Sistema di gestione interattiva nell'ufficio di casa

Un sistema di gestione interattivo permette a tutto il team di accedere a tutti i processi interni dell'azienda, alle istruzioni di lavoro e ai documenti, completamente indipendenti dalla loro posizione attuale. Simile all'enciclopedia web Wikipedia, ogni dipendente può visualizzare, aggiornare o aggiungere nuovi contenuti nel sistema di gestione direttamente tramite il browser.

Marzo 2020 probabilmente passerà alla storia non solo come il mese in cui tutto il mondo è rimasto a casa. Ma anche come il mese in cui le aziende di tutto il mondo hanno affrontato la sfida dell'home office. Anche se i politici lo chiedono da anni, molte aziende non hanno ancora l'attrezzatura software necessaria per lavorare in modo efficiente da casa.

Cooperazione efficiente - anche in situazioni di crisi

Da metà marzo, i circa 40 dipendenti di Modell Aachen lavorano interamente da un ufficio a domicilio. Grazie al software di gestione collaborativa, l'amministratore delegato Dr. Carsten Behrens è stato in grado di reagire rapidamente ai nuovi requisiti associati alla situazione speciale e di comunicarli immediatamente a tutto il team. In poche ore, per esempio, ha aggiornato il piano di emergenza per una crisi economica e le norme per lavorare da casa.

Inoltre, ha prontamente creato una nuova descrizione del processo su come procedere in azienda in caso di malattia di Corona. Da casa, i suoi colleghi si aggiungono ai processi e quindi li ottimizzano insieme.

Poiché i manager sono pesantemente coinvolti nella gestione delle crisi, la distribuzione dei compiti in molte aziende è caotica. Gli sviluppatori di software e i consulenti di gestione di Aachen si organizzano tramite la gestione integrata dei compiti del loro sistema di gestione: nei protocolli su diversi argomenti, ogni membro del team può introdurre, delegare, tracciare e commentare i compiti in sospeso. In questo modo, il sistema fornisce una panoramica in ogni momento di quali to-dos sono aperti e chi ne è responsabile.

La piattaforma centrale di lavoro e d'informazione mantiene la schiena dei dipendenti libera, soprattutto in vista dell'aumento del livello di stress durante l'attuale situazione d'emergenza. Chiaramente strutturati, raccolgono, danno priorità e distribuiscono le misure richieste dalla pandemia in un nuovo "protocollo Corona" - l'intera squadra tira nella stessa direzione.

Digitalizzare i moduli analogici al volo

La base del sistema di gestione interattiva di Modell Aachen è il software Q.wiki dell'azienda. Oltre all'ottimizzazione congiunta dei processi, questo software permette di digitalizzare rapidamente e facilmente anche processi complessi con l'aiuto della cosiddetta "digitalizzazione senza codice" - senza una sola riga di codice sorgente e senza l'aiuto dell'IT. In tempi in cui i moduli analogici per le richieste di ferie e simili non possono essere semplicemente passati da una scrivania all'altra, questo rende il lavoro quotidiano nell'home office molto più facile.

Usando il drag and drop, chiunque può mappare indipendentemente qualsiasi flusso di lavoro in un'applicazione web. In questo modo, è stata creata spontaneamente un'applicazione che può essere utilizzata per segnalare casi sospetti di Corona in azienda. Nel caso di un caso sospetto all'interno dell'azienda, questo permette una risposta rapida, protegge il team dal contagio e previene la diffusione del virus.

Rimanere capace di agire e adatto al futuro

Dato che i valori empirici importanti e le conoscenze rilevanti di tutti i dipendenti, così come tutti i compiti aperti, sono conservati nel sistema di gestione, il team di Modell Aachen può anche organizzarsi tra i reparti e sostenersi a vicenda dalla scrivania di casa. Anche se i dipendenti con le competenze necessarie sono assenti, l'azienda rimane capace di agire e adatta al futuro grazie alle descrizioni dei processi continuamente mantenute.

Con un sistema di gestione interattivo, anche altre organizzazioni possono prepararsi da casa per un nuovo inizio di successo dopo la crisi di Corona: Flussi di lavoro ottimizzati insieme e un'efficiente collaborazione interdipartimentale creano un significativo vantaggio competitivo. "Vogliamo dare un contributo al superamento della crisi economica. E con il nostro software, possiamo farlo", spiega risolutamente Behrens.

Pertanto, Modell Aachen fornisce lo strumento di gestione Q.wiki come soluzione cloud alle aziende colpite gratuitamente per 60 giorni. Completamente a distanza, i consulenti di gestione permettono alle aziende di costruire autonomamente un sistema di gestione interattivo.

Più informazioni: www.modell-aachen.de