La direttiva europea sui whistleblower serve anche alla compliance nelle aziende svizzere

Un'impresa edile impiega lavoratori non dichiarati per risparmiare sui contributi AVS e LPP. Una banca è impegnata nel riciclaggio di denaro su larga scala. Un'azienda di ingegneria meccanica acquista materie prime che sono prodotte in un paese del terzo mondo in condizioni di lavoro e ambientali discutibili. E ancora un'altra azienda tecnologica esporta componenti di centrali elettriche attraverso canali opachi in uno stato che è soggetto a embarghi economici internazionali. Questi esempi (fittizi) possono essere casi estremi e probabilmente eccezionali - ci sono anche esempi più "innocui" come quello di un impiegato che scarica segretamente contenuti pedosessuali da internet o quello di un rappresentante che "falsifica" le note spese a suo favore. Sia come sia, tutti questi esempi sono violazioni di norme legali, interne o etiche.

La protezione degli informatori in Svizzera è insufficiente

I dipendenti che si imbattono in tali irregolarità si trovano ora di fronte a un dilemma: devono segnalare le violazioni? O il loro dovere di lealtà verso il loro datore di lavoro gli impedisce di fare proprio questo? Il fatto è che le persone che denunciano le irregolarità nelle aziende hanno solo una debole protezione legale in Svizzera. Un progetto di legge sulla "protezione in caso di denuncia di irregolarità sul posto di lavoro" è stato abbattuto dal parlamento federale. In termini di protezione per i whistleblower, cioè le persone che denunciano le irregolarità, la Svizzera si colloca ora in basso in un confronto globale. I casi in cui i dipendenti di un'azienda diventano pubblici spesso finiscono male: la questione si trasforma in uno scandalo, e l'azienda interessata ha il suo bel da fare per combattere la minaccia di danni alla sua immagine. Il perdente in un caso del genere è l'impiegato che ha iniziato il tutto: Lui o lei è ritenuto responsabile del danno e licenziato senza preavviso...

La conformità aziendale ha senso

Per le banche e i commercianti di titoli in Svizzera, un Funzione di conformità sono da tempo richiesti dalla legge. Ma anche in altri settori, sempre più aziende, indipendentemente dalle loro dimensioni, stanno riconoscendo la conformità come parte integrante di una buona governance aziendale. Un concetto di conformità efficace delinea i temi di conformità che sono centrali per l'azienda in questione e definisce i rischi di conformità. Regola anche il reporting alla direzione dell'azienda e al consiglio di amministrazione. Infine, ma non meno importante, comprende anche una concreta organizzazione di conformità. Al fine di garantire standard uniformi, un sistema di whistleblower professionale e anonimo è raccomandato all'interno di un sistema di gestione della conformità anche in questo paese. "L'obiettivo di un tale sistema di whistleblower è quello di proteggere sufficientemente i whistleblower per prevenire i rischi in relazione alle violazioni della compliance e di posizionarsi come un datore di lavoro esemplare e trasparente nel senso dell'employer branding", spiega Thomas Wittkopf, amministratore delegato di TELAG AG. Questa azienda fornisce già un sistema olistico di whistleblowing per grandi aziende e PMI sotto il nome di WhistleTAG. La necessità di una tale soluzione potrebbe ora addirittura aumentare: Per proteggere meglio sia i destinatari che gli stessi whistleblower, la nuova direttiva europea sui whistleblower entrerà in vigore il 17 dicembre 2021. Questo regolamento obbliga le aziende con 250 dipendenti o più o con un fatturato annuo di 10 milioni di euro ad avere un sistema anonimo di whistleblower. Dal 2023, il limite sarà abbassato di nuovo, a 50 dipendenti. Questo riguarda anche le aziende svizzere che impiegano personale, partner o fornitori dell'UE.

La direttiva europea sui whistleblower richiede un sistema di segnalazione anonima

La direttiva europea sui whistleblower stabilisce che ai whistleblower deve essere offerta la possibilità di fare la loro segnalazione elettronicamente attraverso un sistema online criptato, così come verbalmente per telefono, ma in ogni caso in modo anonimo e sicuro. "La riservatezza dei whistleblower deve essere garantita in modo che i dipendenti abbiano il coraggio di segnalare una violazione di conformità in primo luogo. In pratica, spesso sperimentiamo che è particolarmente difficile per i dipendenti delle PMI, che si vantano della loro cultura aziendale aperta, segnalare una scorrettezza. Temono le conseguenze - a partire dalla sminuizione, attraverso il bullismo fino a misure di ritorsione di vasta portata. Perciò, nella maggior parte dei casi, si astengono dal denunciare". Con conseguenze devastanti, come il Rapporto ACFE della Association of Certified Fraud Examiners (ACFE): La perdita finanziaria media ammonta a 200.000 franchi - senza contare il danno alla reputazione dell'azienda. "Gli amministratori delegati e i consigli di amministrazione sono responsabili, ma spesso brancolano nel buio perché i dipendenti non hanno le basi per denunciare un malcostume a causa di una protezione inadeguata. Un sistema di whistleblower professionale offre alle aziende un'opportunità di trasparenza e di governance aziendale praticata sia internamente che esternamente", dice Thomas Wittkopf. Conclusione: anche se la Svizzera non deve recepire la direttiva europea sui whistleblower nel diritto nazionale, essa può servire come strumento contro la corruzione e il riciclaggio di denaro anche in questo paese.

Direttiva UE sul whistleblower: raccomandazioni per le aziende svizzere

Come funziona una hotline per gli informatori? Questo può consistere in un ufficio di reporting interno all'azienda o essere esternalizzato a un fornitore di servizi professionali. TELAG è un fornitore di servizi di questo tipo, che da 13 anni gestisce un sistema anonimo di whistleblower per aziende del settore finanziario e dei servizi, che soddisfa i requisiti della nuova direttiva europea sui whistleblower. L'azienda fornisce il software per l'elaborazione anonima dei rapporti digitali e telefonici, nonché la disponibilità 24 ore su 24 in 24 lingue. Il sistema di whistleblower di TELAG include anche la qualificazione delle segnalazioni, la gestione dei casi e, se necessario, un ufficio di ombudsman con uno studio legale indipendente.

• Un sistema di whistleblowing professionale è considerato la migliore pratica per le aziende e le PMI ed è particolarmente raccomandato non appena l'azienda ha filiali in altri paesi dell'UE e/o impiega personale, partner, fornitori dell'area UE.
• Il processo di segnalazione deve funzionare sia per telefono che per iscritto, includendo un ciclo di feedback al whistleblower, e garantire l'anonimato dei whistleblower.
• L'impegno dei dirigenti ("tono dall'alto") sostiene la serietà con un sistema di whistleblower anonimo e paga sulla credibilità. Stimolata dal discorso pubblico sull'etica e la morale nelle aziende, la nuova generazione di impiegati e dirigenti chiede etica e trasparenza negli affari. 
• Infine, ma non meno importante, l'azione preventiva è significativamente più economica di un costoso lavoro di pulizia in caso di violazione della conformità, che comporta regolarmente un danno reputazionale irreparabile e conseguenze finanziarie considerevoli - in media 200.000 franchi secondo il rapporto ACFE del 20218. 

Ulteriori informazioni: www.telag.ch/whistletag