Gestione della qualità all'Istituto di medicina legale di Zurigo

La gestione attiva della qualità significa il controllo cosciente dei processi allo scopo di un miglioramento continuo. Se si è supportati in questo lavoro da un responsabile della qualità elettronica, il risultato è un risparmio di tempo, una maggiore efficienza e, nel migliore dei casi, un tasso di errore pari a zero.

Quindi, è facile da risolvere: cerca su Google le opzioni del software, conosci il prodotto, compralo e il lavoro è fatto. Lorenz Rebmann, capo dell'IT all'Istituto di medicina legale dell'Università di Zurigo (IRMUZH), sa per esperienza personale, tuttavia, che il percorso verso la MQ elettronica non è così semplice.

Metodi per la chiarezza in tribunale

Come istituto dell'Università di Zurigo, l'IRM-UZH fornisce chiarezza in materia giudiziaria. 160 collaboratori in varie sedi a Zurigo, Winterthur e Lucerna servono la magistratura e i privati (per esempio nei casi di paternità) nei campi della genetica forense, della farmacologia e tossicologia forense, della medicina legale e dell'imaging e della medicina del traffico e della psichiatria forense.

Alla fine del 2011, Lorenz Rebmann ha ricevuto l'ordine di digitalizzare la vecchia gestione della qualità IRM, basata sulla carta. Rebmann ha scelto il prodotto svizzero IQSoft come gestore elettronico della qualità. Il primo obiettivo era quello di riaccreditare il dipartimento di genetica forense utilizzando il nuovo software. Guardando indietro, Lorenz Rebmann è convinto della sua decisione di allora. I vantaggi in termini di completezza e risparmio di tempo sono enormi. Ma i primi passi sono stati laboriosi: "Così improvvisamente avevamo questo programma, che inizialmente volevo usare per la gestione dei documenti e dei dati. Sapevo anche che IQSoft aveva molto di più da offrire. Ma questo non ha risolto nulla all'inizio".

Nessun successo senza un concetto

Rebmann fortunatamente esprime apertamente ciò che molte aziende sperimentano quando introducono dei QM coerenti, ma che raramente comunicano. Il salto qualitativo è preceduto da un lavoro dettagliato. Passi importanti sulla strada verso l'obiettivo: fare il punto della propria situazione e definire ciò che si vuole veramente. Solo allora i processi possono essere definiti in modo pulito, modellati e messi in moto. Se l'utente non si attiene a questa sequenza, l'acquisto rapido del software può servire da motivatore. Ma il lavoro fondamentale deve ancora venire.

Naturalmente, IRMUZH aveva anche metodi di misurazione della qualità prima del 2011. Ma l'elaborazione un po' antiquata e il continuo rinnovo su carta costano molto tempo. La struttura piuttosto complessa dell'istituto - i vari dipartimenti non erano proprio strettamente collegati - rendeva anche il sistema soggetto a errori.

Rebmann ricorda: "Non era possibile prendere semplicemente il controllo di ciò che esisteva. Alcuni documenti non erano aggiornati. Alcuni erano ancora scritti con la macchina da scrivere. Anche a livello di direzione, non c'erano documenti uniformi tra i dipartimenti. Il lavoro era buono su piccola scala, ma mancava la prospettiva più ampia. Il mio primo tentativo sperimentale con IQSoft non mi ha portato altro che l'esperienza: non così".

Riavvio ottimale

Il team IRM-UZH ha realizzato: Non è il software. Dobbiamo pianificare meglio. Si è deciso di prendere la strada dei piccoli passi. Il riaccreditamento di Forensic Genetics utilizzando IQSoft, previsto per il 2012, è stato messo in attesa. Bisognava creare un terreno solido. Così, per prima cosa, tutti i documenti del personale sono stati esaminati, rivisti e messi in una forma che fosse valida per tutti i dipartimenti. Poi è stato il momento di lavorare direttamente con i dipartimenti di Genetica e Farmacologia/Tossicologia.

Fabian von Kaenel, vice direttore della qualità all'IRM-UZH, guarda indietro: "Vale la pena pianificare con calma una tale introduzione. Per IRM-UZH, l'esame cosciente dei propri requisiti di qualità ha significato una svolta nella "cultura aziendale". Dipartimenti che prima funzionavano in modo relativamente indipendente l'uno dall'altro si sono seduti allo stesso tavolo. Oggi lavoriamo molto più strettamente insieme e ci conosciamo meglio. Questo è un bene per noi".

Dalle fasi di apprendimento e di successo

Lorenz Rebmann avrebbe voluto organizzare una sessione congiunta di formazione IQSoft per i suoi colleghi nella sede dell'IRM-UZH. Ma è stato impossibile riunire tutte le persone interessate in un giorno a Zurigo. Così i dipendenti hanno partecipato a sessioni di formazione in gruppo alla IQS AG di Zofingen. Queste presentazioni hanno suscitato una sete di azione. Dopo la formazione, alcuni partecipanti al corso hanno immediatamente richiesto l'attivazione di altri moduli IQSoft. Hans-Peter Kost, presidente del consiglio di amministrazione della IQS AG, osserva da anni questo effetto: "Una volta che si scopre una buona gestione elettronica della qualità per se stessi, si sviluppano nuove idee e presto si vuole ottenere ancora di più."

Rebmann e von Kaenel raccomandano che ogni azienda definisca chiaramente in anticipo ciò che deve essere raggiunto e ciò che deve essere fatto prima. Questo risparmia inutili giri aggiuntivi. Sono anche d'accordo sullo sforzo e sui benefici: "È stato un processo di apprendimento estremo su come progettare in modo completo la gestione della qualità. All'inizio abbiamo pagato molto per il concetto e anche per l'introduzione pratica nella Direzione e nel Dipartimento di Genetica Forense. Ma ora tutti ne stanno beneficiando mentre continuiamo a costruire il sistema. Il punto fondamentale: IQSoft ci ha reso costantemente consapevoli di ciò che dovrebbe essere dato - come informare i dipendenti in anticipo e in tempo, fino a che punto entra in gioco la gestione elettronica della qualità", spiega Rebmann.

Nuove opportunità

IRM-UZH ha ottenuto molto nel frattempo: tutti i documenti in tutte le sedi sono sempre aggiornati quotidianamente. 30 cartelle per laboratorio che devono essere mantenute a mano? Una cosa del passato. Dipendenti che ignorano gli aggiornamenti senza accorgersene? Fuori questione. E sì: il riaccreditamento di Forensic Genetics e l'accreditamento iniziale di Forensic Pharmacology & Toxicology con assistenza elettronica di IQSoft sono stati completati con successo nell'ottobre 2014.

Molti elementi delle attrezzature operative e di prova sono registrati e collegati con successo alle istruzioni per l'uso, ai certificati o alle foto. Tutti i 160 dipendenti dell'istituto usano IQSoft - anche in viaggio: "I nostri medici sul campo accedono al programma tramite iPad. Molti elementi delle attrezzature operative e di prova sono registrati e collegati con successo alle istruzioni per l'uso, ai certificati o alle foto. Tutti i 160 dipendenti dell'istituto usano IQSoft - anche in viaggio: "I nostri medici sul campo accedono al programma tramite iPad. Funziona molto bene".

"I nostri medici sul campo accedono al programma tramite iPad. Funziona molto bene".

Come informatico, Lorenz Rebmann è soddisfatto della standardizzazione raggiunta e sta già pianificando il futuro: "Come nostro prossimo grande progetto, ci stiamo ora dedicando a Forensic Medicine & Imaging e Traffic Medicine & Forensic Psychiatry. Le liste di controllo per la garanzia della qualità sono in corso di elaborazione. Anche lì ci stiamo sforzando per l'accreditamento. Ciò che introduciamo come standard di qualità in questo settore con l'aiuto di IQSoft avrà un'influenza in tutta la Svizzera. »