Da "È colpa tua" a "È meglio così".

Gli assistenti digitali di qualità si acquisiscono rapidamente, ma spariscono - l'introduzione sarebbe un po' lunga, no? - ma spariscono presto dalla coscienza degli utenti di qua e di là. E poi arriva qualcuno e dice: "Proprio quello di cui ho bisogno!". Qualcuno come Reto Schürmann della Bosshard + Co. AG.

Guarda, abbiamo IQSoft!
Schürmann lavora dal 2010 per lo specialista in legno e rivestimenti architettonici con sede a Rümlang. Inizialmente è stato responsabile della logistica, poi anche della qualità e dell'ambiente e membro del consiglio di amministrazione. Quando ha esaminato la "sua" azienda in termini di qualità, ha scoperto: "Dieci anni fa, avevamo già una vecchia versione di IQSoft, ma dopo qualche anno non era più utilizzata.

Controllo di qualità? Sì, ma...
Seconda osservazione di Schürmann: la qualità del servizio alla Bosshard era buona, ma difficile da tracciare: "Gli errori erano registrati su fogli di conteggio. Ogni dipartimento aveva i suoi metodi. Un sam-melsurio, che in qualche modo abbiamo risolto. Era possibile, ma difficile, trovare dettagli relativi al caso. Le informazioni sui reclami erano disponibili solo in una fase tardiva".

Software nella Bella Addormentata
In linea con la direzione di Bosshard, Reto Schürmann ha svegliato IQSoft dal suo sonno, inizialmente come strumento chiave per il processo di miglioramento continuo (CIP): "Volevo uno strumento che ci permettesse di tenere una registrazione coerente di ciò che è successo quando e dove in tutti i reparti".

L'obiettivo: dati precisi e tassi di errore esatti invece di sensazioni viscerali e colpe diffuse: "Non è possibile cambiare semplicemente un trasportatore perché "sembra" fare molti errori. Dovete registrarlo. E poi magari un singolo autista è inaffidabile, ma l'azienda di trasporti in quanto tale è di prima classe".

Ripensare, per favore!
Una sfida familiare a molti manager della qualità: il passaggio alla gestione digitale dei processi incontra la resistenza della forza lavoro.

Ragione principale: strutture radicate. "Ha funzionato senza di loro fino ad ora". Il miglioramento continuo, tuttavia, richiede una registrazione completa. Niente è più risolto casualmente: "Ciò che non è registrato può anche essere pericoloso se si tratta di una controversia legale".

La seconda ragione principale è la paura. Come dipendente, ti senti come se fossi osservato. Reto Schürmann sottolinea: "Un grande compito è quello di cambiare il nostro pensiero da 'È colpa tua' a 'È meglio così per tutti'.

Vieni tempo, vieni misure, vieni consenso
Il modulo IQSoft-KVP è considerato uno strumento collaudato per identificare il potenziale di ottimizzazione. Alla Bosshard, per esempio, hanno riconosciuto: "Facciamo troppi errori di impostazione". Da allora, tutti i prodotti sono stati scansionati durante l'imballaggio. E si è scoperto che, nonostante i loro stessi errori, alcuni dei prodotti reclamati erano stati semplicemente ordinati in modo errato.

Ci sono voluti tre anni perché il "nuovo" pensiero prendesse piede. Oggi, Schürmann si sente dire da compagni di squadra un tempo scettici: "Non riesco quasi a immaginare come abbia mai funzionato senza IQSoft!".

Tendenze, tendenze ed errori individuali possono essere chiaramente distinti. Il numero di errori è chiaramente ridotto al minimo. E un gradito effetto collaterale: "Ora sappiamo anche esattamente dove siamo particolarmente bravi. Questo aiuta la nostra forza di vendita. Crea sicurezza argomentativa.

Verificabilità e senso delle proporzioni
La registrazione elettronica dei casi può andare troppo oltre? Schürmann differenzia: "Voglio dire: prima di tutto, registrate tutto! Questo crea trasparenza per GL sotto ogni aspetto. Hanno bisogno di sapere cosa sta succedendo. Ma poi - grazie a IQSoft abbiamo una storia completa - possiamo anche dire con la coscienza pulita: Non devi più registrare questo o quello.

Stiamo facendo più errori di prima?
Con un'acquisizione coerente dei dati, tutto ciò che prima veniva gestito a margine e non veniva mai catturato viene alla luce ("Ha ricevuto il prodotto sbagliato? Gliene mando subito uno nuovo"). Il team Boss-hard l'ha sperimentato nel 2012, hanno fatto più errori? Naturalmente non l'hanno fatto. Anche senza IQSoft, la gente prendeva sul serio gli errori e risolveva i problemi agendo immediatamente. Ma non avevano una visione d'insieme. Con IQSoft, tutto è stato registrato per la prima volta - e in modo completo.

Reto Schürmann: "IQSoft permette di allegare qualsiasi documento. Prendiamo un errore di applicazione. Improvvisamente c'è un rapporto di reclamo con dati dal laboratorio, dal responsabile delle vendite, dal servizio sul campo, dal servizio d'ufficio, dall'ufficio tecnico e così via. Potremmo vedere molto meglio: Abbiamo fatto l'errore? Se sì, dove? O c'era un difetto del cliente o del trasportatore? Avevamo e abbiamo tutti i casi pendenti presenti".

Alto esborso iniziale
Una cosa è collocare con successo un processo di miglioramento su una base digitale. E un'altra cosa è ottenere allo stesso tempo un controllo completo del processo. Soprattutto quando la certificazione è pianificata. Schürmann ricorda: "Abbiamo combinato i nostri manuali di qualità e ambiente in un unico sistema di gestione. Per fare questo, abbiamo prima progettato i nostri processi con l'aiuto di IQSoft BPM (Business Process Modeling). Il risultato è stato un manuale di gestione digitalizzato".

Per fare questo, abbiamo prima progettato i nostri processi con l'aiuto di IQSoft BPM (Business Process Modeling). Il risultato è stato un manuale di gestione digitalizzato.

Modelli di processi pratici dal produttore del software
"Poi abbiamo esaminato i processi in dettaglio. Era come tirare l'angolo e quattro porte si aprivano in una volta sola. Se dovessi rifarlo, però, tornerei a quello. Devi passarci attraverso".

Durante questo periodo, Reto Schürmann è stato felice di affidarsi al know-how dello sviluppatore di software IQS AG. Il team di Zofingen ha fornito dei modelli di processo che possono essere adattati ai processi di Bosshard.

Lo stato delle cose
Dopo cinque anni con IQSoft, sono successe molte cose buone e tuttavia Reto Schürmann vede che è possibile fare di più: "L'appetito per nuove applicazioni viene con l'uso. Per me è bello che IQSoft sia usato intensamente. Anche persone che non hanno avuto molto a che fare con l'IT per 20 anni sono arrivati nel mondo digitale grazie a IQSoft. E i giovani non hanno comunque problemi con le mappe di processo elettroniche".

Certificazione di successo
Al momento, IQSoft EDUQ è utilizzato per registrare tutto ciò che riguarda la formazione. Dopo di che, tra le altre cose, verranno attivati i contratti, la gestione dei beni e il modulo di audit.

L'espansione dell'assistente digitale continua quindi. D'altra parte, la certificazione ISO 9001/14001 è stata ottenuta da gennaio 2018 ed è sicuramente un fattore motivante per "tenere il passo" in termini di qualità.

L'esperienza di Schürmann: "Per la certificazione, hai bisogno di uno strumento. E devi ancorare l'uso del software. Per la formazione di cose complesse, apprezzo quindi uno specialista IQS sul posto.

Motore e controllo
Reto Schürmann vede l'ERP digitale come il motore e la gestione Q come il controllo di un'azienda. Sarà quindi interessante vedere come IQSoft si sviluppa alla Bosshard + Co AG. La sua conclusione: "IQSoft assicura una digitalizzazione continua con uno strumento di gestione che è lo stesso per tutti, mantenuto centralmente e utilizzato in modo decentralizzato". E un po' meno formalmente: "Si può introdurre tutto in passi individuali. Costruisco la mia pizza a fette invece del
Pizza le fette".