Gestire i rischi dell'outsourcing

L'outsourcing, cioè il trasferimento di compiti e strutture aziendali a terzi, è un tipo molto specifico di approvvigionamento esterno. Questa esternalizzazione dei compiti è spesso illimitata nel tempo e viene interrotta di nuovo solo in caso di esperienze negative o di cambiamenti strategici. Le ragioni dell'outsourcing

"Richiede una buona preparazione".

sono molto complesse. Fondamentalmente, però, le aziende stanno cercando modi per ottenere un beneficio aggiuntivo. Nella maggior parte dei casi, sono le considerazioni sui costi e l'attenzione al core business, nonché una maggiore flessibilità che portano alla ricerca di una soluzione esterna. Ma dove c'è il sole, c'è anche l'ombra. L'outsourcing è sempre associato a rischi, che devono essere identificati e gestiti di conseguenza.

Opportunità con l'outsourcing
Oltre alle possibilità già menzionate, l'aumento delle esigenze della soluzione tecnica, il mantenimento della stessa, i cambiamenti nella concorrenza, le velocità di elaborazione che devono essere aumentate, ecc. possono anche essere fattori che spingono a soluzioni di outsourcing. possono essere i driver per le soluzioni di outsourcing. Se, allo stesso tempo, strutture organizzative obsolete e una mancanza di personale qualificato in azienda rendono difficile svolgere i compiti dell'azienda in modo mirato, una delocalizzazione dei processi può diventare interessante.

I risparmi previsti sui costi sono di solito un fattore importante per l'outsourcing. Un esempio di tale riduzione mirata dei costi è quello di non gestire più la propria infrastruttura (ad esempio sistemi IT, edifici per uffici) e risparmiare sul personale necessario per questo. Di conseguenza, sono concepibili vari risparmi:

• Eliminazione di posti vacanti / tempo di inattività in quanto questo sarà ora sostenuto dal fornitore di servizi.
• Passare dai costi fissi ai costi variabili, poiché questi sono sostenuti solo quando il servizio viene utilizzato.
• Risparmi grazie a un grande volume di ordini, poiché il fornitore di servizi ha più ordini dello stesso tipo e può quindi ottimizzare e automatizzare meglio i processi.
• Riduzione della dipendenza dagli specialisti interni, scenario di ripiego in caso di carenza di lavoratori qualificati.

Rischi nelle considerazioni sui costi
Il confronto dei propri costi effettivi con l'offerta del fornitore di servizi è elementare. Tuttavia, le mele non dovrebbero essere paragonate alle arance. Solo se la trasparenza della propria situazione dei costi è effettivamente disponibile, il progetto di outsourcing dovrebbe essere affrontato. Particolare attenzione dovrebbe essere prestata all'allocazione dei costi generali, che di solito sono storicamente cresciuti nella propria azienda.

Oltre al necessario calcolo veritiero dei costi del processo, è anche consigliabile implementare programmi di miglioramento interno prima dei progetti di outsourcing, al fine di garantire l'ottimizzazione del processo internamente. Solo quando questo limone è stato veramente spremuto ci si deve confrontare con aziende che si sono specializzate in questa sottozona. Possibili insidie:

• Costi di integrazione
• Sforzi per la gestione e il controllo del nuovo fornitore/partner
• Margine di profitto del fornitore di servizi

Nel caso delle offerte dei fornitori di servizi, c'è il rischio all'inizio che l'offerta sia fatta inizialmente sottocosto e che, dopo il passaggio, le perdite iniziali siano compensate da eccessivi costi di adattamento e di cambiamento.

Inoltre, bisogna tener presente che i confronti dei costi per applicazioni innovative e servizi complessi una tantum si rivelano problematici, poiché non c'è una base di dati sufficiente né all'interno dell'organizzazione dell'azienda né con i potenziali fornitori di servizi. Con questa mancanza di cifre precise, non è possibile una determinazione obiettiva e corretta dei costi. Tuttavia, questioni come il know-how e la disponibilità di risorse potrebbero probabilmente portare a un progetto di outsourcing in questo caso.

Rischi al di fuori delle considerazioni sui costi
Oltre all'analisi dei costi, altre considerazioni sui rischi sono importanti per una decisione di out-sourcing di successo. Non importa in quale area l'outsourcing diventa un problema (produzione, amministrazione, IT, progetti, ricerca), una costosa reintegrazione dei processi trasferiti esternamente nella propria organizzazione è da evitare ad ogni costo. Quindi, è necessaria una valutazione dei rischi ben fondata, dato che le decisioni di outsourcing di solito hanno un alto impatto aziendale sull'organizzazione ed effetti a lungo termine.

Il rischio di fluttuazioni degli affari e di sopportare le conseguenze di errori/difetti causati dal fornitore di servizi deve essere certamente descritto come i cosiddetti rischi di trasferimento.

La lista dei rischi operativi è molto più lunga:

• Un fallimento del fornitore di servizi, perché organizzare un tempestivo fornitore di servizi sostitutivo potrebbe diventare molto difficile.
• Una grande dipendenza dal fornitore a causa della profondità di processo spostata e della competenza che ora non è più disponibile internamente.
• Questo significa una cooperazione forzata con il fornitore di servizi, perché il know-how necessario per un possibile ulteriore sviluppo del prodotto/servizio è ora presso il fornitore.
• Danni / guasti dovuti a carenze nel servizio fornito, ad esempio guasti dei sistemi EDP.
• Reclami e costi aggiuntivi dovuti a un livello di qualità inferiore; un test 100 % eviterebbe questo, ma non sarebbe pagabile.
• Costi derivanti da livelli di servizio, contratti, specifiche o requisiti non chiaramente formulati, che portano a malintesi ed errori.
• Rilascio forzato di know-how e sforzo aggiuntivo dovuto alle necessarie descrizioni dettagliate dei processi, che non sarebbero necessarie internamente in tutti i casi. Tuttavia, questi sono ora necessari per far eseguire il lavoro speciale dal fornitore di servizi.
• Buchi nella sicurezza dei dati così come una violazione dei requisiti di segretezza, poiché non tutti i processi hanno luogo nella propria organizzazione e sono quindi difficili o impossibili da controllare dalla propria organizzazione.
• Riduzione / mancanza di flessibilità, poiché tutto deve essere comunicato e fornito attraverso l'ente aggiuntivo ora esistente (il fornitore di servizi).
• Un servizio clienti deteriorato perché il proprio cliente non è più servito direttamente dalla propria organizzazione.

L'esperienza mostra che i fallimenti nell'outsourcing sono spesso dovuti al fatto che è stato scelto il fornitore sbagliato o che è stato esternalizzato il processo sbagliato. Lo sforzo necessario nella propria azienda per descrivere i compiti e i processi, così come la standardizzazione necessaria e il supporto e il controllo del fornitore di servizi sono spesso molto sottovalutati.

Riassunto
L'outsourcing offre molte opportunità, ma i suoi pericoli devono essere considerati. Un'organizzazione deve essere chiara quando l'outsourcing ha senso per l'azienda. Un outsourcing dovrebbe essere controllato soprattutto per quanto riguarda i vantaggi competitivi. Tuttavia, un'analisi della strategia propria dell'azienda è assolutamente necessaria prima.

Questo richiede una buona preparazione e una considerazione di tutti i rischi (cioè opportunità e minacce) così come l'esistenza di specifiche concrete e costi reali comparabili. Se questo è il caso, un buon outsourcing può e vuole dare un contributo prezioso a un'organizzazione snella ed economica.