Il risparmio come scienza

"Non mi è chiaro perché le aziende stiano ancora cercando di scoprire da sole i potenziali risparmi quando ci sono degli esperti per farlo", dice Alexander Stamm, direttore dello stabilimento di Rüti della Weidplas, già parte della Divisione Automatica della Wicor, il gruppo di aziende di Rapperswil SG. Come molte altre aziende orientate all'esportazione, Weidplas deve sempre tenere d'occhio i costi, tra l'altro come fornitore dell'industria automobilistica.

Lì gli acquisti sono divisi in tre gruppi:

• Acquisti strategici
• Acquisto legato al progetto
• Acquisti in fabbrica

I costi strategici sono controllati annualmente, gli altri costi ogni due anni. Sono fatti per lo più dall'ufficio acquisti dello stabilimento.

Analisi completa così com'è

Su raccomandazione di un direttore di stabilimento Wicor dalla Germania, Stamm ha ingaggiato i consulenti di Expense Reduction Analysts (ERA). ERA è una rete europea di consulenti indipendenti radicati nel mercato locale. Ogni consulente ha una conoscenza approfondita in aree specifiche, specialmente nei costi che sorgono in ogni azienda. Per esempio, le spese di pulizia, le spese informatiche, ecc. Alexander Stamm: "Con ERA, siamo stati in grado di acquistare competenza e capacità". Delle quattro aree iniziali, le due aree della logistica e dell'energia sono state rapidamente eliminate "perché le condizioni generali non erano tali da poter ottenere successi significativi", dice Stamm. Nel caso della pulizia e dell'imballaggio, il processo "che è sempre stato trasparente" è continuato: "Con ERA, lavorava un esperto che poteva parlare immediatamente con i fornitori di servizi su un livello professionale completamente diverso", ha notato subito il direttore dello stabilimento.

Il processo ha richiesto qualche sforzo interno, per esempio per raccogliere i dati per l'analisi as-is. Inoltre, un project manager è stato nominato internamente. Stamm: "Penso che sia molto importante per il progetto avere una persona responsabile anche dalla parte del cliente". I risultati sono impressionanti: "Abbiamo ottenuto un risparmio del 30% nell'imballaggio e del 38% nella pulizia. In entrambe le categorie, siamo stati molto soddisfatti della competenza degli esperti", dice Stamm.

La rete ERA

"Spesso, i decisori non possono nemmeno vedere e giudicare se i costi specifici sono giustificati o meno", dice Andreas Bünter, uno dei consulenti svizzeri di ERA. Roman Rosenstein, che è nella consulenza da oltre 35 anni, aggiunge: "Il risparmio è una scienza, una disciplina a sé stante. I manager hanno a che fare con molte altre questioni. Non possono nemmeno avere la competenza in ogni singola voce di spesa". A differenza delle grandi società di consulenza

Il modello ERA si basa sulla competenza distribuita, oggi diremmo "conoscenza dello sciame".

Nel caso delle società di gestione, gli analisti per la riduzione delle spese non sono composti da alcune vecchie mani e molti giovani accademici appena usciti dall'università. Sono tutti manager esperti con molta esperienza professionale. Per ogni domanda, per ogni voce di spesa, c'è uno specialista nella rete europea. "Non diciamo che ognuno di noi sa tutto", spiega Roman Rosenstein. "Piuttosto, tutti noi sappiamo qualcosa che può essere necessario da qualche parte nella rete in un momento specifico".

Costi di pulizia ridotti di un terzo

La lista dei clienti ERA in Svizzera è importante. I Luxemburgerli di Sprüngli: no, non cucinati da Rosenstein & Co. ma gli esperti di ERA hanno assicurato che gli impianti di produzione e le filiali di Sprüngli sono puliti e conformi agli alimenti e che il lavoro per questo costa comunque molto meno di prima: "Da tempo volevamo dare un'occhiata al blocco delle spese generali e siamo molto soddisfatti della scelta di Expense Reduction Analysts", dice Milan Prenosil, presidente del consiglio di amministrazione di Sprüngli.

Perché Prenosil è soddisfatto? Prima dell'analisi, Sprüngli ha speso circa un milione di franchi per la pulizia dello stabilimento di produzione, delle filiali e della sede dell'azienda. Sono state impiegate fino a otto imprese di pulizia. Insieme agli specialisti, è stata redatta una nuova offerta professionale con una dettagliata distinta delle quantità - che è stata possibile solo grazie alla competenza di ERA - e inviata a cinque fornitori. Dopo la valutazione dei risultati, le presentazioni dei candidati e le discussioni approfondite

In totale, sono stati raccolti 8 giorni-uomo - in realtà poco per un processo del genere.

Nelle discussioni con loro, gli esperti hanno suggerito di dividere il lavoro tra due fornitori: uno per la sede centrale e la produzione e uno per le filiali. Il risultato del processo: Il 45 per cento è stato risparmiato nella sede centrale, il 35 per cento nei negozi e il 30 per cento nello stabilimento di produzione. Il risparmio totale dei costi: 390.000 franchi svizzeri.

Costo dei cacciatori di costi

Quali sono i costi dei cacciatori di costi stessi? Spesso accade che i cosiddetti risparmi non possano essere realizzati. Le aziende sono poi spesso lasciate con la fattura - di solito alta - degli esperti esterni; e il blocco dei costi già esistente e ancora difficilmente ridotto è ancora lì.

"Siamo consapevoli di questi problemi", dice ERA-Rosenstein. "Ma poiché crediamo nel nostro modello, ci permettiamo di essere compensati su base contingente". In altre parole, a parte i piccoli costi iniziali, i consulenti ottengono una parte dei risparmi che si sono effettivamente verificati. "Questo minimizza il rischio per il cliente", dice Rosenstein.

Processi dinamici

Ma cosa succede se un'azienda si trova in grossi guai a causa del franco forte e non ha il tempo di impostare un processo enorme e aspettare i risultati tra due anni? Roman Rosenstein: "Questo è il clou con noi: possiamo fornire risultati tangibili entro 90 giorni, che spesso possono essere implementati immediatamente. Come? Perché non dobbiamo familiarizzare con un argomento che è nuovo per noi, ma possiamo immediatamente attingere alle competenze della nostra rete". L'esperto conclude: "Salvare è una scienza - almeno sapere come farlo".