Trasparenza avvincente

WChiunque si veda servire un biscotto incartato individualmente con il suo caffè crème, incontra un campione di shampoo incollato nella rivista o usa un asciugamano da ristoro perfettamente incartato sull'aereo ha avuto un punto di contatto con Proderma. L'azienda di successo a livello internazionale si è affermata come specialista leader nelle soluzioni di piccoli imballaggi personalizzati. "Come imballatore a contratto, ci troviamo di fronte a una grande varietà di esigenze dei clienti e di richieste d'ordine", dice il co-amministratore delegato Adrian Meier. Le specifiche di produzione che cambiano rapidamente e le industrie alimentari, cosmetiche e farmaceutiche strettamente regolate richiedono una gestione rigorosa della qualità. Proderma possiede i certificati ISO 9001, 22000, 22716, 13485, la licenza d'esercizio Swissmedic (Pharma GMP), il certificato organico e la licenza per riempire gli alimenti di origine animale e gli alimenti per animali domestici. "Inoltre, coltiviamo l'idea CIP nella nostra filosofia", dice Urs Gassmann, responsabile del controllo qualità. "Per garantire che il miglioramento continuo prenda piede, stiamo utilizzando con successo il software Improve dall'inizio del 2013", aggiunge.

Gestione del rischio tramite strumento
Non appena il "Risk Management" è diventato disponibile come nuovo modulo Improve nell'autunno 2015, Proderma si è rivolta a questa soluzione software. "Siamo stati colpiti dal fatto che tutti i tipi di rischio sono coperti: rischi strategici, operativi, tecnici e finanziari. E avevamo già familiarità con la semplicità del software", spiega Urs Gassmann. L'azienda ha già identificato e classificato 50 rischi nell'area centrale della sicurezza dei prodotti e ha definito misure per affrontarli. Adrian Meier è già entusiasta dopo i primi sei mesi. "Lavoravamo con un documento Excel di 47 pagine secondo il motto letto, perforato, archiviato", dice il 55enne in modo esagerato. Ora c'è trasparenza e completa tracciabilità, che crea anche fiducia all'esterno. "Abbiamo incontrato un alto livello di accettazione durante i numerosi audit da parte delle autorità e dei clienti", dice soddisfatto il Q-Manager Gassmann. Cosa significa la gestione del rischio nell'area della sicurezza dei prodotti in Proderma è chiarito di seguito.

Focus sulla sicurezza del prodotto
In Proderma, l'area di rischio della "sicurezza del prodotto" include rischi come insufficienti chiarimenti AVOR, etichettatura errata, uso di materiali di imballaggio sbagliati, igiene insufficiente durante il riempimento, introduzione di parassiti o contaminazione microbiologica del prodotto attraverso l'imballaggio. "Nel complesso, gli errori e il rischio di contaminazione incrociata sono i nostri rischi maggiori", spiega Urs Gassmann.

Identità sbagliata
A causa dell'enorme gamma di prodotti, c'è il rischio di confusione. Pertanto, il rilascio di una linea di riempimento alla Proderma è strettamente regolato. Si svolge secondo il principio del doppio controllo tra i responsabili della produzione e della qualità e copre sempre i due turni di nove ore. Tecnicamente, viene utilizzato un sistema di codici a barre. Proderma ha anche un impianto autonomo per i prodotti chimico-tecnici per garantire una rigorosa separazione dalle altre linee di prodotti.

Contaminazione incrociata
Gli allergeni sono un grande problema, soprattutto nel settore alimentare. Sedano, glutine, latte, uova, soia, lupini, molluschi e solfiti sono esempi popolari. Nei prodotti confezionati da Proderma, gli allergeni non devono essere presenti o devono essere dichiarati al cento per cento. "Una discrepanza tra il contenuto della confezione e la dichiarazione è un no-go", sottolinea Adrian Meier. La precisione richiesta è nell'ordine delle parti per milione. Proderma assicura che queste specifiche siano soddisfatte per mezzo di processi definiti e istruzioni di lavoro che includono concetti di pulizia e abbigliamento. In casi particolarmente sensibili, vengono commissionate misurazioni a laboratori esterni. Inoltre, l'azienda tiene una lista quotidianamente aggiornata di quali allergeni sono presenti nell'azienda. Direttamente collegato al rischio di carry-over è il rischio di una pulizia insufficiente delle parti, delle macchine e dei locali che entrano in contatto con il prodotto. Con la pulizia convalidata, il monitoraggio del clima e le attività di formazione, Proderma assicura che le condizioni corrette siano sempre mantenute.

Migliorare il valore aggiunto
Risolvere la gestione dei rischi secondo la norma ISO 9001:2015 rivista con il software Improve CIP elimina la necessità di nuove soluzioni stand-alone o di nuove applicazioni. Lo strumento integra completamente la gestione del rischio nella gestione della qualità. Tutte le 16 schermate di input e i moduli software possono essere collegati al tema della gestione del rischio. "Improve offre una panoramica completa e si può semplicemente ritrovare tutto", commenta Urs Gassmann. L'azienda considera particolarmente utile la visualizzazione comprensibile dei rischi, la mappatura dell'intero portafoglio dei rischi, la ricerca full-text e la documentabilità dei messaggi con foto ed e-mail. Secondo Adrian Meier, anche l'effetto interno non è da sottovalutare: "Ora abbiamo 160 dipendenti di qualità in azienda", sorride. Come manager, apprezza molto il fatto che si crea anche la trasparenza dei costi. Per esempio, le misure del programma preventivo per ottenere la sicurezza del prodotto possono essere ulteriormente valutate in Improve; diventa visibile dove e quando sono stati sostenuti i costi. Inoltre, il software permette il monitoraggio continuo del progresso delle misure secondo cicli di tempo autodefiniti.

"Per ottenere un successo ottimale con il software CIP, la sua manutenzione tempestiva è indispensabile", sottolinea Urs Gassmann, che è anche responsabile della sicurezza alimentare oltre che del controllo qualità. Con due riunioni settimanali, Proderma mantiene il sistema aggiornato e può anche contrastare rapidamente qualsiasi accumulo di problemi.

Gestione dei reclami
Proderma ha già tre anni di esperienza con la gestione Improve orientata agli eventi di deviazioni esterne (reclami) e deviazioni interne (errori interni, errori dei fornitori). Il numero di rapporti di deviazione è aumentato rispetto alle precedenti soluzioni Excel, "semplicemente perché con il software CIP non si perde o si dimentica più nulla", dice Gassmann, che è responsabile della qualità. "L'intercettazione interna degli errori, propri o dei fornitori, è cruciale per noi", aggiunge Adrian Meier, "questo in vista delle esportazioni in tutta Europa e persino fino all'Asia e in vista di clienti come Nestlé, Unilever o la grande distribuzione". Un ulteriore aspetto positivo degli errori dei fornitori documentati con precisione è che i costi degli errori possono essere recuperati. Nel 2015, Proderma ha recuperato con successo somme a cinque cifre dai fornitori.

"Recentemente, abbiamo anche combinato la gestione dei reclami con la gestione del rischio", dice Urs Gassmann, descrivendo un altro aspetto. Per ogni rapporto di deviazione, i responsabili di Proderma si chiedono quale rischio comporta il contenuto del rapporto. Le risposte vanno da "insignificante" a "catastrofico" e sono quindi input preziosi per ulteriori misure di miglioramento.

"Abbiamo anche recentemente combinato la gestione dei reclami con la gestione del rischio".

Cosa dice il documento guida "Lo spirito di Proderma"? "Consideriamo gli errori commessi una volta come passi di apprendimento. Impariamo dagli errori e non facciamo mai lo stesso errore due volte". È proprio qui che il software Improve CIP supporta efficacemente l'azienda.