Migliorare la gestione del rischio - e cosa comporta un'efficace automazione dei processi
Ridurre al minimo i rischi è in cima alla lista delle cose da fare per i manager: questo è particolarmente vero per le aziende che operano in settori altamente regolamentati, come i servizi finanziari, il settore pubblico o la sanità. In questi settori, è risaputo che anche il più piccolo errore può avere notevoli conseguenze finanziarie e legali.
L'esperienza dimostra che una componente importante delle strategie di gestione del rischio di successo è l'automazione e la gestione dei processi. Entrambe portano a una maggiore coerenza, efficienza e responsabilità in tutta l'organizzazione. "In sostanza, l'automazione garantisce che i processi vengano eseguiti in conformità alle politiche e alle normative stabilite, riducendo il rischio legale. L'automazione consente il monitoraggio e il reporting in tempo reale delle attività operative, permettendo alle organizzazioni di identificare e affrontare immediatamente i rischi. Punti importanti se si considera che a breve entrerà in vigore anche la nuova direttiva NIS2", chiarisce Cosima von Kries di Nintex, fornitore di soluzioni di process intelligence e automazione.
Molte aziende falliscono
Tuttavia, molte aziende non introducono queste tecnologie o non ne sfruttano appieno il potenziale. Ciò provoca incertezze, disaccordi tra la dirigenza e i dipendenti e, in ultima analisi, può causare difficoltà legate alla sicurezza. Ogni tecnologia è buona solo quanto l'utente che la utilizza e il database che viene usato. "Se le aziende sono in grado di automatizzare i processi e di elaborare il database giusto, possono anche implementare molto bene la direttiva NIS2 o la ISO 27001. In questo modo sapranno, ad esempio, come gli incidenti di sicurezza vengono segnalati digitalmente o come i piani di emergenza vengono immediatamente avviati in modo automatico a seconda dell'incidente di sicurezza che si è verificato. Tuttavia, molte aziende non se ne rendono conto e pensano solo a misure e strumenti di sicurezza pura quando si tratta di linee guida relative alla sicurezza delle informazioni o alla sicurezza informatica. Ma la questione va ben oltre. Solo la giusta automazione dei processi aiuta le aziende a creare strutture olistiche in cui le linee guida sulla sicurezza possano funzionare efficacemente", approfondisce Cosima von Kries.
5 consigli su come le aziende possono migliorare la gestione del rischio
Per questo motivo raccomanda alle aziende di adottare le seguenti cinque fasi per implementare con successo un progetto di automazione dei processi e migliorare così in modo significativo la gestione dei rischi:
- Iniziare passo dopo passo
Anche se tutti gli obiettivi del progetto sono importanti, è fondamentale iniziare in piccolo. Piuttosto che cercare di automatizzare un intero processo, è meglio restringere l'obiettivo del team di implementazione. In primo luogo, occorre identificare le aree dell'infrastruttura di sicurezza informatica e di protezione delle informazioni in cui l'automazione dei processi ha più senso. I processi identificati vengono valutati in base alla loro complessità, alla frequenza e al rischio potenziale associato alla loro esecuzione manuale. Si tratta, ad esempio, di attività ricorrenti come la gestione delle patch, l'analisi dei log, la difesa dalle minacce, la segnalazione degli incidenti o il monitoraggio della conformità.
I cambiamenti più piccoli e incrementali possono essere rivisti e adattati più rapidamente. I successi incoraggiano manager e dipendenti a fare il passo successivo. Anche i clienti beneficiano degli effetti positivi. Un passaggio graduale crea una cultura del miglioramento continuo verso processi più snelli e una migliore gestione del rischio.
- Comunicare chiaramente i vantaggi
I manager devono coinvolgere i dipendenti nel processo di cambiamento fin dalle prime fasi. Dovrebbero fornire ai loro team informazioni esaurienti sui vantaggi, le procedure e le fasi del cambiamento, nonché sul motivo per cui la sicurezza informatica e delle informazioni è della massima importanza per l'azienda e perché l'attuazione delle varie linee guida è una priorità assoluta. I dipendenti consapevoli dei vantaggi per l'azienda e per il proprio modo di lavorare sono più motivati a partecipare al cambiamento. Si sentono inoltre coinvolti nel cambiamento culturale, valorizzati nel loro lavoro e supportati dal nuovo software.
Il primo passo è documentare accuratamente tutti i processi per valutare quali possono essere automatizzati e con quale efficacia. La documentazione fornisce informazioni complete su come vengono svolte le attività, su quali ruoli e responsabilità sono coinvolti e su come si presenta il flusso di lavoro complessivo. Sulla base di queste informazioni, il secondo passo consiste nell'identificare le opportunità di miglioramento, razionalizzare i processi e ridurre i rischi riducendo le deviazioni procedurali.
- Rimanere centrati sull'uomo
Una gestione efficace dei rischi nelle aziende è incentrata sulle persone che vi lavorano e rimane tale, indipendentemente dalla fase di introduzione e cambiamento del progetto di automazione dei processi. Grazie a una formazione mirata e a una cultura di scambio aperto, le aziende possono mettere i propri dipendenti in condizione di riconoscere tempestivamente i rischi potenziali e di agire in modo proattivo. Coinvolgere tutti i membri del team nei processi decisionali e valorizzare i loro punti di vista non solo promuove la fiducia, ma anche la forza innovativa dell'azienda. Una forza lavoro forte, informata e impegnata costituisce quindi la spina dorsale di una gestione del rischio di successo, in grado di rispondere in modo flessibile e resiliente alle sfide.
- Introdurre la tecnologia anche in settori altamente regolamentati
Le aziende che operano in settori altamente regolamentati come i servizi finanziari, la sanità o il settore pubblico sono solitamente restie a introdurre nuove tecnologie. Tuttavia, i potenziali vantaggi dell'automazione dei processi possono essere ancora maggiori rispetto ad altri settori. L'automazione dei processi è particolarmente vantaggiosa in questo ambito, in quanto aiuta a soddisfare i requisiti di conformità, a garantire l'integrità e la sicurezza dei dati, a ridurre al minimo gli errori, ad aumentare l'efficienza, a migliorare la trasparenza e la tracciabilità e ad aumentare l'adattabilità ai cambiamenti normativi.
Questi vantaggi contribuiscono a ridurre il rischio d'impresa, il tempo e la manodopera normalmente associati all'adattamento dei processi manuali ai nuovi requisiti normativi e portano a risparmi sui costi e a un migliore utilizzo delle risorse, riducendo in modo significativo le attività ridondanti o manuali.
- Evitare rischi indesiderati
Se usata correttamente, l'automazione dei processi riduce significativamente il rischio aziendale. Se usata in modo scorretto, tuttavia, l'automazione dei processi può talvolta introdurre involontariamente rischi sotto forma di violazioni dei dati, problemi di privacy e non conformità. È quindi fondamentale che le organizzazioni mettano in atto meccanismi di governance e pratiche di igiene dei dati per identificare e valutare i rischi, implementare controlli per mitigarli e garantire la conformità agli standard e alle normative del settore.
L'automazione di fasi di processo complesse e soggette a errori garantisce che vengano eseguite sempre in modo corretto. Ciò riduce il rischio di errori umani e di conseguenze costose o danni alla reputazione. Il monitoraggio automatizzato aiuta a effettuare controlli e adeguamenti regolari, ad esempio alle nuove linee guida come la NIS2, e a implementare rapidamente i miglioramenti necessari.
Fonte e ulteriori informazioni su Nintex Process Platform: https://www.nintex.de/prozessplattform/
