Migrare i sistemi di gestione normativa
I sistemi di gestione normativi sono diffusi anche nei paesi di lingua tedesca in tutti i settori e le dimensioni delle aziende. Nel 2015, per esempio, 52.995 aziende tedesche erano certificate secondo la norma DIN EN ISO 9001:2008. Le certificazioni sono aumentate costantemente dalla prima edizione dello standard nel 1987. In futuro ci si può anche aspettare un numero crescente di aziende che implementano e gestiscono un sistema di gestione della qualità secondo la norma DIN EN ISO 9001 [1]. Un progetto di ricerca della RWTH Aachen University mostra un modello di design adatto alle PMI.
La prima versione della DIN EN ISO 9001 è stata pubblicata nel 1987 con lo scopo di verificare e stipulare contrattualmente la gestione della qualità nelle aziende. Le aziende tedesche inizialmente temevano una svalutazione del marchio di qualità "Made in Germany" e una marea di documentazione. Dopo l'introduzione dello standard, tuttavia, la Germania ha assunto nel tempo un ruolo pionieristico. Le revisioni dello standard sono seguite nel 1994, 2000, 2008 e più recentemente nel 2015. L'ultima versione è stata pubblicata nel settembre 2015 come DIN EN ISO 9001:2015. [1]
Per garantire che le aziende non perdano la loro certificazione, devono essere ricertificate secondo il nuovo standard entro settembre 2018. L'adattamento del SGQ ai nuovi requisiti è una grande sfida per le piccole e medie imprese, in particolare a causa della mancanza di risorse di personale e di competenze di attuazione. Tuttavia, i servizi di consulenza esterna hanno lo svantaggio - a parte i costi diretti di consulenza associati - che l'organizzazione individuale delle aziende non è sufficientemente presa in considerazione nell'attuazione dei nuovi requisiti. In seguito alla revisione dell'ISO 9001 nel 2000, numerose aziende hanno perso la loro certificazione, il che indica che il SGQ non era sufficientemente adattato alle nuove esigenze [1].
Adattarsi con poco sforzo
Nell'ambito del progetto di ricerca "KMU Move - KMU-ferechtes Gestaltungsmodell zur systematischen Migration von normati-ven Qualitätsmanagementsystemen" (SME Move - SME-friendly design model for the systematic migration of standardized quality management systems), viene sviluppata una procedura sistematica generalmente applicabile per la migrazione di sistemi di gestione certificabili sull'esempio della revisione ISO 9001. Questo dovrebbe permettere alle PMI di adattare i loro sistemi di gestione in modo indipendente, con poco sforzo e in conformità alle norme. Da un lato, si prepara la conoscenza della migrazione, che rappresenta la connessione tra i requisiti normativi e i parametri di progettazione interni all'azienda (processi, documentazione, ecc.). Questa conoscenza supporta le PMI nella costruzione delle corrispondenti competenze di interpretazione e implementazione. D'altra parte, viene sviluppata una procedura generica per l'adattamento del SGQ sulla base dei cambiamenti normativi. Questo contiene moduli procedurali concreti che offrono alle PMI la possibilità di pianificare e realizzare un adattamento del SGQ in modo sistematico e quindi con la protezione delle risorse di personale.
Il sistema di migrazione è implementato insieme a strumenti adeguati in un wiki. Il wiki non serve solo a presentare le linee guida, ma è anche destinato a promuovere lo scambio di esperienze tra le aziende. L'implementazione dei risultati della ricerca sotto forma di un wiki permette l'apprendimento inter-organizzativo e il benchmarking per l'identificazione delle migliori pratiche nelle PMI. Inizialmente, il wiki sarà a disposizione delle società del comitato che accompagna il progetto per utilizzare la guida; dopo il completamento del progetto, il wiki sarà anche reso accessibile al pubblico. Scambiando le esperienze sulla piattaforma wiki, si può avanzare un'ottimizzazione iterativa congiunta della procedura.
Quattro fasi
La metodologia per la migrazione dei sistemi di gestione normativa nelle PMI utilizzando l'esempio di ISO 9001 è divisa in quattro fasi: Fase di analisi, concetto, implementazione e applicazione. La fase di analisi comprende la derivazione sistematica delle differenze nei requisiti della ISO 9001:2008 e della ISO 9001:2015. I requisiti esistenti dell'attuale SGQ vengono confrontati con i nuovi requisiti del sistema da modificare. Le differenze identificate devono essere visualizzate ed elaborate per dare alle aziende l'opportunità di informare e scambiare informazioni sui nuovi requisiti e sugli approcci alla loro attuazione. I risultati vengono trasferiti sul wiki e quindi messi a disposizione delle PMI.
La fase concettuale comprende lo sviluppo di un modello di procedura generica attraverso la ricerca di conoscenze, metodi e strumenti per la migrazione dei sistemi di gestione utilizzando l'esempio di ISO 9001, al fine di sostenere le PMI nella costruzione delle corrispondenti competenze di interpretazione e attuazione. La struttura è basata sulla struttura che è stata identificata sulla base del confronto dei sistemi di gestione generale. Migrare i processi significa implementare nuove specifiche di processo e/o ristrutturare i processi esistenti per quanto riguarda la loro logica fattuale, così come adattare DeepL i contenuti dei processi, le loro intersezioni e la struttura organizzativa. Così facendo, si identificano gli strumenti di migrazione che fanno parte del modello di migrazione del SGQ e la cui necessità è motivata dalla revisione ISO 9001 attualmente in corso. Il processo sviluppato per la migrazione così come gli strumenti necessari saranno integrati nel wiki e serviranno come fonte di informazioni per le aziende. Per le revisioni future, si può supporre che saranno necessari ulteriori strumenti e inventari per la migrazione mirata dei sistemi di gestione. Gli strumenti e gli inventari esistenti possono essere completati e adattati nel wiki in qualsiasi momento, in modo che il modello di progettazione da sviluppare rimanga applicabile per le migrazioni future del QMS.
La fase di implementazione serve ad attuare il processo di migrazione concettualizzato nel wiki nelle PMI. Per l'adattamento del sistema di gestione, oltre alla revisione e alla creazione di strutture organizzative adeguate, si devono definire obiettivi realistici e stabilire processi corrispondenti. Inoltre, si dovrebbe prestare particolare attenzione a introdurre i dipendenti alle innovazioni e a motivarli per la nuova forma di lavoro, se necessario sotto forma di un "progetto di cambiamento".
La fase di applicazione comprende essenzialmente l'aggiornamento sostenibile del Wiki. È fondamentale per il successo del sistema che le informazioni e i dati conformi agli standard siano sempre aggiornati e affidabili. La qualità dell'informazione gioca un ruolo importante, e la conoscenza dovrebbe essere immagazzinata e accessibile in un modo che sia appropriato per il gruppo target. Il focus di questa fase è il miglioramento continuo, per essere sempre in grado di affrontare una mi-grazione in caso di rinnovati cambiamenti.
Gestire la conoscenza grazie a Wiki
La sfida delle piccole e medie imprese (PMI) è quella di adattare i sistemi di gestione in caso di cambiamento dei requisiti normativi. In contrasto con la manutenzione continua dei sistemi di gestione, la migrazione è intesa come una revisione e un riallineamento fondamentali dovuti a cambiamenti esterni dei requisiti. Con l'implementazione tecnica in un Wiki, è possibile mettere conoscenze, procedure e strumenti a disposizione di tutte le aziende. Inoltre, le migrazioni future di ulteriori sistemi di gestione sono rese possibili attraverso lo scambio interorganizzativo sui nuovi requisiti.
Gli iniziatori del progetto di ricerca sono il Fraunhofer Institute for Production Technology IPT e il Machine Tool Laboratory WZL della RWTH Aachen University. È supervisionato dall'Associazione di ricerca FQS.
Qualità e. V.
