Rendere la scuola più facile

SMettiamo le cose in chiaro: la gestione della qualità nelle scuole svizzere è parte integrante della vita scolastica quotidiana in molti modi. Tuttavia, lo sforzo per comunicare tutto a tutti e per aggiornare con precisione tutti i documenti è enorme.

Non c'è da stupirsi: il sistema scolastico moderno è soggetto a sforzi di riforma che si susseguono così strettamente che la loro attuazione porta a un notevole lavoro aggiuntivo per il personale docente e gli amministratori scolastici.

Problemi e paure

Un sistema elettronico di QM con una buona gestione dei documenti può aiutare in questo caso. Ma molti insegnanti guardano questi strumenti con sospetto. La paura di avere ancora più lavoro irrompe in un'industria che è già preoccupata per la burocrazia sempre crescente e per la sempre minore libertà di movimento nell'esercizio della professione. L'argomento più frequentemente sentito è che "gli studenti non ricevono abbastanza".

Il diavolo è nei dettagli

Quindi la domanda è: un sistema di controllo facilita il lavoro di tutti? O si tratta solo di scoprire chi sta facendo qualcosa di sbagliato? Hans-Peter Kost, capo della società di software IQS AG con sede a Zofingen, ama dirlo in questo modo: "Non si tratta di trovare errori, ma di evitarli".

Il capolavoro digitale di Kost è IQSoft. Questo assistente elettronico per la gestione della qualità funziona in più di 1000 aziende e istituzioni svizzere. E dopo gli ospedali e le autorità pubbliche, anche la BWZ Lyss utilizza da tempo il pacchetto software modulare - ed è una delle prime scuole a farlo.

La gestione elettronica della qualità come sviluppo logico

Per Erich Brunner, Quality Manager di BWZ Lyss, il QM via software è stato un passo logico, perché la sua "azienda" non guarda solo al futuro da ieri. Già nel 1999, la BWZ Lyss si era certificata secondo ISO 9001, nota bene contro una grande resistenza interna e come primo centro educativo bernese. Seguirono altre certificazioni e molti audit.

Tuttavia, questo non ha tolto dal tavolo la questione della "documentazione pulita e facilmente accessibile". Ecco perché Brunner ha deciso di fare un colpo di spugna qualitativo nel 2010:

Gestione pratica dei documenti

"Era il momento di aggiornare il nostro sistema di gestione della qualità. Fino ad allora, chi cercava un documento doveva conoscere il numero del documento. E per quanto riguarda la documentazione cartacea, alcuni nuovi documenti sono stati presi in prestito e mai restituiti".

Anche la newsletter triennale con una lunga lista di documenti aggiornati non era una passeggiata. "Questo ha sempre richiesto molto lavoro", ricorda Brunner. E non era nemmeno completo, come illustra con un dettaglio apparentemente innocuo: "Guarda, oggi non si parla più di apprendisti o apprendiste figlie o tirocinanti, ma si è obbligati per legge a parlare di discenti. Solo per cambiare questo correttamente in tutti i documenti ... non era più possibile".

Requisiti chiari

I seguenti criteri sono stati decisivi per la valutazione della soluzione desiderata:

• Interfaccia di navigazione semplice per i dipendenti
• Conservare i documenti precedenti per quanto possibile (Word, Visio, Excel)
• Possibilmente trasferimento graduale a una nuova interfaccia (navigazione)
• Le fasi introduttive devono essere possibili passo dopo passo (sistema modulare)
• Le sequenze di processo (ad esempio per le prove) dovrebbero poter essere registrate nel software.
• Le opzioni di ricerca devono essere disponibili (ricerca a tutto testo se possibile)

Presentazione convinta - software acquistato

Per risolvere i suoi compiti, Erich Brunner ha testato diversi pacchetti software nel 2011. Alla fine, è stato particolarmente convinto da IQSoft, non da ultimo grazie alla presentazione del prodotto di IQS AG a Lyss, che ha impressionato anche l'informatico scolastico presente - una specie che è scettica sulle presentazioni di software per una buona ragione. Il programma è stato acquistato.

Tuttavia, IQSoft non è andato online fino al 2012. Brunner ammette: "Avevamo bisogno di molte meno risorse del previsto. Se l'avessimo capito prima, avremmo iniziato prima con IQSoft". Un'affermazione preziosa, perché il troppo rispetto per la quantità di lavoro coinvolto nell'integrazione del software QM ha fatto sì che molti manager di Q aspettassero prima di introdurlo.

L'introduzione non è un compito erculeo

E quanto è grande questo sforzo? Quanto è complicato il programma? Quante sessioni di formazione sono state necessarie prima del lancio?

Chi conosce già IQSoft lo sa: il formato del documento non ha importanza. IQSoft supporta i sistemi esistenti. Tutti i dati originali sono ancora disponibili, ma ora per

Facile e veloce da trovare

possono essere analizzati con un clic del mouse. E per quanto riguarda la registrazione dei dati necessari: "Ho un dipendente al secondo anno che lo fa. Lei l'ha buttato giù in cinque minuti e ha trovato tutto quello che cercava sul programma nei manuali IQSoft. Sono buoni. E la ricerca full-text aiuta molto con gli aggiornamenti dei dati".

Formazione espressa

IQSoft permette all'utente di progettare liberamente l'interfaccia iniziale. Brunner ha mantenuto lo stile della scuola e mappa l'intera intranet in una pagina: "L'interfaccia IQSoft è comunque intuitiva. Così ho progettato una guida di sette pagine con molte immagini e ho fatto 15 minuti di formazione con 45 insegnanti principali. Questo è tutto il tempo che ho. Con gli insegnanti part-time ci sono voluti 30 minuti. Uno di loro mi ha fatto una domanda. Naturalmente, ho poi organizzato un'altra formazione di follow-up per le stesse persone. Sono venute due persone".

Uso della flotta

Da allora, i dati registrati alla BWZ Lyss vengono recuperati con il sistema di gestione dei documenti tramite IQSoft. Quando un documento cambia, solo le persone interessate ricevono un'e-mail. E questo viene fatto automaticamente. Il tracciamento (storia) è sempre fatto. Gli istruttori esterni, per lo più professionisti, sono contenti di poter trovare tutto facilmente e rapidamente. E anche gli insegnanti esterni al settore e il preside della scuola sono entusiasti, dice il responsabile della qualità.

Verifiche, regolamenti di processo, standard? Tutto può essere aggiornato e controllato con un clic del mouse. Fasi nervose di preparazione all'audit, comuni in molti luoghi prima degli audit, non esistono a Lyss.

Più gioia al lavoro

Rendere la scuola più facile grazie alla gestione elettronica dei processi. Per Erich Brunner, questo è assolutamente misurabile: "Il lavoro di Q ora è di nuovo divertente". Poi, ha intenzione di utilizzare il modulo BPM (Business Process Modeling) di IQSoft. Grazie alla struttura modulare del programma Zofingen (compri e usi solo quello che ti serve), ha potuto prendere il suo tempo con questo. Ma forse BPM funziona così bene da subito che - vedi sopra - rimpiangerebbe di aver aspettato più a lungo in retrospettiva.