Studio EY: La digitalizzazione conquista il consiglio di amministrazione

Il sito  Studio "Comunicazione e digitalizzazione del consiglio da EY (ex Ernst & Young) e Brainloop è stato condotto presso la HHL Leipzig Graduate School of Management e la Philipps-Universität Marburg. Sono stati intervistati i membri del consiglio di amministrazione e del management (rispettivamente i consigli di sorveglianza e i consigli esecutivi) di 2800 aziende in Benelux, DACH, Francia, Scandinavia, Regno Unito e Irlanda.

Tre quarti usano portali di bordo
I giorni delle cartelle analogiche delle riunioni e delle pile di file sono finiti. Secondo lo studio, il 76% degli intervistati utilizza già i portali digitali, cioè il software collaborativo, per visualizzare in modo efficiente ed elaborare in modo sicuro i documenti sensibili. La distribuzione per paese è interessante. In Scandinavia e nei paesi anglosassoni, quasi tutti i partecipanti allo studio usano portali di bordo (90%), e nei paesi di lingua tedesca, il 70%. La Francia è in coda con il 64%. Una volta che il portale è stato introdotto, si stabilisce saldamente nell'azienda. Il 90% degli intervistati è soddisfatto o addirittura molto soddisfatto. Gli intervistati ritengono che le seguenti caratteristiche siano particolarmente rilevanti per la selezione di una soluzione di portale di bordo adatta:

- La crittografia è in cima alla lista (83%)
- Più di due terzi (67%) considerano importante la documentazione a prova di revisione di tutte le attività tramite un audit trail.
- Per il 65%, la protezione dei dati è particolarmente importante in base alla giurisdizione locale
- Più della metà degli intervistati (55%) vuole assicurarsi che l'amministratore IT non abbia accesso alle informazioni memorizzate

"L'uso dei portali del consiglio è un ottimo modo per rendere il lavoro del consiglio più efficiente", spiega Gabriel, amministratore delegato di Brainloop Svizzera. "Questo include l'accesso mobile a documenti importanti, così come il commento sui documenti delle riunioni e sulle bozze di risoluzione. Anche le risoluzioni possono essere effettuate elettronicamente. Va da sé che questi processi possono avvenire solo in una sala dati altamente sicura". In termini di altri processi del consiglio facilitati dalla digitalizzazione, c'è ancora margine di miglioramento: Nonostante l'uso diffuso dei portali del consiglio, i voti alle riunioni del consiglio sono ancora quasi prevalentemente espressi con firma a mano (77%). Le soluzioni digitali sono usate raramente, anche se possono essere usate per registrare i voti e fornire prove a prova di revisione in una data successiva.

Tecnologie di sessione e formalizzazione
In quasi tutte le aziende (92%), le riunioni del consiglio di amministrazione si svolgono come incontri faccia a faccia. Un terzo (33%) usa spesso le conference call e più di un quarto (26%) usa regolarmente la comunicazione basata su documenti in relazione alle riunioni. La videoconferenza è il metodo meno usato per condurre le riunioni del consiglio (12%). In futuro, tuttavia, questo potrebbe cambiare poiché il processo decisionale, in particolare nel consiglio di amministrazione, deve essere sempre più tempestivo ed efficiente. Le riunioni virtuali e i mezzi di comunicazione elettronici potrebbero poi aumentare ulteriormente.

Affinché ciò sia possibile, i processi di informazione devono essere definiti e formalizzati di conseguenza negli statuti e nei regolamenti interni. La maggioranza degli intervistati considera il grado effettivo di formalizzazione dei processi informativi tra l'azienda e il consiglio di amministrazione alto (46%) o molto alto (16%). Tuttavia, c'è anche una percentuale del 37% che valuta i propri processi informativi come al massimo parzialmente formalizzati o anche meno. Questa cifra elevata è sorprendente dato il rischio implicito di responsabilità associato a una formalizzazione insufficiente dei processi di informazione.

La decisione sulla fornitura di informazioni al consiglio di amministrazione è prevalentemente definita congiuntamente dal consiglio di amministrazione e dalla direzione. Questo è dichiarato dal 29% nel sistema a un livello e dal 37% nel sistema a due livelli. La fornitura efficiente di informazioni al consiglio di amministrazione è un fattore centrale per un monitoraggio aziendale professionale. Oltre al supporto del sistema, il supporto del personale del consiglio sotto forma di un ufficio del consiglio è oggi più necessario che mai. Questo è l'unico modo per garantire non solo la trasmissione tempestiva ma anche la qualità delle informazioni. Questo è anche confermato dallo studio: nel corso della preparazione delle riunioni, l'ufficiale aziendale è il contatto più frequente (73%), davanti all'amministratore delegato (59%) e al presidente del consiglio di amministrazione (51%).

Diffusi i cyberattacchi e le email non criptate
Circa la metà dei partecipanti allo studio affronta regolarmente i temi dei cyberattacchi e delle fughe di dati (55%), così come la protezione dei dati e la sovranità dei dati (48%). Alla domanda sul loro livello di conoscenza, il 43% ha detto di avere già molta esperienza con i cyberattacchi. Per la protezione dei dati, la cifra era del 51%. Nonostante questo, i membri del consiglio spesso usano ancora e-mail non criptate per accedere alle informazioni. Quasi la metà (49%) ricorre spesso a questa forma insicura di scambio di dati quando comunica con i dispositivi mobili, mettendo a rischio la sicurezza dei documenti sensibili. Una nota positiva è che l'uso di portali sicuri per la comunicazione è in aumento (il 64% accede tramite laptop e l'80% tramite dispositivi mobili).

La situazione è simile quando i consulenti esterni accedono ai documenti delle riunioni: Anche qui, i dati sono ancora trasmessi in chiaro da un quinto delle aziende (21%), rendendoli facile preda degli hacker. Tuttavia, ben il 55% usa email criptate o portali di bordo con diritti di accesso specifici. "I consigli di amministrazione sono un obiettivo utile per gli hacker perché lavorano con documenti sensibili ogni giorno. Se lo scambio di dati con consulenti esterni e colleghi non è rigorosamente protetto, sono un facile bersaglio per lo spionaggio industriale", dice Gabriel "Con il crescente uso di portali di bordo sicuri, siamo sulla strada giusta. Questo ci permette di bilanciare la riservatezza e la facilità d'uso in modo che non ci sia più bisogno di una comunicazione non criptata, anche nell'uso mobile".

Lo studio è disponibile per il download sul sito web di Brainloop: https://biz.brainloop.com/de-ch/board-studie