Ordine nella giungla dei documenti

LCA Automation è uno specialista innovativo nel campo della costruzione di macchine speciali per l'automazione, il processo e l'ingegneria di processo. L'azienda ha automatizzato processi per clienti internazionali nell'industria automobilistica e dei trasporti, nei servizi di costruzione e in altri settori per quasi 45 anni. Inoltre, LCA sviluppa concetti di produzione, macchine utensili specifiche, banchi di prova e offre servizi nel campo dell'ingegneria meccanica. L'azienda è cresciuta fortemente negli ultimi anni, sia organicamente che attraverso diverse acquisizioni. Il panorama dei sistemi informatici si è sviluppato in modo corrispondente e confuso. Ueli Imhof, capo dell'amministrazione di LCA, è stato infine incaricato di consolidare i grandi sistemi più importanti. Con l'implementazione di Microsoft Dynamics AX, un nuovo sistema ERP (Enterprise Resource Planning) ha portato ordine nella proliferazione delle applicazioni. Questo è stato seguito da applicazioni tecniche per la progettazione elettronica e meccanica. Infine, nel 2014, Imhof ha iniziato a professionalizzare la sua gestione dei documenti. Anche se alcuni dei documenti interni erano ora disponibili nell'ERP, l'archiviazione generale dei documenti era ancora scoordinata. Da un lato, i documenti esterni come le fatture, le bolle di consegna, ecc. erano ancora archiviati solo in forma cartacea, il che significava che a volte non erano accessibili o lo erano solo con difficoltà. D'altra parte, diversi sistemi di file per i dati dei progetti, le informazioni operative, ecc. portavano a una crescita incontrollata e al disordine, perché ogni impiegato poteva creare cartelle come meglio credeva. "Le autorizzazioni erano difficili da gestire con i sistemi esistenti, il che significava che in alcuni casi non veniva assegnato alcun diritto e i metodi di lavoro dei dipendenti potevano quindi essere controllati solo in modo insoddisfacente", dice Imhof, descrivendo la situazione di allora. Per rimediare alla situazione era necessario un nuovo sistema di gestione dei documenti (DMS), in cui tutti i documenti sono automaticamente indicizzati, archiviati e resi accessibili ai dipendenti responsabili secondo un concetto di ruolo definito. Bisognava tener conto del fatto che il personale del progetto LCA è spesso fuori dall'ufficio e in giro per il mondo. Il nuovo sistema doveva quindi essere una soluzione web che potesse essere utilizzata anche con i dispositivi mobili.

Scaglionati in tre sottoprogetti

La scelta è caduta infine su Infoshare del produttore svizzero Kendox, con sede a Oberriet a San Gallo. Nel prendere la sua decisione, Imhof ha seguito la raccomandazione di un partner Microsoft che conosceva. "Kendox poteva già dimostrare molti anni di esperienza nell'implementazione del suo sistema DMS in Microsoft Dynamics AX. Di conseguenza, esisteva già un'interfaccia con la nostra applicazione ERP. Potremmo quindi supporre che questo faciliterà l'introduzione della nuova soluzione DMS uniforme", dice Imhof. "Tuttavia, per non sovraccaricare la nave, abbiamo deciso di dividerla in tre sottoprogetti".

Il primo punto all'ordine del giorno era il componente più importante del sistema: l'introduzione di un file di progetto, la sua connessione all'applicazione ERP e il trasferimento dei documenti esistenti dal file system alla nuova soluzione. Questo è stato seguito nel secondo sottoprogetto dall'introduzione del file del personale, l'integrazione delle fatture in entrata e l'organizzazione di tutti i documenti non legati al progetto dal sistema ERP, per esempio quelli dalle vendite che non potevano ancora essere assegnati a un progetto. Infine, il terzo sottoprogetto ha riguardato l'implementazione dell'accesso esterno per i clienti di LCA e la garanzia che la documentazione dell'impianto in particolare potesse essere facilmente scambiata tra LCA e il cliente. In LCA, ogni ordine del cliente per un nuovo impianto significa un progetto separato. Quindi il primo passo è stato quello di prestare la massima attenzione al file del progetto, poiché Imhof voleva ottenere il massimo beneficio dal nuovo sistema per l'azienda il più rapidamente possibile. Era particolarmente importante per lui che nessuno conservasse più documenti ERP in uno dei vecchi sistemi di file. Per questo motivo, quando i sottoprogetti sono entrati in funzione, l'opzione di memorizzare i documenti sul file system è stata eliminata. I vecchi sistemi erano effettivamente chiusi a chiave, così che il vecchio archivio era disponibile solo in casi eccezionali - e allora solo attraverso il dipartimento IT. "L'obiettivo era quello di guidare i dipendenti in modo che potessero prendere confidenza con il nuovo sistema il più velocemente possibile e anche usarlo. In retrospettiva, questa misura è stata uno dei punti decisivi per il successo dell'introduzione della nuova soluzione.

Ambiente di prova e installazione di base

Un ambiente di prova è stato installato per l'introduzione scaglionata nei tre sottoprogetti. L'obiettivo iniziale era quello di effettuare test di sistema, di backup e di database e di convalidare qualsiasi recupero di dati necessario. In parallelo, gli amministratori sono stati formati sulla nuova soluzione "on the job". "Dopo la formazione e i test, il nostro amministratore di sistema dovrebbe essere in grado di ripristinare l'installazione di base in caso di emergenza", dice Imhof, spiegando la procedura. Dopo il successo dei test di sistema e operativi e la formazione, l'applicazione è stata configurata per i diversi tipi di documenti e proprietà, permessi di accesso, integrazione con Microsoft Office e Outlook, il connettore a Dynamics AX, ecc. Successivamente, gli utenti chiave sono stati addestrati sull'applicazione nell'ambiente di prova completamente configurato e preparato. Vale la pena ricordare che il trasferimento dell'azienda è stato programmato durante questo periodo. Grazie ad una buona organizzazione da parte dell'IT e in coordinamento con Kendox, questo non ha rappresentato una seria sfida nell'ambito del progetto. Dopo il trasferimento, le cose si sono fatte serie alla fine di giugno 2015: l'applicazione è stata messa in funzione, i file di progetto sono stati creati automaticamente sulla base dei dati master Dynamics AX esistenti e i documenti relativi al progetto sono stati importati da Dynamics AX. Quest'ultimo, tuttavia, significava che prima di tutto, il

Il sistema DMS porta un aumento della qualità da un lato e una maggiore efficienza dall'altro.

Il nuovo DMS per i file del progetto è finalmente entrato in funzione il 1° luglio. Il nuovo DMS per i file del progetto è finalmente entrato in funzione il 1° luglio.

servizio clienti

Successivamente seguì una procedura simile per il sottoprogetto 2 per tutti i documenti non relativi al progetto memorizzati nel sistema ERP, il file del personale e l'integrazione delle fatture in entrata. Il primo passo è stato quello di tenere workshop di analisi e configurare il file del personale, le fatture in entrata e la connessione all'applicazione ERP nell'ambiente di prova, effettuare un carico di prova e poi formare gli utenti chiave. Infine, tutti gli elementi sono stati trasferiti al sistema di produzione e i documenti sono stati importati dal sistema ERP e dall'unità nel nuovo ambiente DMS. Infine, il 1° ottobre 2015, il sistema è entrato in funzione per i documenti e i file aggiuntivi.

Allo stesso modo, il terzo sottoprogetto (accesso al portale per i clienti e fornitura di documentazione patrimoniale) è stato iniziato con workshop di analisi dettagliata, dove è stato anche specificato il concetto di autorizzazione per l'accesso dei clienti esterni attraverso il portale web. Nell'agosto 2016, anche quest'area all'interno del nuovo sistema DMS è entrata in funzione.

Qualità significativamente migliorata e maggiore efficienza

"L'introduzione del file di progetto era della massima importanza per noi come organizzazione orientata al progetto, dato che un progetto include tutte le fasi, a partire dallo sviluppo, costruzione e manutenzione fino alla documentazione di un impianto", dice Imhof a posteriori. Poiché LCA è anche obbligata per legge a creare una documentazione per ogni impianto e a conservarla a lungo termine, l'applicazione DMS tiene conto anche degli aspetti normativi. "Con il nuovo sistema, possiamo garantire un'archiviazione dei documenti a prova di revisione, in conformità con i requisiti di conformità e sicurezza", dice Imhof. La documentazione dell'investimento, che può contenere fino a 3000 documenti, è ora essa stessa parte del file del progetto e può essere trasferita automaticamente dal cliente al suo sistema. In alternativa, il cliente può anche accedere alla documentazione tramite un portale web, se lo desidera anche prima della consegna dell'impianto. In particolare, la fornitura e il trasferimento automatizzati rappresentano un'enorme riduzione del carico di lavoro e un aumento dell'efficienza, sia per il cliente che per LCA stessa. "In passato, dovevamo creare varie versioni preliminari in questi casi, inviarle al cliente per il controllo e poi trasferirle faticosamente di nuovo. Oggi, il cliente può accedere direttamente alla documentazione, per esempio, visualizzare over- e under-list, e noi possiamo trasferire il file per l'importazione nel sistema del cliente con un clic del mouse". Per questo motivo, il sistema DMS porta un chiaro aumento della qualità da un lato, e dall'altro ha un effetto positivo sull'efficienza del lavoro: "I documenti possono essere trovati molto più velocemente che nel vecchio sistema. Certo, anche l'archiviazione richiede ordine e disciplina, ma quando si cercano fatture, bolle di consegna, orari, ecc. si ottengono i risultati desiderati in pochi secondi, proprio come Google". Allo stesso tempo, i documenti sono disponibili a tutti gli utenti da qualsiasi luogo e da tutti i dispositivi finali, il che rende il lavoro molto più facile nella pratica.