I sistemi di gestione integrata (IMS) dal cloud sostituiscono le soluzioni isolate

La gestione conforme dei requisiti assicura che sia specificato chi, cosa, quando, come, dove e con che cosa deve essere fatto in modo che gli obiettivi fissati siano raggiunti. Inoltre, la persona che agisce deve essere consapevole di ciò a cui deve prestare attenzione nelle varie attività. Queste possono essere condizioni quadro esistenti, obblighi vincolanti (leggi, standard, regole di mercato) o requisiti specifici del prodotto e del cliente.

Integrazione dei requisiti nei processi quotidiani

Grazie all'avanzare della digitalizzazione, l'uomo e la macchina si avvicinano sempre di più attraverso varie applicazioni di sistema e interfacce adeguate. Al fine di sfruttare il potenziale delle sinergie esistenti in un'organizzazione, i sistemi speciali per la gestione della qualità, la gestione dei rischi e la gestione ambientale che sono stati creati in passato come "soluzioni isolate" vengono sempre più sostituiti da un sistema di gestione integrato (IMS). La ragione è che le soluzioni isolate promuovono l'indesiderabile "pensiero a silos" nell'azienda, tali soluzioni spesso non sono abbastanza trasparenti come risultato e spesso falliscono nel mondo di lavoro sempre più strettamente in rete a causa di ulteriori media e rotture di sistema. Tra l'altro, questo porta anche a ridondanze inutili. Inoltre, le soluzioni isolate non sono talvolta integrate nel lavoro quotidiano degli attori e non sono quindi vissute.

Un IMS guida e combina approcci strategici e operativi

Il sistema di gestione integrato supporta l'implementazione quotidiana degli obiettivi prefissati di un'organizzazione perché rappresenta idealmente il ciclo di controllo più alto secondo il Plan - Do - Check - Act. L'anello di controllo può essere modellato e automatizzato fino al livello delle singole fasi del processo e le misurazioni dei parametri possono essere consolidate o aggregate dalle singole fasi del processo al livello strategico.

IMS come parte integrante del business quotidiano

Per gli attori di un'organizzazione, le informazioni pertinenti e necessarie sono disponibili in ogni momento, a tutti i livelli gerarchici, sul posto di lavoro digitale in un IMS. A livello strategico, le informazioni sono riassunte in modo tale da presentare chiaramente la situazione generale.

"Office 365 fornisce tutti i requisiti per implementare un IMS con strumenti standard".

A livello degli aspetti di gestione (qualità, sicurezza, protezione ambientale, consumo di risorse, performance, ecc.), sono visibili la conformità, le deviazioni e lo stato delle misure in corso. A livello di implementazione operativa, i processi sono presentati in modo semplice e user-friendly per garantire l'accesso diretto agli strumenti e alle informazioni necessarie (ad esempio, istruzioni, specifiche, documentazione dei processi, basi legali, archiviazione dei documenti, ecc.)

Piattaforme di collaborazione e cloud computing

Poiché la rete digitale tra attori, macchine e fonti d'informazione si estende sempre più su lunghe distanze, l'accesso e la collaborazione sono semplificati per tutti i partecipanti attraverso piattaforme di collaborazione e cloud computing. Entrambe le opzioni sono utilizzate come piattaforme per il sistema di gestione integrato per scambiare dati e informazioni indipendentemente dal luogo.

Esempio Office 365: implementare l'IMS con mezzi standard cloud

Gli ambienti cloud come Office 365 offrono tutti i prerequisiti per implementare un IMS con strumenti standard. A parte la licenza di Office 365 - che è già utilizzato da molte aziende nel loro lavoro quotidiano - non sono necessarie altre licenze per l'IMS. Inoltre, l'IMS è completamente integrato nel lavoro quotidiano dei dipendenti sulla base degli strumenti standard del cloud. È quindi anche effettivamente vissuto.

I singoli servizi nel quadro di Office 365 possono essere orchestrati in un portale aziendale in modo tale che i punti di forza dei singoli strumenti siano uniti in una piattaforma.

Combinando i punti di forza dei singoli mezzi standard

SharePoint Online forma la base del portale e fornisce ai dipendenti una intranet con numerose funzionalità. Spazi di lavoro individuali possono essere messi a disposizione di ogni area o dipartimento (management, HR, sviluppo aziendale, marketing, finanza, produzione, ecc.) In questo modo, ogni squadra può progettare il suo spazio di lavoro individualmente e secondo le sue esigenze. Non solo i processi e i documenti delle specifiche sono direttamente integrati nei rispettivi ambienti di lavoro, ma anche tutti i documenti di verifica. La visualizzazione dei processi è fatta tramite Microsoft Visio o un altro strumento di modellazione.

Nell'area della comunicazione interna, entra in gioco il social network aziendale Yammer. Che si tratti di notizie a livello aziendale o di annunci in gruppi specializzati, la comunicazione indipendente dal luogo è assicurata in ogni momento. Questo crea una cultura della comunicazione trasparente. Inoltre, questo porta a un team informato, in sintonia e lungimirante - dal livello di gestione ai singoli dipendenti nelle diverse divisioni.

Il lavoro di progetto nel team interno o con partner esterni è gestito tramite i team di Microsoft. Le stanze di progetto digitali sono a disposizione dei team di progetto. Funzioni versatili come la chat, la telefonia, le videoconferenze o l'archiviazione dei dati permettono una collaborazione efficiente.

Con Microsoft Forms, è integrato uno strumento che permette sondaggi di tutti i tipi. Che si tratti del feedback di un progetto, di sondaggi sui clienti o sui dipendenti o anche di valutazioni dei partner, il feedback può essere ottenuto rapidamente. Il questionario può essere compilato in qualsiasi browser web e anche da dispositivi mobili. Il feedback viene compilato e valutato in un cockpit centrale. Se le funzioni di valutazione e analisi offerte non sono sufficienti, i risultati possono anche essere esportati in Excel per ulteriori valutazioni o utilizzati in dashboard Power BI.

Valutazioni e feedback possono essere ottenuti rapidamente. Il questionario può essere compilato in qualsiasi browser web e anche da dispositivi mobili. Il feedback viene compilato e valutato in un cockpit centrale. Se le funzioni di valutazione e analisi offerte non sono sufficienti, i risultati possono anche essere esportati in Excel per ulteriori valutazioni o utilizzati in dashboard Power BI.