Assicurare "l'oro nella testa" dei dipendenti

La conoscenza è un fattore competitivo decisivo: uno studio pubblicato nel 2015 dal Fraunhofer Institute for Production Systems and Design Technology (IPK) ha concluso che, dal punto di vista degli imprenditori tedeschi, il capitale intellettuale è più importante delle risorse materiali per un business sostenibile. Anche sullo sfondo di una crescente domanda di lavoratori qualificati, dipendenti motivati e competenti sono più che mai nel mirino delle aziende: La raccolta e la fornitura di know-how saranno quindi ancora più importanti in futuro.

Ecco perché è importante per le aziende e le organizzazioni sollevare il "tesoro nascosto" di conoscenze e competenze della loro forza lavoro, conservarlo ed espanderlo in un luogo adatto e renderlo utilizzabile per altri dipendenti. Ma un pool di conoscenze rapidamente disponibile facilita anche il lavoro quotidiano di ogni singolo dipendente, che si confronta quotidianamente con una moltitudine di informazioni e deve filtrare gli estratti rilevanti e attualmente necessari da queste informazioni.

Wiki assicura il know-how esistente
Ciò che è necessario, quindi, è un sistema di gestione della conoscenza che assicuri ed elabori sistematicamente il know-how e renda disponibile esattamente l'informazione giusta quando serve. Una soluzione che recentemente ha trovato la sua strada in molte aziende è un wiki interno, cioè un archivio di conoscenze supportato da un software in cui le conoscenze e le esperienze sono raccolte collettivamente da tutti i dipendenti e documentate in una forma che è comprensibile per il gruppo target - e soprattutto: a cui tutti i dipendenti hanno accesso.

"Vediamo un wiki interno all'azienda come una soluzione particolarmente efficiente per accedere rapidamente alla conoscenza esistente, svilupparla e condividerla con gli altri. Fornisce supporto, per esempio, in caso di cambiamenti di personale, passaggi di consegne aziendali, sostituzioni di congedi parentali, ecc. Ma anche la routine quotidiana del lavoro è facilitata se i dipendenti possono accedere rapidamente a un database centrale di conoscenze", spiega il Dr. Stephan Killich della direzione di ConSense GmbH. L'azienda è specializzata nello sviluppo di soluzioni innovative per la gestione della qualità e dei processi. Con il nuovo modulo ConSense WIKI, che completa le soluzioni software ConSense per i sistemi di gestione, la ConSense GmbH supporta ora la creazione di un pool di conoscenze interne all'azienda strutturato, facile da utilizzare e da usare.

Collegare strettamente le fonti di informazione
"Nella letteratura specializzata, la gestione della qualità e la gestione della conoscenza sono separate l'una dall'altra e considerate come strumenti diversi. Tuttavia, noi di ConSense crediamo che abbia senso combinare questi due argomenti - perché la conoscenza qualificata sui processi o sulle procedure, per esempio, che è liberamente disponibile in azienda ha automaticamente un impatto positivo sulla gestione della qualità", dice il Dr. Stephan Killich.

Il trasferimento delle conoscenze individuali dei portatori di know-how a tutti gli altri dipendenti genera sinergie, aumenta l'efficienza di un'azienda e può dare impulso a ulteriori sviluppi. Dal punto di vista dell'esperto di QM, non ha quindi senso a lungo termine separare rigorosamente le due aree - eppure molte aziende lo fanno ancora oggi. Le conseguenze sono, tra l'altro, l'archiviazione ridondante dei dati e uno sforzo maggiore per i cambiamenti. Se non c'è un collegamento tra il QM e il pool di conoscenze, c'è il rischio di perdere la traccia di quali informazioni sono immagazzinate dove. Poi può succedere che non tutte le fonti siano aggiornate allo stesso modo.

"A differenza della gestione della qualità, che deve aderire a rigide specifiche riguardanti la documentazione, l'amministrazione e i rilasci, un wiki interno raccoglie una conoscenza dinamica e fluida dal patrimonio di conoscenze dei singoli dipendenti. Il software wiki aiuta a strutturare, espandere e trasferire informazioni, esperienze e competenze", dice l'esperto.

Dalla conoscenza individuale a quella collettiva
Un utile collegamento tra il software di gestione della qualità ConSense QMS e il modulo ConSense WIKI è offerto sotto molti aspetti. Per esempio, le istruzioni di best practice dei dipendenti possono essere aggiunte ai processi e alle procedure memorizzate nel sistema. Il Dr. Stephan Killich spiega: "Se un'azienda di produzione ha incluso un processo di assemblaggio, la descrizione dell'esecuzione deve essere assegnata alla gestione della qualità. Se si dovesse aggiungere a questo, in quale modo l'attività corrispondente viene svolta meglio o in modo più efficiente, questo rientra nell'area della gestione della conoscenza, viene memorizzato in ConSense WIKI e direttamente collegato alla descrizione del processo". Gli articoli sugli argomenti preferiti possono essere sottoscritti, se lo si desidera. Non appena un nuovo articolo viene aggiunto al sistema, l'abbonato riceve automaticamente un messaggio. Alcune aziende premiano anche le voci del wiki che sono valutate positivamente dagli utenti per motivare i loro dipendenti a contribuire.

Per assicurare il controllo di qualità dei singoli articoli scritti dai dipendenti, si possono nominare dei moderatori, per esempio, che sono responsabili di argomenti speciali per i quali hanno acquisito lo status di esperti. Un rilascio degli articoli secondo il principio dei quattro occhi è anche un regolamento diffuso.

Il Dr. Killich afferma: "Fondamentalmente, a causa della partecipazione di tutti i dipendenti, c'è naturalmente anche la possibilità che vengano scritte cose che non sono corrette. Ma l'esperienza ha dimostrato che l'automonitoraggio da parte degli utenti, ad esempio da parte dei colleghi, funziona molto bene".

Concetto generale MQ sociale
"Tuttavia, un database di conoscenze interno come ConSense WIKI, utilizzato da tutti i dipendenti, è solo il primo passo verso una gestione sociale della qualità in azienda", spiega l'amministratore delegato di ConSense. Il Social QM implica l'integrazione del wiki in un concetto globale che persegue una maggiore partecipazione dei dipendenti nello sviluppo del sistema di gestione, al fine di aumentare ulteriormente l'accettazione. Questo è implementato in una varietà di modi sulla base delle tecnologie dei social media.

Così, la pura raccolta di conoscenze nel wiki interno dell'azienda può essere completata da un dialogo in tempo reale se, come con ConSense WIKI, sono allegati dei forum di discussione. Le esperienze e le opinioni su certi argomenti possono essere condivise e scambiate rapidamente e facilmente qui. I forum sostengono la comunicazione e il networking all'interno dell'azienda e permettono un dialogo semplice e diretto anche oltre i confini dei dipartimenti.

MQ vibrante grazie alla partecipazione attiva
Con un wiki ben funzionante e utilizzato attivamente, integrato in un concetto sociale di QM, i dipendenti sono motivati a prendere l'iniziativa e a contribuire a modellare il processo e sono più strettamente integrati nel sistema di gestione integrato. Questo crea spazi di lavoro virtuali in cui i dipendenti possono scambiare direttamente informazioni su argomenti importanti e sviluppare insieme delle idee. Questo mantiene vivo il sistema, promuove l'accettazione e la cooperazione tra i dipendenti e amplia la base di conoscenza nell'azienda. Allo stesso tempo, il loro know-how qualificato può essere conservato qui anche oltre il giorno in cui i dipendenti lasciano l'azienda.

"Sempre più aziende hanno riconosciuto l'importanza del capitale intellettuale. Abbiamo sviluppato diverse possibilità di applicazione pratica e offriamo soluzioni tecniche innovative per questo scopo. Questa gestione consapevole della preziosa conoscenza delle risorse non è solo qualcosa per le grandi organizzazioni e corporazioni. Anche le piccole e medie imprese possono ottenere effetti positivi con una gestione sistematica della conoscenza", è sicuro il Dr. Stephan Killich.