Automazione dei processi aziendali: Spesso manca il know-how

Mentre le soluzioni di intelligenza artificiale come ChatGPT hanno dominato i titoli dei giornali per mesi, molte aziende stanno ancora lottando per costruire le competenze necessarie a sfruttare il potenziale della (iper)automazione per se stesse. A questa conclusione è giunto anche uno studio di OTRS AG, produttore e fornitore di servizi dell'omonima suite di Enterprise Service Management. Al sondaggio online per lo studio "OTRS Spotlight: IT Service Management 2023" hanno partecipato 600 imprenditori e dirigenti in Germania, Stati Uniti, Brasile, Messico, Singapore e Ungheria. 

Germania: gli strumenti ci sono, ma manca l'expertise

In linea di principio, il nostro vicino settentrionale è ben posizionato in termini di automazione dei processi: Più della metà delle aziende tedesche (55%) ha investito in strumenti per automatizzare i processi aziendali. Tuttavia, secondo lo studio, il 42% di esse non dispone delle competenze necessarie per utilizzarli effettivamente. Solo il 24% di coloro che hanno già investito nell'automazione dei processi aziendali (BPA) utilizza attivamente l'intelligenza artificiale (AI) o l'apprendimento automatico come parte delle attività e dei flussi di lavoro quotidiani. Un altro 29% dei pionieri della BPA ha già investito in strumenti a questo scopo, ma non li ha ancora utilizzati attivamente per mancanza di know-how, secondo un altro risultato dell'indagine. Un'azienda tedesca su cinque che non ha ancora investito in strumenti BPA adduce come motivazione il fatto di non avere nel proprio team le competenze necessarie per affrontare l'argomento. 

I team IT sono la forza trainante dell'automazione dei processi aziendali

Le competenze per guidare l'automazione dei processi aziendali risiedono principalmente nei reparti IT o sono in fase di espansione: In un buon terzo delle aziende tedesche, sono loro ad occuparsene attivamente (35%). Seguono a distanza la logistica (22%) e l'amministrazione (21%). Nella classifica internazionale, il facility management e l'office management si collocano al secondo e terzo posto dopo l'IT. In un'azienda tedesca su cinque, nessun reparto si occupa attualmente dell'automazione dei processi aziendali. Tuttavia, un quinto di tutte le aziende tedesche intende investire nella BPA nei prossimi dodici mesi. Poco più di un terzo di quelle che lo hanno già fatto, inoltre, intende iniziare a integrare l'IA e il machine learning nei processi aziendali nei prossimi due-cinque anni (36%).

L'automazione funziona: costi ridotti, maggiore adattabilità

I dirigenti tedeschi che hanno già automatizzato i processi aziendali si aspettano soprattutto risparmi sui costi (22%) e la capacità di adattarsi più rapidamente ai cambiamenti (20%). Il 15 percento ha indicato l'aumento della soddisfazione dei dipendenti come il più importante beneficio atteso, mentre il 13 percento si aspettava un risparmio di tempo e una maggiore soddisfazione dei clienti come i principali vantaggi derivanti dall'investimento nella BPA. La riduzione degli errori nei dati (9 percento), l'accelerazione della crescita aziendale (5 percento) e il miglioramento della gestione della sicurezza (4 percento) sono stati i maggiori benefici attesi solo per pochi.

In gran parte, gli effetti si sono realizzati nella misura prevista. I manager tedeschi hanno osservato più frequentemente una maggiore adattabilità (22%) e un risparmio sui costi (20%) come i maggiori benefici derivanti dalle misure BPA. Il 15% ha indicato il risparmio di tempo, la riduzione degli errori nei dati e la maggiore soddisfazione dei dipendenti come i maggiori benefici ottenuti. Il 7% ha registrato un aumento della soddisfazione dei clienti come maggiore beneficio effettivo, e lo stesso numero ha rilevato una crescita aziendale più rapida.

La familiarità dei processi manuali blocca il percorso verso l'automazione

La mancanza di know-how in azienda non è sempre il motivo per cui non si è ancora investito in strumenti di automazione dei processi aziendali, nonostante questi vantaggi. Più di un quarto (27%) di coloro che non hanno ancora investito in Germania ritiene che i processi manuali siano sufficienti. Il 22% dichiara che la ragione principale della propria riluttanza a investire in strumenti di BPA è che non ha trovato uno strumento adatto. Il 16% dichiara di non aver ancora avuto il tempo di occuparsene perché sembra un progetto di grandi dimensioni.

Andreas Bender, VP Consulting di OTRS AG, avverte: "Le aziende che si attengono completamente ai processi manuali perderanno competitività nel medio termine. I pionieri stanno già risparmiando sui costi grazie all'automazione, sono più agili e lavorano in modo più efficiente. Con l'avanzare delle soluzioni AI e dell'apprendimento automatico, estenderanno sempre di più questo vantaggio. I manager dovrebbero quindi mettere alla prova i loro processi manuali e ottimizzarli e automatizzarli laddove possibile per non perdere terreno. Come per qualsiasi progetto che modifichi i processi di lavoro, devono assicurarsi che i dipendenti siano coinvolti attivamente nel cambiamento. L'automazione ha successo solo se l'uomo e la macchina interagiscono.

Fonte: www.otrs.com