Gestione del rischio integrata in Q-World

"La norma ISO 9001:2015 richiede un processo sistematico per anticipare i rischi e le opportunità (...) e, se necessario, per integrarli nel sistema QMS", ha detto René Wasmer, vice direttore generale di SQS, in un'intervista pubblicata di recente. Secondo la valutazione unanime degli specialisti della gestione del rischio provenienti dal mondo accademico e dalla pratica, gli strumenti esistenti, che vanno da semplici soluzioni Excel a software specializzati (a livello di dipartimento), non soddisfano i criteri per una gestione efficace del rischio. C'è spesso una mancanza di efficienza, versatilità, rapporti e comunicazione.

Cosa c'è di diverso in Improve?

"Il nostro nuovo modulo Improve integra la gestione del rischio nella gestione della qualità", spiega il CEO di Synprovis Hubert Geisseler. Il collaudato software web CIP permette quindi di collegare le 16 maschere e moduli di input esistenti con il tema della gestione del rischio. Nuove soluzioni stand-alone o nuove applicazioni per far fronte alla norma ISO 9001:2015 non sono più necessarie grazie all'approccio integrativo Improve. Improve affronta tutti i rischi sulla stessa interfaccia, che siano strategici, operativi, tecnici o finanziari. Le specifiche di rischio si svolgono esclusivamente all'interno dello strumento. "Una sola piattaforma invece di diverse soluzioni individuali non congruenti rende la gestione del rischio veloce e trasparente", commenta Pirmin Stalder, sviluppatore principale del software alla Synprovis.

Semplicità nel 4 ritmo

La struttura coerente "registra, decidi, completa, migliora" rende il software CIP facile da usare in tutti gli argomenti, dalla registrazione al controllo dell'efficacia. Questa quadruplice struttura è un filo conduttore in tutto Improve e si trova anche nel nuovo modulo Risk Management (vedi figura):

1) Identificazione e analisi Il notificatore responsabile assegna un evento o una potenzialità a una categoria di rischio (formulata specificamente per l'azienda) e un'area di rischio. Descrive il rischio e nota le possibili cause.

2) Valutazione e classificazione Il rischio è valutato secondo la classica matrice "probabilità di accadimento/potenziale di perdita" per un valore effettivo e un valore obiettivo. Inoltre, qui si definisce la strategia di rischio e si nominano gli indicatori di allerta adeguati.

3) Misure di gestione del rischio Assegnazione di misure a persone e scadenze. Questo può sembrare banale, ma in realtà è fondamentale per il successo. Senza responsabilità esplicite, nessuno è responsabile, "rischio di spedizione"!

4) Monitoraggio Viene nuovamente assegnato a una persona che rivaluta la valutazione originale, comprese le misure, nello spirito del ciclo. Bisogna notare che i quattro passi non seguono una cronologia rigida. In particolare, le fasi 3 e 4, misure e monitoraggio, si svolgono in parallelo.

Trasparente in ogni momento

Improve fornisce anche agli utenti una panoramica completa della gestione del rischio, in contrasto con le soluzioni Excel o le applicazioni isolate supportate da software. I problemi di coordinamento tra sedi, divisioni o dipartimenti di un'azienda vengono eliminati grazie alla mappatura di tutti i temi di rischio su un'unica piattaforma. Con Improve, è impossibile che un rischio identificato e registrato venga "dimenticato" o "sparisca in un cassetto" sotto la pressione operativa dei dipendenti: le misure di gestione dei rischi e il loro monitoraggio, cioè i passi 3 e 4 del modulo, appaiono automaticamente nella lista dei lavori aperti di Improve. Garantire la trasparenza e la tracciabilità in ogni momento è di grande valore pratico, soprattutto per le strutture aziendali con filiali, controllate o affiliate.

Rapporti al tocco di un pulsante

"Con Improve, non ci sono cimiteri di dati", dice lo sviluppatore di software Pirmin Stalder. Gli output tempestivi di tutti i moduli di rapporto richiesti, specialmente il rapporto di gestione, possono essere creati con la semplice pressione di un pulsante. "Il risparmio di tempo e di sforzi rispetto alle applicazioni isolate è enorme", aggiunge il CEO Geisseler. Questo si riferisce in particolare alla valutazione grafica dei portafogli di rischio. I grafici creati possono essere esportati in rapporti e ulteriormente elaborati nel modo più semplice. Per semplificare il lavoro quotidiano, i grafici creati nello strumento sono coerentemente collegati ai rapporti originali - un clic su uno specifico rischio visualizzato è sufficiente per rendere visibile la storia e l'origine.

Conclusione

Per le PMI certificate ISO 9001, il modulo Risk Management di Improve, testato con clienti pilota, è una soluzione altamente flessibile. Ben strutturato e utilizzabile per tutti i rischi aziendali, il software integra la gestione dei rischi nel contesto generale della gestione della qualità e del CIP. Lo strumento richiede chiare responsabilità per i rischi e la loro eliminazione ed evita qualsiasi perdita di informazioni. Il software web autoesplicativo convince anche per la sua semplicità unica nel front-end e quindi anche per i brevi tempi di introduzione e formazione.