Ruoli e profili di competenza del responsabile della conformità

I risultati dello studio della professione condotto dall'Università di Scienze Applicate e Arti di Lucerna chiariscono che il campo professionale della conformità si è ulteriormente affermato. Inoltre, l'istituzione organizzativa, la formazione e le attività di formazione continua mostrano che i compliance officer sembrano aver trovato in gran parte la loro posizione e il loro ruolo all'interno dell'organizzazione aziendale. Un'indicazione importante di ciò è certamente la disposizione gerarchica di un dipartimento di conformità ai livelli superiori della gerarchia. Questo è anche uno dei prerequisiti di base per poter sviluppare una necessaria cultura della conformità e implementare misure di conformità in tutta l'azienda. Insieme al previsto aumento dell'importanza della conformità all'interno e all'esterno dell'organizzazione, questo si traduce in una solida base per un responsabile della conformità per continuare ad adempiere ai compiti assegnatigli in futuro.

Tuttavia, lo studio rivela anche una serie di sfide che i compliance officer dovranno superare in futuro per mantenere la loro posizione all'interno dell'organizzazione a lungo termine. Centrale qui è soprattutto la questione del suo ruolo strategico. Qui, il responsabile della conformità non sembra aver ancora comunicato in modo sostenibile le sue opportunità di dare un contributo innegabilmente importante allo sviluppo dell'azienda.

Quali sono i compiti e i requisiti di competenza dei responsabili della conformità?

Quasi ogni giorno, i responsabili della conformità conducono consultazioni in azienda sul tema della conformità. Si tratta principalmente di fornire informazioni sui requisiti normativi e di discutere la loro attuazione pratica. Altri compiti chiave includono il monitoraggio e il controllo della conformità con i requisiti normativi e la documentazione di conformità. Una documentazione adeguata è l'elemento centrale di un buon sistema di conformità e facilita la gestione e il controllo, così come il reporting e le prove. Inoltre, i rischi di conformità devono essere regolarmente identificati, analizzati e valutati. Meno frequentemente, tuttavia, vengono effettuati addestramenti e indagini interne o vengono stabiliti regolamenti e direttive interne di conformità. Solo raramente viene attivato un sistema di whistleblowing, come una hotline di denuncia o un ufficio di ombudsman, per permettere ai dipendenti o a terzi di denunciare comportamenti scorretti e illegali o non etici all'interno dell'azienda.

Per quanto riguarda le qualifiche necessarie, i responsabili della conformità considerano le competenze personali più importanti delle competenze tecniche e metodologiche. In termini di competenze professionali e metodologiche, la conoscenza dei requisiti legali di conformità e la conoscenza dei metodi di conformità per l'istituzione generale e il mantenimento di un sistema di gestione della conformità sono particolarmente rilevanti. Allo stesso modo, la capacità decisionale, il pensiero strutturato e l'azione orientata alla soluzione sono considerati molto importanti. L'esperienza di revisione, la conoscenza forense e la comprensione numerica sono viste come meno importanti. Le capacità personali sono dominate dall'integrità, seguita dal senso di responsabilità, dall'affidabilità e dalla discrezione. Anche le capacità di comunicazione, l'assertività e la capacità di gestire i conflitti sono considerate preziose; l'empatia e la flessibilità, invece, sono considerate poco importanti.

Quali sono i ruoli dei responsabili della conformità?

Sulla base di un'analisi del contenuto degli annunci di lavoro, sono stati sviluppati vari ruoli dei responsabili della conformità (vedi Figura 1). Si possono definire sia ruoli piuttosto ampi, come quelli di consigliere e sostenitore o di persona di contatto ed esperto tecnico, sia ruoli strettamente definiti, come quelli di implementatore, ideatore o supervisore. I vari ruoli riflettono la diversità della comprensione della conformità nella pratica aziendale, che va da una gestione della conformità definita in modo piuttosto ristretto e focalizzata sull'evitare le violazioni legali a una gestione della conformità che crea valore aggiunto.

Un sondaggio successivo ha mostrato che i responsabili della conformità possono identificarsi con tutti i modelli di ruolo menzionati qui, ma più fortemente con i ruoli più ampiamente definiti. Questa immagine di sé mostra che i responsabili della conformità tendono a interpretare il loro ruolo in modo ampio, con un focus sul sostegno e la garanzia del successo dell'azienda. Inoltre, ai responsabili della conformità è stato chiesto di valutare come credono che il loro ruolo sia percepito all'interno dell'azienda. La presunta immagine esterna è dominata da immagini piuttosto negative, come il supervisore o il regolatore. Questo rivela una discrepanza tra l'immagine di sé e l'immagine esterna suggerita. Una grande percentuale vede anche la necessità di un'azione per superare questa discrepanza. In particolare, la cultura della conformità dovrebbe essere promossa, il che può essere ottenuto da un lato attraverso una comunicazione aperta e la vicinanza alle rispettive unità. I controlli di conformità devono essere percepiti come una protezione per i dipendenti; questo può aumentare l'accettazione. D'altra parte, la direzione e il consiglio di amministrazione dovrebbero dare l'esempio di conformità. Devono inviare segnali positivi e dimostrare la rilevanza della conformità. In questo modo, il responsabile della conformità può essere percepito a tutti i livelli dell'azienda come un partner che è disposto e in grado di fornire supporto nel quadro appropriato.

Infine, ai responsabili della conformità è stata chiesta la loro soddisfazione. Nel complesso, i responsabili della conformità sono soddisfatti del loro ruolo, anche se sentono solo parzialmente di soddisfare i requisiti e le aspettative poste su di loro. Soprattutto, ci si aspetta che siano in grado di comunicare argomenti complessi in modo orientato al destinatario e comprensibile e che siano sempre disponibili come persona di contatto per domande relative alla conformità. Non ci si aspetta necessariamente che riconoscano e identifichino immediatamente le violazioni di conformità.

Quo vadis Compliance Officer?

Infine, agli intervistati è stato chiesto quali cambiamenti specifici ci si può aspettare nella funzione del compliance officer nei prossimi dieci anni. Soprattutto, sono stati menzionati il crescente grado di automazione e la crescente messa in rete dei dati. Il lavoro basato sui dati aumenterà e l'intelligenza artificiale aiuterà a identificare e applicare modelli e regole. Le relazioni interpersonali continueranno ad essere di grande importanza, se non diventeranno ancora più rilevanti. Un aumento significativo dei regolamenti e degli inasprimenti aumenterà ulteriormente la complessità della conformità.

I requisiti per i responsabili della conformità continueranno ad aumentare a causa del cambiamento dei modelli di business e dei cambiamenti nell'ambiente normativo e tecnico, rendendo le attività più granulari. Questo richiede un maggior grado di specializzazione e maggiori competenze nell'area analitica per identificare aree problematiche sistematiche attraverso l'applicazione di data analytics. Si prevede che il ruolo del responsabile della conformità cambierà sempre più nei prossimi dieci anni in quello di un consulente di conformità per il management e i capi dipartimento (vedi Figura 2).