Usare Office 365 in modo completo in movimento - ma come?

L'accettazione dei servizi cloud sta crescendo costantemente tra le aziende svizzere. Questo vale in particolare per Office 365, la combinazione di Microsoft di servizio online, applicazione web Office e abbonamento software. Poiché le applicazioni per i dispositivi mobili stanno diventando sempre più sofisticate e versatili, molte aziende vorrebbero metterle a disposizione dei loro dipendenti su smartphone e tablet. Da quando Microsoft ha annunciato la sua intenzione di gestire un proprio data center in Svizzera, i manager IT sono diventati ancora più consapevoli di questo argomento e probabilmente diventerà sempre più interessante quando entrerà in funzione al più tardi l'anno prossimo. Un'altra ragione per l'aumento dell'uso delle applicazioni in Office 365 è il fatto che molte applicazioni nelle edizioni business sono sottoscritte automaticamente, ma non sono o non sono ancora utilizzate nella pratica. Eppure le applicazioni alternative potrebbero essere abbandonate soprattutto con un abbonamento a Office 365, risparmiando così sui costi. Inoltre, singole app come l'applicazione di chat Teams o il blocco note digitale One Note possono essere iniziatori dell'integrazione mobile di Office 365. Per quest'ultimo, non ci sono quasi alternative mobili in termini di facilità d'uso. Inoltre, gli utenti hanno familiarità con esso e vogliono utilizzare l'applicazione in movimento. Tuttavia, la migliore disponibilità e funzionalità di Office 365 sui dispositivi mobili aumenterà probabilmente la pressione sui servizi esistenti, che fino ad ora sono stati concessi in licenza separatamente. Dopo tutto, oltre alla questione dei costi di licenza, la collaborazione con gli sviluppatori esterni di app è anche irta di speciali sfide aggiuntive. C'è quindi molto da dire sull'uso completo della suite Office non solo su PC e laptop, ma anche su smartphone e tablet. Tuttavia, la maggior parte delle aziende non sa cosa aspettarsi quando si integra Office 365 nei dispositivi mobili e come affrontare la questione. Dopo tutto, quando si tratta di uso aziendale, i dispositivi mobili rimangono una questione separata per l'IT aziendale, con le loro peculiarità e sfide.

Sfide
Naturalmente, la prima cosa da fare quando si utilizza Office 365 in movimento è accettare che i dati saranno memorizzati nella nuvola di Microsoft. Poiché la protezione dei dati aziendali deve essere garantita e i requisiti in questo senso variano da azienda ad azienda, la prima cosa da fare è chiarire la situazione in dettaglio. A seconda del tipo di dati o dell'area di business interessata, la situazione iniziale e i requisiti possono essere molto individuali. Per quanto molti siano incerti sulla questione dell'integrazione di Office 365 nei dispositivi mobili, le aspettative del management per una rapida implementazione sono altrettanto alte. Tuttavia, è importante prestare attenzione ad alcuni aspetti quando si prende una decisione così lungimirante. Se volete assicurare il successo e l'uso efficiente delle app mobili di Office 365, la facilità d'uso, il supporto e la sicurezza devono essere garantiti allo stesso modo del funzionamento on-premises e del desktop computing.

Sicurezza, usabilità e supporto
La priorità assoluta nell'integrazione di qualsiasi applicazione deve essere la facilità d'uso oltre alla sicurezza, anche con l'uso mobile di Office 365. L'utente vuole una configurazione semplice e un'usabilità ampiamente familiare. Questo vale anche per l'uso privato del dispositivo, sul quale Office 365 come app non dovrebbe avere alcuna influenza. Il cloud computing mobile dovrebbe anche avere il minor impatto possibile sulla qualità del supporto. Questo deve essere garantito come per qualsiasi altra applicazione. Come per le piattaforme on-premises, sono necessarie persone interne o esterne per gestire i problemi dei dipendenti e la messa in funzione e il test di nuove funzionalità. Questi compiti si presentano a volte con un preavviso molto breve, perché la tendenza all'uso mobile del software cloud è accompagnata da un aggiornamento dei servizi sempre più ampio e in cicli più brevi, e le conoscenze per questo a volte non sono ancora disponibili. Questo può essere il caso perché manca il personale necessario o perché l'argomento sta diventando più complesso quando le nuove versioni vengono installate dal produttore in background a intervalli sempre più brevi. Dovrebbe essere utile qui che i "servizi di monitoraggio mobile" hanno recentemente reso possibile il monitoraggio di tutte le infrastrutture (cloud e on-premises, compresi i dispositivi mobili). Questo rende possibile identificare proattivamente i problemi di supporto prima che raggiungano il responsabile del servizio. Inoltre, domande come il BYOD in relazione alla sicurezza e alla protezione dei dati non devono rimanere senza risposta. In entrambi i casi, il know-how appropriato in materia di sicurezza, gestione dei servizi e supporto deve essere disponibile per un processo senza problemi.

Conclusione
I servizi cloud di Microsoft, e Office 365 in particolare, sono stati discussi per anni. L'avanzamento generale del mobile e del cloud computing è ora accompagnato da una domanda più forte per l'uso mobile di quante più funzionalità possibili dei servizi (Office 365 o altri servizi cloud). Per la maggior parte delle aziende, dovrebbe anche avere senso fornire ai loro vari gruppi di utenti il maggior numero possibile di funzionalità estese su smartphone e tablet, a seconda delle loro esigenze. Tuttavia, invece di volere tutto in una volta, si raccomanda un'introduzione controllata e continua di servizi individuali. Così facendo, non si deve necessariamente creare un team separato e fornire permanentemente l'integrazione e il supporto. Ma non funzionerà senza un team interno o esterno dedicato responsabile dell'integrazione. La collaborazione con un integratore di sistemi esterno e indipendente dal fornitore, specializzato nella gestione dei dispositivi mobili, nella gestione unificata degli endpoint e nel cloud di Microsoft, ha probabilmente senso e dovrebbe quindi essere considerata.