Aumentare il potenziale di risparmio nascosto nell'azienda

Tutti i costi associati ai processi operativi e ad essi attribuibili possono essere contabilizzati come costi di processo. Questo per quanto riguarda la teoria dell'amministrazione aziendale. In pratica, però, i costi di processo nelle aziende passano spesso inosservati. Soprattutto nell'approvvigionamento di parti C, tuttavia, vale la pena analizzare i costi di processo, perché in molti casi superano notevolmente il valore dei beni e degli articoli richiesti quotidianamente. Un confronto tra i costi del processo di approvvigionamento classico e quelli di una piattaforma di approvvigionamento mostra il drastico contrasto.

La trappola dei costi del processo di approvvigionamento classico

Le parti C hanno solitamente un basso valore merceologico, ma sono essenziali per i processi operativi. Il loro approvvigionamento comporta spesso costi di processo estremamente elevati. In molte aziende, il processo di approvvigionamento viene ancora svolto in modo tradizionale con numerose attività manuali. Un esempio tratto dalla pratica commerciale illustra lo sforzo necessario:

Un tornitore ha urgentemente bisogno di viti a testa quadra. Fa una rapida ricerca nel catalogo (cartaceo o online). Ma prima di poter ordinare, deve creare una richiesta di acquisto in SAP. Questo costa all'operatore del tornio circa 15 minuti di tempo di lavoro. Purtroppo, le viti a testa quadra sono più costose del solito, a causa degli attuali problemi di consegna. Pertanto, il supervisore del tornitore deve controllare e approvare l'acquisto. Questa operazione richiede almeno cinque minuti di lavoro. Ora il reparto di controlling controlla se tutti i dati (ad esempio, l'assegnazione del conto) sono corretti prima di attivare il requisito in SAP, il che richiede cinque minuti. La richiesta viene ora convertita in un ordine d'acquisto e controllata da Purchasing per il prezzo e la data di consegna. Inoltre, l'ufficio acquisti chiede al fornitore la disponibilità e la data di consegna. Il tempo necessario per queste fasi è di almeno 30-45 minuti, a volte più lungo se il fornitore non è direttamente disponibile o non risponde prontamente.

Ora il fornitore deve inviare una conferma d'ordine. Se non lo fa, l'ufficio acquisti gli invia un promemoria, che aggiunge altri cinque-dieci minuti all'orologio. Qualche giorno dopo arriva la merce. Il reparto merci in entrata controlla se le viti giuste sono state consegnate nella quantità ordinata. Il ricevimento della merce viene registrato in SAP e il tornitore conferma l'arrivo delle viti. Questi processi richiedono circa 15 minuti di lavoro. Infine, il reparto di contabilità finanziaria controlla la fattura e la pubblica. Per il rilascio, potrebbe essere necessario chiarire le discrepanze relative al prezzo e ad altri fattori, il che significa almeno 10-15 minuti di impegno.

Complessivamente, il tempo di elaborazione di tutte le fasi del processo è di circa 105 minuti: una spaventosa durata di 1 ora e 45 minuti per ordine! Se si moltiplica questo dato per la tariffa oraria interna, i costi del processo si sommano a cifre folli. Questi costi esemplari sono - a seconda della merce e dello sforzo - aperti verso l'alto.

La piattaforma di approvvigionamento come miracolo di risparmio operativo

Se si calcolano i costi sostenuti dalle aziende che utilizzano una piattaforma di approvvigionamento in un confronto diretto, emerge il seguente quadro: l'operatore del tornio richiedente trova rapidamente i bulloni a testa quadra adatti tramite un termine di ricerca nel catalogo online della piattaforma di approvvigionamento e li inserisce nel carrello. Questo viene trasferito direttamente all'ERP insieme ai dati di assegnazione del conto. In questo caso, viene generato automaticamente un BANF. L'intero processo richiede meno di cinque minuti. I bulloni a testa quadra sono più costosi del solito a causa di problemi di consegna. Pertanto, il supervisore deve controllare e approvare l'acquisto, il che richiede sicuramente cinque minuti. Ma poiché i dati di assegnazione dei conti sono stati trasferiti automaticamente nel sistema, il Controlling non deve più controllarli. Il BANF viene automaticamente convertito in un ordine di acquisto dal sistema - tutti i dati importanti per questo sono già stati trasferiti dal catalogo online. L'ufficio acquisti deve solo controllare la data di consegna della conferma d'ordine, il che richiede solo cinque minuti di lavoro. Qualche giorno dopo arriva la merce. L'ispezione delle merci in entrata viene effettuata in SAP. L'operatore del tornio viene informato che le sue viti sono arrivate. Il tempo di lavoro è stimato in 15 minuti. La fattura viene controllata automaticamente nell'ERP. Questo è possibile perché i prezzi e le condizioni sono stati trasferiti direttamente dal catalogo online al sistema. In questo modo si solleva il reparto di contabilità finanziaria dal controllo.

Grazie al processo automatizzato, il tempo totale di elaborazione di tutte queste fasi dell'ordine è di circa 30 minuti. Ciò significa che le aziende che lavorano con una piattaforma di approvvigionamento possono risparmiare circa il 70% in termini di tempo e costi di processo.

Identificare e sfruttare il potenziale di ottimizzazione dei costi.

L'esempio di calcolo chiarisce che vale la pena di esaminare attentamente i processi di approvvigionamento interni e di rivalutarli. Non è solo in termini di riduzione dei costi che può valere la pena di utilizzare una piattaforma di approvvigionamento.

Per rendere agile l'approvvigionamento e mantenerlo il più possibile snello ed efficiente dal punto di vista dei costi nei reparti di ordinazione, le aziende oggi utilizzano piattaforme di e-procurement. Con una soluzione implementata in modo sensato, è possibile risparmiare sull'intero processo di acquisto:

• Richiesta di offertaI consumatori devono essere in grado di ordinare i loro prodotti in modo rapido, indipendente e da partner di sistema selezionati. I processi manuali e lunghi, spesso ancora cartacei nel 2022, sono un enorme fattore di costo negli acquisti.
• Elaborazione degli ordini e archiviazione dei datiL'elaborazione digitale degli ordini è alla base di molte ottimizzazioni negli acquisti. Minori sono le interfacce con i fornitori da mantenere, minori sono le spese ricorrenti per gli ordini digitali. La sincronizzazione dei dati degli ordini nella soluzione di e-procurement e nell'ERP è ancora più importante della pura digitalizzazione del processo degli ordini. Solo se i dati sono identici, i dati degli ordini provenienti dall'ERP possono essere utilizzati in modo significativo per le decisioni strategiche e per ulteriori applicazioni e processi come l'analisi della spesa o la gestione delle categorie.
• LogisticaIl ricevimento delle merci e l'intera intralogistica traggono vantaggio dai dati disponibili elettronicamente: L'ordinante può essere determinato rapidamente, compresa la destinazione in cui la merce deve essere trasportata. Anche la registrazione delle nuove scorte di merci nella gestione del magazzino comporta un minore sforzo nell'ambiente digitale in rete. In questo caso si possono utilizzare, ad esempio, macchine automatiche per l'emissione di merci o scanner.
• ContabilitàLa verifica, l'approvazione e l'elaborazione del pagamento delle fatture devono essere effettuate con riferimento all'ordine, al fine di ridurre al minimo le richieste e le ricerche nel reparto contabilità.

Valorizzare e trattenere i lavoratori qualificati

Attualmente sono molti i fattori che alimentano la carenza di lavoratori qualificati. Tra questi vi sono i cambiamenti demografici, l'imminente pensionamento della generazione dei boomer, l'aumento delle esigenze lavorative, l'aumento degli studenti ma il calo delle persone istruite e molti altri aspetti. I lavoratori qualificati non solo garantiscono innovazione e crescita, ma anche prosperità e qualità della vita, il che li rende indispensabili non solo per l'economia. È quindi importante che le PMI reagiscano e si presentino come datori di lavoro interessanti per trovare e trattenere lavoratori qualificati. Le condizioni di lavoro promettenti non comprendono solo orari flessibili o opportunità di formazione continua, ma anche processi di lavoro intelligenti e digitali. Oltre a ridurre i costi, questo porta anche a processi più fluidi e a lavoratori qualificati più soddisfatti.

In tempi di carenza di lavoratori qualificati, una piattaforma di approvvigionamento può quindi contribuire in modo decisivo a semplificare i processi e a ridurre i tempi di lavorazione. I dipendenti dei singoli reparti possono dedicarsi con maggiore precisione alle loro attività principali, poiché vengono eliminati molti processi ridondanti e snervanti. Di conseguenza, le aziende non solo beneficiano di costi più bassi e di un sistema di approvvigionamento più dinamico, ma anche di dipendenti più soddisfatti, poiché il loro tempo di lavoro e le loro competenze sono molto più apprezzati.

Autore:

Michael Petri Dal 2021, insieme a Sebastian Wiese, è responsabile delle attività operative di sistema semplice e, in qualità di Chief Commercial Officer (CCO), dirige la business unit Commercial dell'omonima piattaforma per gli acquisti indiretti. L'attenzione del trentacinquenne si concentra sull'ulteriore sviluppo strategico e di successo dell'azienda: sotto la guida di Petri, simple system deve essere scalato per diventare la piattaforma di approvvigionamento B2B leader in Europa.