Strumenti di gestione armonizzati per il gruppo

Dopo diverse acquisizioni, l'azienda familiare fondata nel 1936 ha formato il gruppo Thommen all'inizio del 2020 con 23 sedi distribuite in Svizzera, Germania, Belgio e Italia. L'attività di riciclaggio svizzera è rappresentata dal marchio Thommen con i suoi 10 siti ribattezzati, il commercio internazionale dal marchio Metallum e i rottami elettronici dal marchio Immark. Il CEO Dr Tobias Thommen (TT) spiega il contesto di questa decisione. E il Quality Manager Rolf Sonderegger (RS) descrive come è stato implementato il sistema di gestione a livello di gruppo.

Come si è arrivati a questo?

TT: È stato un lungo processo di ponderazione, perché da un lato c'erano aziende ancorate nella regione di cui alcuni clienti non erano a conoscenza dell'appartenenza al gruppo Thommen. D'altra parte, volevo assicurarmi che tutte le aziende Thommen lavorassero secondo gli standard Thommen. Il nostro obiettivo è quello di smaltire correttamente i materiali riciclabili e di restituirli al ciclo produttivo come materie prime secondarie. Ristrutturando e standardizzando le applicazioni software nelle aree di ERP, finanza, registrazione del tempo e sistemi di gestione, sono stato finalmente in grado di lanciare un cambio di nome con la coscienza pulita. Il nuovo marchio è stato lanciato nel settembre 2019 all'evento per i dipendenti a Kaiseraugst.

Quali sono gli effetti della nuova struttura aziendale?

TT: Gli esempi qui sotto illustrano la trasformazione:

• Proprietà: Thommen è ancora una società a responsabilità limitata familiare, gestita dalla terza generazione della famiglia Thommen.
• Gestione: Le responsabilità storicamente stabilite e locali sono state standardizzate e armonizzate in tutto il Gruppo, il che ha portato a un significativo rafforzamento del sentimento del Gruppo. Il gruppo Thommen è gestito da un comitato esecutivo del gruppo composto da sei rappresentanti dei tre marchi.
• Logistica: all'interno del gruppo Thommen, i clienti possono far riciclare il loro materiale per la via più breve. Hanno un solo contatto per i loro vari problemi di rifiuti. Con il cambio di nome in Thommen, abbiamo, per esempio, centralizzato e standardizzato le disposizioni nella regione di Berna. Questo ci permette di rispondere in modo più rapido ed efficiente alle richieste dei clienti e di far circolare i container in modo ottimale.
• Presenza sul mercato e comunicazione: L'affiliazione delle sedi Thommen e dei tre marchi è ora chiaramente segnalata sia all'interno che all'esterno. Il marketing centrale assicura la parità di condizioni in tutto il gruppo. La comunicazione di marketing, i siti web e la CI del marchio Thommen sono stati standardizzati. Quelli delle altre due marche saranno adattati gradualmente. In futuro, un'app di comunicazione interna promuoverà la comprensione del gruppo e semplificherà la comunicazione con e tra i dipendenti.
• Vendite: Qui abbiamo creato posizioni specifiche con diversi profili di requisiti. Questi titolari di posti di lavoro agiscono come product manager o division manager che prendono le decisioni finali per la loro divisione.
• Controlling: Con l'introduzione di un sistema di gestione del gruppo, i vari sistemi esistenti sono stati sostituiti dallo strumento ConSense QM. In futuro, questo permetterà di confrontare e, se possibile, standardizzare i processi (soprattutto quelli di creazione del valore). Lo stesso vale per i documenti (istruzioni di lavoro, liste di controllo, ecc.). Inoltre, i nuovi processi e documenti possono essere indirizzati direttamente ai dipendenti interessati e confermati da loro.

Cosa offre il nuovo sistema di gestione a livello di gruppo?

RS: È fondamentale per l'architettura del sistema e tutti i flussi di lavoro associati considerare prima esattamente come la struttura dell'azienda, il panorama dei processi e il ruolo dei titolari delle funzioni devono essere definiti. Fino ad ora, i processi e i documenti per il sistema di gestione erano mantenuti in una varietà di applicazioni (Word, Visio, Intranet, ecc.) e archiviati in una grande varietà di luoghi. Con l'introduzione del nuovo software, questo è finito. Tutti i processi e i documenti sono memorizzati centralmente in un unico strumento e vi si può accedere molto facilmente. Usiamo lo strumento non solo per mappare i processi e per i documenti controllati, ma anche per gestire documenti di verifica, documenti di formazione, manuali e rapporti.

Le tue prime esperienze con il nuovo software?

RS: Con i corsi pratici di formazione, Con-Sense ha creato una solida base per l'ulteriore sviluppo del sistema in gran parte autoesplicativo. Inoltre, all'inizio del 2020 sono stati introdotti i moduli di audit e di gestione delle misure, che permettono una gestione efficiente di questi strumenti. Le misure possono anche essere assegnate a una persona responsabile. Questo facilita il monitoraggio dell'attuazione. Le liste pendenti di Excel non esistono più ....

Come è stato realizzato il progetto?

RS: Nell'autunno del 2018, la direzione ha dato l'ordine di istituire un sistema di gestione del gruppo per le norme ISO 9001, 14001 e 45001. In una prima fase, tutte le sedi in Svizzera dovevano essere integrate. Con il supporto esterno, è stato sviluppato un progetto preliminare nel dicembre 2018, per il quale il consiglio esecutivo ha dato la sua approvazione all'inizio di febbraio 2019. Tuttavia, il progetto non poteva essere implementato con le soluzioni software esistenti. Abbiamo quindi elaborato un catalogo di requisiti e lo abbiamo inviato a sette fornitori di strumenti di QM. Dopo un'attenta valutazione, è stato scelto il software di ConSense GmbH. Gli argomenti principali per questo erano: un software moderno e orientato al futuro, un'applicazione semplice per gli utenti, il multilinguismo con un programma di traduzione integrato e una gestione semplice per la persona che inserisce i processi e i documenti. Il software è stato ordinato nel giugno 2019. Una sessione di formazione di quattro giorni ha avuto luogo alla fine di luglio 2019. Insieme alla direzione, abbiamo sviluppato un panorama di processi completamente nuovo e definito i principali argomenti dei processi. Le basi per la registrazione nello strumento QM di ConSense sono state così gettate. Quali effetti ha avuto il software sulla ricertificazione dell'azienda? RS: Al momento della ricertificazione a metà marzo 2020, circa 600 processi e documenti erano stati registrati nel nuovo strumento e i dipendenti coinvolti nell'audit erano stati formati. La certificazione ha poi avuto successo. Il nostro prossimo obiettivo è quello di avere tutti i processi e i documenti registrati e tutti i dipendenti formati entro la fine del 2020. Abbiamo coinvolto gli auditor di SQS nel progetto fin dall'inizio. Il fine settimana prima della certificazione, l'inaspettato blocco di Corona è scattato. Dopo aver consultato i revisori, la prima parte (1,5 giorni) è stata effettuata con un programma ridotto in loco a Kaiseraugst. Siamo stati in grado di completare la seconda parte della certificazione (4 giorni) con una valutazione a distanza tramite videoconferenza. Questa procedura, creata per le situazioni di emergenza, ha permesso di completare con successo la certificazione.