Assicurare e sviluppare le conoscenze all'interno dell'azienda

Come regola generale, i processi devono essere snelliti prima di essere digitalizzati, altrimenti la soluzione sarà troppo costosa e la panoramica non sarà migliorata. Thorsten Dirks, CEO di Telefónica Deutschland AG, una volta ha detto: "Se si digitalizza un processo di merda, allora si ha un processo digitale di merda. Per questo motivo, i processi devono essere prima razionalizzati e ridisegnati insieme ai dipendenti coinvolti, e poi vissuti nel business quotidiano.

Lean Digital - prima snellire i processi, poi digitalizzarli
La digitalizzazione dei processi ha senso anche quando i dipendenti coinvolti nel processo non possono essere sempre fisicamente sul posto, per esempio con i team di sviluppo globale, i dipendenti del servizio o delle vendite.

Creare trasparenza attraverso una lavagna Kanban digitale
La trasparenza può essere creata in modo semplice per mezzo di una tavola kanban digitale. Kanban significa "carta" in giapponese ed è un sistema per controllare il flusso di materiali e la produzione nell'ambiente di produzione secondo il principio "pull". Kanban è anche un metodo sviluppato da David J. Anderson nel 2004 per mappare un processo trasparente con mezzi semplici, che rende rapidamente visibili i colli di bottiglia e riduce le interruzioni dei processi attraverso un lavoro di squadra interdisciplinare (idealmente attraverso riunioni quotidiane di coordinamento).

Le seguenti pratiche fondamentali sono utilizzate in questo metodo Kanban:

• Visualizzare il flusso di lavoro
• Limitare la quantità di lavoro parallelo
• Misurare e controllare il flusso
• Rendere esplicite le regole del processo
• Implementare cicli di feedback
• Migliorare continuamente il processo

Lavagna Kanban digitale da usare come database di conoscenze
Attraverso l'uso digitale di una tale lavagna Kanban, ora può essere usata anche come una banca dati della conoscenza, cosa che non è possibile con un'applicazione analogica (ad esempio con le note Post-it) a causa dell'inesistente memorizzazione dei dati. Così, tutti i punti che sono stati discussi e annotati all'interno del processo possono essere recuperati in qualsiasi momento.

Ulteriore sviluppo delle conoscenze attraverso un CIP digitale dei dipendenti
Le idee migliori spesso arrivano ai dipendenti durante il loro lavoro quotidiano nel processo - di solito in un momento in cui non c'è tempo per implementare l'idea immediatamente.

L'ultima pratica fondamentale del metodo Kanban si chiama "Migliorare il processo continuamente". Per implementare questo, può essere introdotto un CIP (processo di miglioramento continuo) digitale per i dipendenti. Idealmente, questo è implementato sullo stesso software (per esempio usando JIRA), se necessario anche direttamente nella scheda Kanban del processo corrispondente.

Anche qui, è importante che le idee dei dipendenti siano registrate in modo trasparente e poi discusse in un team e implementate rapidamente. Una semplice documentazione è ancora una volta un passo importante per rendere la nuova conoscenza generata disponibile a tutti nell'azienda. Oltre a creare trasparenza durante l'intero processo e ad usarlo come un database di conoscenze, una scheda Kan-ban e un processo progettato in modo efficiente per supportarlo possono anche ridurre massicciamente lo sforzo e il tempo di realizzazione dei progetti. Il metodo può essere applicato a molti processi. Il prerequisito è un'implementazione adattata all'azienda con il coinvolgimento dei dipendenti interessati e una soluzione di digitalizzazione che può essere rapidamente adattata alle esigenze dell'azienda - interamente nel senso del miglioramento continuo.