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I flussi di lavoro di un'azienda di rete sono ben noti. Tra le altre cose, questo comporta il calcolo delle tariffe di utilizzo della rete, la gestione del percorso delle entrate, il mantenimento dell'attuale database di regolamentazione e la gestione dell'EEG (legge sulle fonti di energia rinnovabile in Germania, che garantisce ai produttori di energia rinnovabile tariffe fisse di alimentazione, simile al KEV in Svizzera; ndr) e KWKG (legge sulla cogenerazione in Germania, che regola l'alimentazione e la remunerazione dell'elettricità da impianti di cogenerazione; ndr). Sono tutti compiti molto impegnativi, che richiedono tempo e anche piccole dimensioni e che devono essere attuati in tempo e, soprattutto, nel rispetto del budget. Questa sfida ha affrontato anche la società di rete di Stadtwerke Duisburg, che non solo voleva pianificare le sue rispettive attività in modo sensato, ma anche elaborarle in un modo supportato dal sistema.

Cifre non sempre coerentemente informative

Il desiderio era quello di sapere in qualsiasi momento esattamente a che punto ci si trovava con ogni singola misura, ma anche condensato con tutte le misure, quali budget erano assegnati a quali misure e se tutti i progetti stavano funzionando secondo il piano come calcolato. Quando si tratta di pura riconciliazione di bilancio, molte aziende lavorano già con le loro soluzioni SAP e valutano le loro cifre in questo modo. Per le cifre dell'euro, questo produce certamente risultati molto accurati, ma attenzione: le cifre riportate non sono automaticamente coerentemente informative. Dopo tutto, se avete pianificato 100 misure nel corso di un anno, preventivato 50 milioni di euro per esse, e speso 25 milioni di euro a metà anno, potreste pensare di essere sulla buona strada. Alla fine, però, il puro valore di bilancio di 25 milioni di euro non ha alcun significato, perché i fattori tempo e risorse sono molto più interessanti per quanto riguarda le misure previste. Può essere che alcuni progetti siano in anticipo - anche in termini di budget - ma che altre misure non siano ancora state avviate, contrariamente alla pianificazione originale. E questo potrebbe davvero rovinare il piano generale.

Aspetti commerciali e normativi con uguale peso

Michael Springer, firmatario autorizzato e senior sales manager del fornitore di BI prevero: "Qui si tratta in particolare di mantenere tutti i dati necessari - cioè il contenuto tecnico e quello commerciale - in un unico sistema, che è proprio il nocciolo della questione. Il sistema deve essere progettato in modo tale che sia il caposquadra che esegue il lavoro tecnico sulla stazione di trasformazione, sia il dipendente del progetto che è responsabile dell'acquisto dei materiali, possano accedervi facilmente. E, naturalmente, questo comporta anche un cambiamento di pensiero, perché il maestro artigiano che posa i cavi non si è interessato finora agli effetti monetari del suo lavoro, non è stato nemmeno chiesto. "Per costruire esattamente questo ponte, molte aziende stanno introducendo una sorta di controllo tecnico. Si tratta spesso di un dipendente con un background tecnico, che esamina e prende in considerazione anche gli aspetti commerciali delle rispettive misure. Springer: "Bisogna chiarire quale effetto ha il rinvio di una misura da maggio ad agosto, per esempio, in termini commerciali, normativi o anche di personale. Da un punto di vista normativo, potrei essere in violazione della legislazione; da un punto di vista commerciale, il rinvio potrebbe avere un impatto sul flusso di cassa; e per quanto riguarda il personale, entro agosto potrebbe essere stato programmato da tempo per altri progetti e potrebbe quindi non essere più disponibile, e l'acquisto di personale esterno che sarebbe allora necessario avrebbe a sua volta un impatto sul piano dei costi e sul bilancio complessivo". L'approccio commerciale è certamente poco familiare allo staff tecnico all'inizio, ma: "Diventa subito chiaro che lavorare con un solo sistema rende la vita molto più facile per tutti coloro che sono coinvolti. Se dovessero mantenere le cifre commerciali nel sistema SAP, dovrebbero estrarre queste cifre dal sistema per ogni singolo rapporto mensile, unirle e poi trasferirle in liste Excel. Il sistema prevero, invece, offre logiche già pronte, ad esempio, in modo da ridurre il lavoro e lo sforzo dei reparti specializzati. La nostra esperienza mostra che soprattutto i tecnici lo apprezzano molto, dopo tutto, non è il loro lavoro costruire modelli di previsione o spingere i calcoli Excel avanti e indietro. »

Sforzi inutili con il sistema SAP

Il Dr. Jens Kiefel, firmatario autorizzato e capo del dipartimento Problemi di base e Controlling della Stadtwerke Duisburg Netzgesellschaft mbH, commenta: "Non voglio nascondere il fatto che inizialmente abbiamo anche cercato di progettare i nostri investimenti e misure di controllo con le risorse di bordo di SAP. Usiamo comunque SAP in molte aree della nostra azienda, e funziona molto bene e in modo affidabile a livello operativo. Ma dopo aver investito molto tempo e denaro con poco successo, è diventato subito chiaro che avevamo bisogno di un altro sistema. E dato che usiamo già prevero per il controllo di gruppo e i compiti normativi in ogni caso, ci siamo fatti mostrare da qualcuno come affrontare questo problema. Abbiamo preso la decisione e ora lavoriamo con una piattaforma software molto flessibile che può essere amministrata anche dai nostri capisquadra e dal reparto specializzato senza alcuna conoscenza di programmazione. Soprattutto dopo l'esperienza con le precedenti prove SAP, questo era molto importante per noi", continua Kiefel.

Trasparenza dei dati senza compromessi

In questo contesto, sono importanti anche la precisione e la velocità con cui funziona il sistema prevero e la disponibilità estremamente rapida di tutti i dati reali. Componenti ETL (Extract, Transform, Load) tecnologicamente molto sofisticati sono utilizzati per collegare i sistemi operativi e per trasformare i dati come sono necessari per la fornitura nel sistema. Ci sono interfacce certificate e standardizzate per i comuni sistemi ERP che permettono di creare connessioni di dati altamente automatizzate in un tempo molto breve. L'utente può quindi visualizzare i dati attualmente pubblicati vicino al tempo - per esempio, ogni ora - fino al livello dell'originatore. Per esempio, il caposquadra non solo deve essere in grado di vedere che una somma X è stata registrata in un certo centro di costo, ma deve anche essere in grado di vedere quali importi parziali compongono questa somma per poter stimare quali ulteriori registrazioni deve ancora aspettarsi a questo punto. Oppure vede il suo valore pianificato in un rapporto, lo confronta con il valore reale, guarda la differenza e può accedere ad ogni singolo documento nel sistema. Springer: "Questo esempio spiega molto bene quanto sia importante la trasparenza, che è il prerequisito principale, soprattutto per il management, per poter prendere decisioni. Questo vale certamente per tutti i settori e tutte le industrie, ma è ancora più importante per le aziende di rete perché il business è guidato puramente dalle misure, e i tempi di risposta rapidi sono essenziali qui".

Kiefel non può che sottolinearlo: "È indispensabile essere leader nella pianificazione, cioè nella distribuzione dei fondi, attraverso una grande trasparenza e poi sapere costantemente a che punto si è nel trattamento dei fondi approvati. Questo vale non solo finanziariamente, ma anche in termini di quantità e risorse. Il nostro compito è quello di mantenere uno stato di sicurezza in ogni momento. Dal momento che, come operatore di rete, realizziamo principalmente misure tecniche che assicurano la sicurezza dell'approvvigionamento, queste devono essere trasparenti in ogni momento all'interno dell'azienda, in modo che qualsiasi squilibrio possa essere identificato in una fase iniziale e si possa reagire rapidamente di conseguenza".

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Springer aggiunge: "La buona notizia è che il tempo precedentemente perso nel confrontare liste Excel che non corrispondevano mai e nel preparare ripetutamente i dati può ora essere messo a buon uso. Da un lato, si può fare affidamento sulle cifre del sistema e non scoppiare a sudare quando il capo chiede brevemente una previsione per la divisione elettrica su tutti i progetti di investimento e manutenzione, e dall'altro lato, il sistema diventa uno strumento di controllo attivo per la gestione. "Per esempio, le misure pianificate possono essere calcolate sia da un punto di vista normativo che commerciale. Con gli scenari "what-if", si può vedere cosa succede se si porta avanti una certa misura, o se ci sono vantaggi se si spostano certi parametri. Springer continua: "E questo è esattamente il momento in cui inizia il dialogo con la tecnologia, e questo è anche il vantaggio principale, oltre all'uniformità del sistema: che i tecnici e gli uomini d'affari acquisiscono una comprensione molto migliore l'uno dell'altro perché parlano tra loro. Ai nostri clienti piace il fatto che finalmente hanno più tempo per i contenuti. »