La gestione intelligente dei processi come chiave

Con oltre 660 marchi leader in più di 70 paesi, Assa Abloy sviluppa, produce e distribuisce prodotti e servizi per il settore delle costruzioni e i clienti OEM. In Svizzera, Assa Abloy (Schweiz) AG rappresenta e distribuisce i marchi tradizionali KESO, MSL, Planet, Yale ed effeff. Assa Abloy, che è quotata alla Borsa di Stoccolma dal 1994, ha molte ricette per il successo - un aspetto chiave delle quali è quello di fornire sempre la migliore qualità. Per essere all'altezza di questa affermazione a lungo termine, è necessario avere processi di lavoro coerenti. Assa Abloy (Schweiz) AG ha stabilito per tempo la rotta per il futuro: Si basa su un sistema di gestione integrato che rende possibili processi fluidi.

Uno sguardo al passato

Prima che Assa Abloy (Svizzera) AG facesse il passo verso una gestione automatizzata e digitalizzata dei processi, i dipendenti salvavano documenti e processi come file Word o PDF in una cartella di rete definita. Le modifiche venivano fatte direttamente nel file, e il vecchio veniva solitamente sovrascritto. "In questo modo, il versioning non era naturalmente possibile e le modifiche non potevano essere tracciate", ricorda Patrik Börlin, responsabile della garanzia della qualità presso il sito di Kleinlützel e responsabile della gestione della qualità e della gestione ambientale di Assa Abloy (Svizzera) AG. Di conseguenza, le singole istruzioni di lavoro, i flussi di processo e i moduli non potevano essere chiaramente identificati come l'ultima versione. "È stato fatto un tentativo di registrare manualmente la storia dei cambiamenti nel footer", dice Patrik Börlin. "Ma la ricerca dei documenti è rimasta molto difficile. In pratica, bisognava sapere esattamente dove era memorizzato il file per poterlo ritrovare. "Inoltre, l'azienda ha mantenuto diversi sistemi di archiviazione nelle sue due sedi di Richterswil e Kleinlützel. Inoltre, c'erano due strutture di processo eterogenee e mappe di processo. Questo rendeva molto difficile per i dipendenti che lavoravano in entrambe le sedi trovare la loro strada. Inoltre, l'integrità dei documenti doveva essere messa in discussione: Gli aggiustamenti erano stati fatti dalla persona autorizzata? "Spesso, i proprietari del processo non erano nemmeno informati dei cambiamenti", dice Patrik Börlin. "A volte hanno visto gli aggiornamenti dei loro documenti per la prima volta in un audit". Inoltre, ci sono stati alti sforzi di coordinamento all'interno dell'organizzazione - sia nel corso della ricerca di aggiornamento che in generale nella ricerca della forma giusta.

Minimizzare il carico di lavoro, assicurare l'integrità dei documenti

Vista la situazione iniziale, i responsabili di Assa Abloy (Schweiz) AG decisero di introdurre un sistema di gestione integrato, che potesse risolvere i problemi esistenti in un colpo solo. La motivazione era alta anche a livello di gruppo nella regione di lingua tedesca - soprattutto per quanto riguarda la gestione della conformità. "Avevamo bisogno di un sistema che garantisse che le istruzioni di lavoro e le descrizioni del flusso di processo, così come tutti gli altri documenti, fossero aggiornati, rapidamente recuperabili e con integrità", riassume Patrik Börlin. "Era importante per noi armonizzare il controllo dei documenti nelle due sedi di Kleinlützel e Richterswil e ridurre significativamente il carico di lavoro complessivo per il costante aggiornamento dei documenti. Volevamo ottenere la certezza che i documenti non potessero essere cambiati senza la conoscenza del rispettivo proprietario del processo", afferma Patrik Börlin. "E: in futuro tutte le informazioni dovrebbero essere in una posizione centrale".

Nel corso della selezione del sistema, alla fine sono rimaste tre soluzioni, che sono state analizzate in dettaglio. Il sistema di gestione integrato orgavision ha infine convinto, tra le altre cose, per la sua facilità d'uso e la sua piacevole interfaccia utente. "Avevamo bisogno di un'applicazione basata sul web in modo che tutti potessero accedere da qualsiasi luogo. Il sistema doveva essere in grado di portare subito con sé tutti i dipendenti", dice Patrik Börlin. "Con orgavision, abbiamo preso la decisione giusta". Il sistema orgavision è stato implementato da Assa Abloy in diverse sedi in Germania e Svizzera.

Il sistema di gestione integrato offre vantaggi

Da quando la filiale svizzera di Assa Abloy lavora con il nuovo sistema di gestione integrato, l'azienda e gli oltre 300 utenti di oggi ne hanno beneficiato su molti livelli. Tutti i documenti e le descrizioni dei processi sono ora memorizzati in una posizione centrale e possono essere facilmente trovati grazie alla ricerca full text. In questo modo, sono possibili sia una panoramica costante che un controllo coerente. "Notiamo un aumento significativo della qualità e anche un enorme risparmio di tempo", dice Patrik Börlin felicemente. "I dipendenti hanno accettato il sistema sorprendentemente bene e lo usano intensamente". Come al solito, lo sforzo di formazione è stato divergente: alcuni imparano più velocemente di altri. Tuttavia, se qualcuno ha una domanda da parte dell'utente - cosa che accade abbastanza raramente - troverà nel signor Börlin un interlocutore competente. Nel corso dell'introduzione del nuovo sistema, i proprietari dei processi hanno rapidamente assunto la responsabilità dei loro documenti e flussi di lavoro. "Ora il responsabile della qualità non è più necessario qui, il che semplifica notevolmente il flusso di lavoro", dice Patrik Börlin. "È anche utile che la struttura e il funzionamento del sistema siano gli stessi per tutti. Questo ci permette di ottenere effetti di sinergia. "Inoltre, il processo di approvazione predefinito del sistema si è dimostrato valido: tutti i capi reparto possono modificare il documento, ma può essere visualizzato da tutti solo dopo che è stato approvato dal rispettivo responsabile del processo. Questo assicura anche che nessuno acceda accidentalmente a versioni non aggiornate. Il sistema ha anche una funzione di riconoscimento. In caso di cambiamento, tutte le persone coinvolte ricevono un'e-mail e confermano il loro riconoscimento nel sistema. "In questo modo, è possibile una registrazione elettronica costante di chi ha ricevuto quali informazioni e quando", riassume Patrik Börlin. Ciò significa che non sono necessari ulteriori registri cartacei nell'area del personale". Di nuovo, risparmiamo carta e tempo di lavoro". Il modulo di gestione degli incidenti è vantaggioso anche per Assa Abloy (Schweiz) AG: per esempio, anche i fornitori hanno accesso al modulo e ai messaggi di errore che li riguardano. Ogni fornitore può vedere solo i propri messaggi di errore e documenta la sua indagine e le misure risultanti direttamente nel sistema.

Conclusione: successo attraverso la qualità del lavoro e l'accelerazione del processo

Assa Abloy (Schweiz) AG ha stabilito degli standard digitali e ha introdotto un sistema di gestione integrato. In questo modo, la gestione dei processi ha successo ad alto livello. Dall'integrazione della nuova soluzione, l'azienda ha risparmiato sia tempo di lavoro che carta. E lo sviluppo positivo continua, come sa Patrik Börlin: "Puntiamo a dotare le nostre stazioni di montaggio di terminali. Gli ordini di produzione saranno quindi registrati direttamente su questi terminali. In futuro, le istruzioni di prova o i messaggi di errore potranno anche essere aperti dall'applicazione direttamente sulla stazione di lavoro". Ancora una volta, è chiaro che alla Assa Abloy (Schweiz) AG, la qualità del lavoro e l'accelerazione dei processi sono fattori chiave di successo di cui beneficiano i clienti di tutto il mondo. L'azienda sta attualmente lavorando per integrare il sito svizzero di Tagelswangen nel sistema esistente.