Le app di messaggistica pongono un rischio di conformità per le aziende
Molti dipendenti usano app di messaggistica di consumo per comunicare in un ambiente aziendale. Ciò che è vantaggioso per i clienti e i dipendenti, soprattutto quando si lavora da casa, pone un problema di conformità per molte aziende. Come è diventato recentemente evidente, i regolatori stanno guardando sempre più da vicino.
Quando le aziende sono in contatto con i loro clienti o partner oggi, la comunicazione avviene attraverso molti canali diversi. E-mail, telefono e incontri faccia a faccia si sono affermati come mezzi di comunicazione tradizionali nel corso dei decenni. Sulla scia della pandemia di Corona, un certo numero di nuovi mezzi di comunicazione hanno avuto un'impennata. Prima di tutto, i messaggeri istantanei come WhatsApp, Telegram o WeChat.
Problema per le applicazioni business critical
L'uso delle app di messaggistica dei consumatori facilita la comunicazione. Ma pone anche un rischio di conformità per le aziende, dice LeapXpert. Quando i dipendenti comunicano tra loro o con i clienti tramite le app di messaggistica, il contenuto dei messaggi rimarrebbe invisibile alle applicazioni business-critical di un'azienda, come gli strumenti di conformità e di audit o i sistemi CRM.
Informazioni potenzialmente importanti sarebbero quindi fuori dai confini dell'azienda e non sarebbero disponibili per un'analisi successiva. Quando le informazioni aziendali vengono condivise tramite app di messaggistica, si presenta una nuova sfida di conformità. Questo è il motivo per cui, secondo LeapXpert, le aziende hanno reagito in passato vietando WhatsApp, WeChat, LINE, iMessage & Co. per i loro dipendenti - con le relative conseguenze. Lo specialista nel campo della messaggistica distribuita cita questi casi: Nell'ottobre 2020, Morgan Stanley ha licenziato due manager per violazioni di conformità relative all'uso di instant messenger. Nel gennaio 2020, ha colpito un dipendente di JP Morgan che aveva scambiato informazioni con i colleghi in un gruppo WhatsApp e quindi ha violato i regolamenti. Il settore finanziario è quindi particolarmente colpito dal problema. Diverse banche si sono imbattute nel problema del Messaggero negli ultimi anni, ha detto. I regolatori avrebbero monitorato da vicino la crescita della messaggistica istantanea, ma non hanno esplicitamente messo in guardia contro il suo uso. Finché le aziende possono rispettare i regolamenti e le conversazioni tramite le app di messaggistica sono soggette agli stessi standard di monitoraggio e conformità degli altri metodi di comunicazione, saranno ampiamente accettate come canale dai regolatori.
A peggiorare le cose, ha detto, i clienti sono passati di recente ad app come Threema, Signal e Telegram dopo l'annuncio dei cambiamenti della privacy di WhatsApp. Solo Signal ha visto un aumento del 4.200 per cento di download in una settimana nel gennaio 2021. Questo pone sfide ancora più grandi per le istituzioni finanziarie e i loro dipartimenti IT, poiché devono stare al passo con i cambiamenti e le richieste dei clienti e del mercato.
Nuova soluzione lanciata in Svizzera
LeapXpert presenta una nuova soluzione al problema della comunicazione invisibile, scrive l'azienda. La sua Federated Messaging Orchestration Platform (FMOP) rende la messaggistica istantanea visibile alle imprese. Permette ai dipendenti di comunicare attraverso le applicazioni più popolari, garantendo che le conversazioni siano registrate e conformi. I dipendenti autorizzati potrebbero comunicare con i loro interlocutori esterni in qualsiasi momento da mobile o desktop. Le aziende potevano scegliere chi poteva inviare e ricevere messaggi, quale forma avrebbero assunto le informazioni e chi sarebbe stato autorizzato a inviare informazioni o allegati. Se un dipendente non è autorizzato a inviare un messaggio vocale o un documento specifico, il sistema lo impedirebbe automaticamente. Inoltre, si potrebbero definire delle parole chiave che impedirebbero l'invio di un messaggio.
L'integrazione FMOP supporta inizialmente WeChat, WhatsApp, LINE e SMS per la comunicazione tra dipendenti e clienti. Signal e Telegram sono in beta e saranno completamente integrati in aprile.
"Le imprese dovrebbero essere in grado di utilizzare le app di messaggistica dei consumatori per le conversazioni tra imprese e clienti", ha detto Avi Pardo, COO e co-fondatore di LeapXpert. "Queste conversazioni non devono essere invisibili agli strumenti di conformità e di governance".
Fonte: LeapXpert
