Questa è la polizia...

La parola chiave è orientamento al processo. Ciò che prima era considerato troppo complesso e macchinoso all'interno dell'organizzazione è ora rapidamente implementato in un approccio pragmatico e orientato agli obiettivi. Il risultato sono processi trasparenti, meno licenziamenti e un alto livello di accettazione tra i dipendenti.

Il sistema QM vive un'esistenza nell'ombra

Il sistema di gestione della qualità esistente della polizia cantonale di Zurigo era basato su un semplice manuale. La struttura era orientata finora sui termini leadership, fornitura di servizi, personale e supporto. In parallelo, è stato utilizzato uno strumento elettronico di modellazione dei processi. Tuttavia, questo non era integrato nella gestione della qualità ed era percepito come troppo complicato dall'organizzazione di linea. I documenti, i processi e le istruzioni QM erano quindi basati su diverse scale di revisione e venivano creati e gestiti separatamente l'uno dall'altro. Il risultato era una documentazione incoerente nelle singole aree. In pratica, il sistema di gestione della qualità non riuscì ad affermarsi e prese un'esistenza in ombra.

Il capo dell'area di comando 2 e rappresentante del sistema QM voleva migliorare questa situazione. Gli audit interni, eseguiti dalla Zurich pom+ come agenzia specializzata esterna, hanno individuato le carenze e le hanno nominate in modo neutrale e oggettivo. Una revisione graduale del sistema è diventata urgente ed è stata pianificata in dettaglio.

Riprogettazione con obiettivi ambiziosi

La polizia cantonale di Zurigo si è posta degli obiettivi ambiziosi per la riprogettazione. Da un lato, le debolezze del manuale QM per quanto riguarda la coerenza e la completezza dovevano essere eliminate. D'altra parte, l'orientamento al processo doveva essere continuamente sviluppato e ampliato come strumento di sviluppo e controllo aziendale. Fin dall'inizio, il capo dell'area di comando 2 si è impegnato a garantire che il sistema di gestione fosse uno strumento efficace per lo sviluppo dell'azienda.

Strumento per il lavoro quotidiano

sarà disponibile per il lavoro quotidiano.

Nella prima fase, lo sviluppo del sistema di comando integrato era limitato alle due aree di comando, cioè pianificazione e controllo, e ai loro dipartimenti di supporto. Le attività principali, per esempio la prevenzione e la sicurezza locale, l'investigazione dei reati, ecc. non sono state toccate dal progetto di riprogettazione in questa fase. Tuttavia, bisognava assicurarsi che queste e altre aree potessero essere integrate senza soluzione di continuità in una fase successiva (Figura 1).

Modello di processo come nucleo

Gli elementi centrali della revisione sono il modello di processo e la rete di processo su cui si basa. Sulla base di questa struttura, i singoli processi sono stati elaborati, specificati in dettaglio e ulteriormente sviluppati nelle fasi successive. Sulla base del modello di gestione di San Gallo, il modello di processo è stato sviluppato con i manager in un processo sistematico e moderato. Il grande vantaggio qui è la struttura logica del modello. Tutto il lavoro successivo, come la documentazione, la definizione delle responsabilità, ecc. In questo modo, le riorganizzazioni di singole aree già avviate potevano essere riflesse e concretizzate in una fase iniziale.

La descrizione dei processi comporta il rischio di creare un'ampia documentazione con un elevato sforzo di gestione. Per evitare questo, il core team ha sviluppato l'idea dei profili di processo. Questi sono tenuti brevi e possono essere sviluppati rapidamente; i dettagli sono costantemente registrati in documenti di follow-up come istruzioni, liste di controllo, ecc. I sistemi informatici sono anche referenziati nei profili dei processi,

Profili di processo Lean

al fine di presentare le responsabilità in relazione all'applicazione informatica in modo coerente e trasparente. Il grande vantaggio di questa struttura è il chiaro collegamento tra ruoli, attività, documenti e sistemi.

I dipartimenti delle due aree di comando che prima non facevano parte del sistema di gestione della qualità - tra cui l'IT o la tecnologia - sono stati integrati durante la riprogettazione, mentre altre aree possono facilmente seguire in seguito, se necessario.

Pronto per il futuro

Il sistema di gestione rivisto fornisce alla polizia cantonale di Zurigo uno strumento di sviluppo organizzativo e di gestione altamente scalabile. La struttura del processo può essere usata per varie questioni, in particolare anche per l'IT e lo sviluppo di applicazioni. A causa del carattere integrale del sistema di gestione, i requisiti di conformità e di audit come il sistema di controllo interno (ICS), la promozione della sicurezza e della salute sul lavoro o gli approcci di gestione della qualità totale possono essere mappati olisticamente. Le risorse possono essere utilizzate in modo efficace ed efficiente in futuro. Allo stesso tempo, l'alto livello di trasparenza nei processi minimizza i rischi.

La fase di implementazione ha richiesto solo quattro mesi e, per finire, l'audit di certificazione ISO è stato superato a pieni voti poco dopo il completamento della riprogettazione. Tuttavia, il successo più importante è stato il feedback positivo dei dipendenti. Valutano il sistema rivisto come pratico e semplice. Adj Heinz Schär, capo del Servizio Fotografico Infortuni (UFD), ad esempio, ritiene che il nuovo sistema QM rappresenti un salto di qualità per l'UFD rispetto al vecchio sistema: "Le strutture sono diventate più snelle e sono limitate ai processi nella nostra area di servizio. L'audit, che è stato fattuale, comprensibile e chiaro, era anche chiaramente rivolto ai processi di lavoro dell'UFD. Non era più astratto come prima. Per me, la MQ ha senso oggi e possiamo sostenerla pienamente. In particolare, elimina un sacco di scartoffie inutili e attività amministrative nel nostro servizio".