era già in uso nei siti tedeschi, ma non era in grado di gestire più siti e non forniva uno strumento integrato per la modellazione dei processi. Di conseguenza, i diagrammi di flusso del processo dovevano ancora essere creati separatamente e con grandi spese con altri software e poi trasferiti all'MMS esistente tramite "copia-e-incolla" per ogni revisione.

"Il grande piano generale dietro questo era una futura certificazione multi-sito del gruppo Marabu da parte di TÜV SÜD. Questo è adatto alle aziende con diversi siti. La certificazione multi-sito è possibile se le varie filiali lavorano con un sistema QM/UM comune, la pianificazione e il controllo del sistema di gestione vengono effettuati a livello centrale e i vari siti sono soggetti a un programma di audit annuale comune. In questo caso, l'audit multi-sito viene effettuato presso la sede centrale (Tamm) su base annuale, e solo campioni casuali vengono presi nelle altre sedi partecipanti. Questo riduce significativamente lo sforzo complessivo di certificazione e fa risparmiare tempo e costi di certificazione", spiega Klaus Cee, Vice Presidente Qualità Ambiente Sicurezza di Marabu GmbH & Co. KG.

Poiché le prime certificazioni erano previste per il 2013, si è cercato uno strumento che potesse essere utilizzato per mettere su una base comune la gestione della qualità nei vari siti. Oltre al multilinguismo e alla capacità multi-sito, i requisiti specifici di Marabu includevano anche un funzionamento semplice del sistema: i proprietari dei processi dovevano essere in grado di creare e gestire i processi stessi. Tuttavia, il controllo centrale dovrebbe essere nelle mani del quartier generale.

Il software QM multilingue facilita l'armonizzazione
I responsabili di Ma-rabu hanno trovato quello che cercavano alla ConSense GmbH di Aachen. Questa azienda è specializzata in software particolarmente facile e intuitivo per la gestione dei processi e della qualità e dal 2003 sviluppa soluzioni innovative per il supporto elettronico completo della DIN EN ISO 9001 e di numerose altre norme. Le caratteristiche speciali del software ConSense includono un pratico concetto multilingue e la mappatura delle deviazioni specifiche del sito, che supporta l'attenta armonizzazione degli standard a livello aziendale.

L'introduzione del sistema di gestione integrata ConSense IMS ha avuto luogo secondo un calendario "sportivo": nel 2013, la decisione è stata presa a favore del sistema, nel giugno 2013, Marabu Francia con un totale di quattro siti in quel momento e nel mese di ottobre 2013, il sito Cina sono stati certificati con esso. A questo scopo, una squadra di diversi dipendenti del dipartimento centrale Qualità Ambiente Sicurezza ha accompagnato i colleghi francesi e cinesi per circa mezzo anno ciascuno. Il paesaggio dei processi è stato sviluppato in workshop e configurato con ConSense. "Qui il gestore di diagrammi di flusso integrato è stato molto utile, con il quale i processi possono essere modellati rapidamente e facilmente", trova Klaus Cee. L'alta velocità dell'introduzione del nuovo sistema è continuata: Dopo la Cina, la certificazione dell'impianto statunitense è avvenuta nel novembre 2013, seguita da Brasile e Svezia nel 2014, Italia nel 2015 e infine Marabu UK. Tutte le certificazioni sono state completate con successo. Dal 2014, ConSense IMS è stato utilizzato anche nei siti tedeschi.

Klaus Cee spiega come il successo dell'introduzione del nuovo sistema di gestione sia stato possibile in così poco tempo negli stabilimenti distribuiti in tutto il mondo, sulla base dell'approccio specifico del progetto: "Abbiamo creato una mappa dei processi a livello di gruppo. Anche la struttura dei manuali è la stessa ovunque. Per esempio, usiamo una numerazione di processo uniforme in tutto il mondo. Quando vengono introdotti in una sede, da metà a tre quarti dei processi sono stati prima creati e adattati ai requisiti locali. I responsabili locali della qualità erano responsabili di questo. Nei workshop abbiamo creato mappe di processo e modellato i processi. Il risultato e l'implementazione nella pratica operativa sono stati controllati per mezzo di audit interni. Nei siti tedeschi, dove il vecchio sistema QM era impostato utilizzando Visio, siamo stati in grado di importare i diagrammi di flusso esistenti in ConSense tramite un'interfaccia. Sulla base di queste 'versioni grezze', abbiamo poi rivisto le rappresentazioni dei processi per gli stabilimenti tedeschi".

Mappatura dei punti in comune globali e delle variazioni locali
Un vantaggio di ConSense che ha beneficiato Klaus Cee e il suo team è il multilinguismo del software, che ora include quattordici lingue. Inoltre, il software permette l'uso di due diversi tipi di concetti linguistici per documenti e processi: O un contenuto identico è memorizzato in diverse lingue o si usano varianti con contenuto diverso in diverse lingue. Il concetto di variante è necessario quando - come nel caso di Marabu - una pura traduzione dei processi non è sufficiente perché le peculiarità locali, regionali o nazionali richiedono deviazioni nel contenuto. "In questo caso, il nostro software assicura che nel corso della modifica di una specifica centrale, viene avviato immediatamente anche un adeguamento delle varianti associate", spiega il Dr. Iris Bruns della direzione di ConSense GmbH.

Alla Marabu, il sistema è ora usato nelle lingue di interfaccia tedesco, inglese, francese, italiano, cinese (mandarino), spagnolo, portoghese brasiliano e svedese. Ci sono otto manuali di gestione specifici per i siti, attualmente undici, dove variano alcuni processi e procedure. "Gli standard locali includono requisiti di test a seconda del mercato. Nel nostro stabilimento negli Stati Uniti, per esempio, ci sono più prove diverse perché qui i singoli colori non sono solo miscelati da colori standard, ma anche da laminati liquidi prodotti localmente. I colori standard sono testati centralmente in Germania. Inoltre, abbiamo sedi senza un sistema ERP, il che porta anche a deviazioni. Anche i requisiti legali locali, ad esempio nella protezione antincendio o nella sicurezza sul lavoro con i relativi documenti da creare, rendono necessarie delle variazioni. Tuttavia, è importante che abbiamo definito i requisiti minimi per i processi standard che si applicano ovunque alla Marabu", sottolinea Klaus Cee.

ConSense IMS è l'unico software utilizzato in tutte le sedi del gruppo Marabu. Si occupa del controllo dei documenti, compresi i flussi di lavoro automatici di revisione e approvazione, il controllo e l'archiviazione. La documentazione del processo è in inglese e nelle lingue locali. Marabu ha anche introdotto un sistema uniforme di numerazione dei processi che si applica ad ogni stabilimento. Questo facilita la ricerca nel sistema, al quale tutti i dipendenti hanno accesso: Tutte le informazioni rilevanti per loro, ad esempio le istruzioni di lavoro, i cambiamenti in corso e le notizie aziendali mondiali, sono accessibili quotidianamente e personalizzate.

Più trasparenza in tutte le sedi
Nella sede principale di Tamm, tutti i fili confluiscono in Klaus Cee, che, in qualità di Corporate Management System Officer, controlla il sistema comune in patria e all'estero insieme al suo team. Il nuovo sistema di gestione facilita il suo lavoro grazie a una maggiore trasparenza. Ora può accedere a tutte le località del mondo. La funzione di traduzione che ConSense IMS offre per i processi e i documenti, ad esempio, è estremamente preziosa anche per il team Corporate QES-ISO. Questo significa che i documenti per gli audit nei siti internazionali che sono scritti nella lingua locale possono essere ritradotti. "Questo significa che possiamo vedere rapidamente se ci stiamo allontanando dagli standard specificati in qualche punto e possiamo immediatamente prendere delle contromisure", dice con soddisfazione Klaus Cee. "Grazie al sistema uniforme, abbiamo ottenuto che non ci siano divisioni locali nella gestione della qualità e dell'ambiente. Ogni dipendente ha un'idea dei processi degli altri. Ciò significa che le varie filiali sono in grado di sostenersi a vicenda. Questo fa risparmiare tempo e risorse, perché i processi o le procedure che sono gli stessi nelle varie sedi non devono essere reinventati".