Come liberarsi della zavorra del progetto in cinque fasi
Soprattutto nel periodo di fine anno, il carico di lavoro dei progetti spesso aumenta. Le persone colpite cercano un aiuto per semplificare la loro routine quotidiana e migliorare l'efficienza del loro lavoro a progetto. Perché se l'efficienza cresce, i partecipanti al progetto risparmiano tempo e la loro soddisfazione aumenta.
La maggior parte dei project manager sa o almeno sospetta che ci sono molte attività nella routine quotidiana del progetto che sono necessarie ma non generano alcun valore aggiunto. Noi lo chiamiamo "zavorra del progetto". Alcuni studi dicono che il 90% di tutto il lavoro d'ufficio rimane senza valore aggiunto. Aumentare l'efficienza in queste aree di solito porta a effetti positivi e ha un enorme impatto sul rendimento complessivo.
Passo 1: Realizzare l'importanza del lavoro senza valore aggiunto
La zavorra del progetto non è l'eccezione, è la regola. I compiti senza valore aggiunto consumano molte più risorse nel progetto rispetto al lavoro con valore aggiunto: un rapporto di 90 a 10 è abbastanza realistico. Quindi, se il project management vuole migliorare la produttività complessiva del progetto, la zavorra del progetto è l'obiettivo ideale. Un semplice esempio di calcolo: se raddoppiate l'efficienza del lavoro del progetto a valore aggiunto, avete ridotto il carico di lavoro dell'intero progetto del 5%. Se però riuscite a raddoppiare l'efficienza del lavoro non a valore aggiunto, riducete il carico di lavoro del progetto di un enorme 45%. La semplice intuizione: ridurre la zavorra del progetto fa risparmiare il maggior numero di risorse.
Passo 2: Creare un database centrale
In alcune organizzazioni, non c'è un archivio formale e centralizzato per le informazioni relative al progetto. Di conseguenza, i project manager e i membri del team passano fino al 40% del loro tempo a cercare informazioni, solo per inserirle manualmente e condensarle in rapporti. Al contrario, quando i modelli di progetto, le metriche e i dati finanziari sono centralizzati, l'accesso diretto è una questione di pochi clic. Un repository centralizzato agisce come "unica fonte di verità", che si tratti di pianificazione del progetto, dati e documenti del progetto, o best practice, modelli e rapporti. Tale centralizzazione rende la vita più facile per tutti.
Passo 3: Standardizzare i rapporti e i processi
Una volta che i dati sono centralizzati, è relativamente facile generare e condividere report standard e dashboard con le parti interessate. Naturalmente, l'accesso dovrebbe essere controllato tramite un concetto di diritti adeguato. I rapporti accedono ai dati dal repository centrale in tempo reale e hanno un formato standardizzato in modo che possano essere facilmente elaborati ulteriormente e servire come base significativa per il processo decisionale.
Passo 4: Automatizzare i flussi di lavoro e i compiti
Molti strumenti di gestione dei progetti includono almeno strumenti di base per il monitoraggio dei progetti. Questo rende relativamente facile automatizzare compiti noiosi senza valore aggiunto, riducendo così la zavorra del progetto. L'efficienza aumenta in modo molto significativo quando vengono eliminati i compiti precedentemente manuali: come la gestione dei fogli di presenza, la gestione delle comunicazioni di assegnazione dei compiti, il monitoraggio dei progressi e delle approvazioni, e l'attivazione di avvisi e notifiche associati. Con il software giusto, si può facilmente automatizzare tutto questo.
Passo 5: aumentare la qualità dei dati per un migliore processo decisionale
Finché voi e il vostro staff dovete raccogliere manualmente le informazioni da applicazioni disparate, non è solo una perdita di tempo, ma aumenta anche la probabilità di avere a che fare con dati ridondanti, non disponibili o obsoleti. Questo vi priva della base per un solido processo decisionale e di gestione. Per molte aziende, questo è il motivo per cui la visibilità e l'integrità dei dati sono sfide critiche nei loro progetti. Molte aziende che alla fine acquistano un software di gestione dei progetti lo fanno per evitare di dover reinserire i dati persi più e più volte. In ogni caso, vale la pena affrontare la questione di aumentare l'efficienza del lavoro di progetto - specialmente quando si tratta della moltitudine di compiti che non aggiungono alcun valore. Scartare la zavorra del progetto ha sempre senso.
Autore:
Uwe Eilers è direttore delle vendite alla Sciforma GmbH di Taunusstein, Germania. www.sciforma.de. Ancora più informazioni su come aumentare l'efficienza nella gestione dei progetti sono fornite in un e-book di Sciforma intitolato "Liberati dalla zavorra dei progetti - evita i compiti senza valore aggiunto". Può essere scaricato qui gratuitamente: https://www.sciforma.com/de/info-center/aktuelles
