Sette passi per una pubblica amministrazione moderna

Le sette fasi più importanti della trasformazione amministrativa sono:

1. Abbattere i silos organizzativi: Le responsabilità e le strutture molto ristrette che si sono sviluppate nel corso dei decenni hanno portato le autorità pubbliche e i dipartimenti specializzati a lavorare spesso in modo isolato gli uni dagli altri. Un primo passo per rompere questi silos organizzativi consiste nell'organizzare workshop con i rappresentanti di tutti i dipartimenti, compreso quello informatico, al fine di sviluppare una visione e degli obiettivi condivisi per una pubblica amministrazione moderna. Su questa base, si possono poi creare gruppi interdisciplinari per implementare singole iniziative o servizi tra i vari dipartimenti.

1. Creare standard tecnici: I silos organizzativi hanno portato anche a paesaggi informatici molto frammentati, con sistemi e applicazioni specialistiche non collegati o addirittura incompatibili. Ciò rende difficile la digitalizzazione dei processi a livello globale. Per questo motivo le autorità pubbliche hanno urgentemente bisogno di infrastrutture e piattaforme digitali standardizzate che si basino su standard e interfacce aperte. Solo così i dati possono fluire senza problemi tra le agenzie coinvolte in un processo amministrativo. 

3. Modernizzazione dei modelli operativi per l'IT: I sistemi e le piattaforme moderne consentono un IT orientato ai servizi che scala senza soluzione di continuità e può fornire rapidamente servizi come lo storage, una macchina virtuale o un container, proprio come li conosciamo dal cloud. Il luogo in cui questi servizi vengono eseguiti dipende da requisiti quali la latenza, i costi e la protezione dei dati; il cloud è in definitiva solo un modello operativo e non un luogo. Tuttavia, ha senso non ospitare tutto da soli, ma utilizzare i data center comunali, i data center regionali o i data center dei fornitori di servizi IT locali. In definitiva, questi approcci multicloud alleggeriscono l'onere dei team IT e sono generalmente più convenienti e sostenibili, in quanto le grandi infrastrutture possono essere gestite in modo molto più efficiente rispetto alle piccole infrastrutture.

4. Mettere alla prova i processi: La forte pressione esercitata sulle autorità per la digitalizzazione si traduce in nuovi portali che i cittadini e le autorità possono utilizzare per presentare le loro domande e richieste online. Tuttavia, i front-end digitali sono spesso ancora supportati dagli stessi processi analogici di prima: in alcuni casi, le domande vengono ancora stampate o i dati vengono trasferiti manualmente da un sistema all'altro. Per ridurre i tempi di elaborazione e facilitare il lavoro dei dipendenti, le autorità devono avere una visione olistica dei loro processi e ottimizzarli prima di affrontare la digitalizzazione.

5. Sfruttare le opportunità dell'IA: L'intelligenza artificiale ha un enorme potenziale per rendere la pubblica amministrazione più a misura di cittadino. I bot di chat e vocali, ad esempio, sono disponibili 24 ore su 24 e possono rispondere a domande o aiutare a compilare le domande, e in diverse lingue. Il riconoscimento del testo aiuta a digitalizzare i documenti cartacei e, nelle applicazioni specialistiche, i bot possono, tra l'altro, preparare i dati in modo chiaro, inoltrare i documenti al posto giusto e consigliare opzioni di intervento in modo che le decisioni sui servizi siano prese in modo più rapido ed equo.

6. Rafforzare la resilienza contro i cyberattacchi: La superficie di attacco cresce con i nuovi servizi digitali e gli attacchi ransomware dimostrano ripetutamente che le autorità e le organizzazioni municipali sono poco preparate ad affrontarli. Uno dei motivi è la concentrazione sulla difesa tradizionale dalle minacce. Una volta che gli aggressori hanno superato queste difese, mancano strumenti e processi per prevenire danni gravi e ripristinare rapidamente sistemi e dati. È urgente concentrarsi maggiormente sulla resilienza informatica, come prescritto dalla direttiva NIS2 dell'UE, per ridurre al minimo i rischi, proteggere i dati di cittadini e aziende e aumentare la disponibilità dei servizi amministrativi. Oltre all'implementazione di principi di fiducia zero e di piani di emergenza collaudati, anche le moderne soluzioni di protezione dei dati con storage immutabile e data vault rafforzano la resilienza. Garantiscono la disponibilità dei dati per il ripristino dopo un attacco. Le soluzioni di backup convenzionali non possono garantirlo, poiché gli aggressori spesso cercano di rendere inutilizzabili i backup dei dati.

7. Coinvolgere i dipendenti fin dall'inizio: I nuovi processi e le applicazioni digitali stanno cambiando anche i compiti dei dipendenti della pubblica amministrazione. Per garantire che i nuovi strumenti si adattino in modo ottimale alle loro esigenze nel lavoro quotidiano e siano accettati dopo la loro introduzione, è necessario coinvolgere i dipendenti nei progetti di digitalizzazione fin dall'inizio. I dipendenti devono inoltre ricevere una formazione che consenta loro di familiarizzare con gli strumenti e di gestire le applicazioni e i dati nel rispetto della sicurezza e della protezione dei dati.

"In parole povere, il primo passo è disporre di sistemi e piattaforme standardizzati che possano essere gestiti con poco sforzo e che consentano flussi di dati fluidi nei processi end-to-end. L'intelligenza artificiale può quindi diventare la base per nuovi servizi, l'automazione dei processi amministrativi e il supporto per decisioni complesse. Il risultato è un'amministrazione più efficiente con un'offerta a misura di cittadino", afferma Frank Thonüs, Managing Director di Dell Technologies Switzerland. "Non tutti i sistemi e le applicazioni devono necessariamente essere gestiti internamente. Alla luce della carenza di specialisti IT, dei budget ridotti e dei crescenti requisiti di sicurezza, questo non ha senso".

Fonte: www.delltechnologies.com