Una gestione della qualità elegante per auto eleganti

A volte i cambiamenti imposti dall'esterno sono un vantaggio e a volte sono piuttosto problematici. Prendete il BMW Group Svizzera, per esempio. Alla fine degli anni novanta, ben 90 officine BMW si affidavano alla gestione elettronica della qualità con IQSoft della IQS AG di Zofingen. Una cooperazione che ha funzionato molto bene per i rappresentanti svizzeri del nobile marchio tedesco per oltre 10 anni. Poi la cooperazione ha subito una battuta d'arresto, perché i requisiti della società madre tedesca hanno portato all'applicazione di nuovi programmi di gestione della qualità.

Eppure, lo showroom BMW di Dielsdorf ha recentemente deciso di riattivare IQSoft, questa volta nella moderna versione web-based. Era um? Erich Kreienbühl, responsabile dell'Aftersales: "Non ci siamo mai scaldati per le innovazioni e soprattutto per l'ultimo dei sistemi obbligatori. Non ha volato, come si dice. Alla fine, avevamo due o tre programmi che giravano in parallelo, e ho pensato: non può essere questo". Markus Schmid, responsabile del settore finanziario e amministrativo, aggiunge: "L'ultima soluzione raccomandata dal gruppo non ci convinceva, perché il nostro team non poteva cambiare i processi da solo. Ogni volta bisognava chiamare qualcuno. Non proprio efficiente".

Ritorno alle radici della qualità
Erich Kreienbühl: "Abbiamo capito che dovevamo fare qualcosa e ora abbiamo il via libera per lavorare di più con IQSoft. Perché questo ritorno alla prima scelta? Kreienbühl dice molto semplicemente: "È ancora un grande programma. Inoltre, è abbastanza facile per i dipendenti. Un sistema come questo deve vivere dall'interno".

Qual è il problema?
Erich Kreienbühl: "La gestione dei test e delle attrezzature ha sempre funzionato bene con il 'vecchio' IQSoft. Anche la nuova versione basata sul web è stata rapidamente accettata dai dipendenti dopo una breve sessione di formazione. D'altra parte, c'è un grande potenziale di miglioramento negli audit, specialmente nell'area della verificabilità. Lo abbiamo sperimentato di recente in termini concreti con alcune aziende partner, per esempio nel facility management. La loro documentazione è completamente inadeguata. I revisori hanno chiesto dei documenti. E poi è iniziata la ricerca in varie cartelle. Eravamo in una brutta posizione come azienda. È proprio per questo che ho voluto la standardizzazione".

Conquistare la montagna a piccoli passi
Come menzionato all'inizio, BMW Dielsdorf ha conosciuto il "vecchio" IQSoft (non basato sul web) per molti anni. Tuttavia, la transizione alla nuova versione è avvenuta senza problemi. Erich Kreienbühl e Markus Schmid vedono la sfida in un luogo diverso: il nuovo orientamento è una grande sfida.

Kreienbühl: "Dobbiamo ricostruire il sistema. Dopo tutti questi anni con diversi sistemi, i nostri documenti non sembrano uniformi. Stiamo chiarendo cosa portiamo con noi e cosa non ci serve più. La mappa del processo fornisce anche una chiara

"Se puoi usare un PC, puoi usare IQSoft".

Da fare. Stiamo persino ridisegnando i processi dell'ICS, altrimenti ben consolidati". Entrambi i manager stanno lavorando "a latere" su questi compiti e non possono impostare il ritmo che hanno in mente. Il loro consiglio a qualsiasi azienda che ridisegna la sua gestione della qualità: "Liberare qualcuno che tiri le fila ogni giorno e non essere vincolato dalle operazioni quotidiane".

Il lavoro concentrato paga
Hans-Peter Kost, presidente del consiglio di amministrazione della IQS AG: "Vediamo la situazione descritta da BMW in molte aziende. Tuttavia, se l'integrazione di un nuovo software di gestione della qualità richiede troppo tempo, la motivazione ne risente. Raccomando di concedere qualche mese per pianificare i processi e adattare i documenti. Quando il software è in funzione, il 95 % del lavoro è stato fatto. Non appena il programma è in funzione, l'azienda risparmia immediatamente un'enorme quantità di tempo, mentre la qualità aumenta automaticamente. A questo punto il responsabile della qualità diventa il controllore del sistema. Nella nostra esperienza, ha poi bisogno solo di circa quattro ore alla settimana per mantenere le applicazioni".

Il consiglio paga
Per le aziende che non possono permettersi o non vogliono avere un proprio responsabile della qualità per il lavoro di base, Kost offre un consiglio semplice e logico: "Approfittate della consulenza offerta dal vostro fornitore! Perché dovresti fare tutto da solo quando hai poco tempo? Il vostro consulente non deve essere sul posto ogni giorno. Ma il supporto regolare è sicuramente utile all'inizio. Si può quindi mettere tutto sul tavolo e pianificare come procedere".

Ordinare e accelerare
Processi, documenti, liste di controllo, istruzioni, moduli e altro: in futuro, BMW Diels dorf vorrebbe gestire ben 120 processi e i relativi documenti con IQSoft. Markus Schmid: "Solo nel mio dipartimento, ho diverse cartelle piene di contratti. Mi aspetto che IQSoft mi dia accesso immediato a condizioni, periodi di attesa, periodi di validità e altro.

Focus sull'uso ampio e profondo
Il preferito di Erich Kreienbühl: lavorare con la gestione delle riunioni per organizzare i suoi numerosi appuntamenti. Hans-Peter Kost raccomanda l'uso combinato in questo contesto: "I verbali classici spesso non vengono letti. Se si collega la gestione delle riunioni con i processi e il CIP, nulla sarà dimenticato. Markus Schmid è d'accordo: "C'è più impegno da subito. Qualificativamente, ci concentriamo quindi sull'ampiezza e sulla profondità".

Sotto obiettivo raggiunto
BMW Dielsdorf è stata in grado di rivitalizzare il processo di miglioramento continuo (CIP) in poco tempo. Erich Kreienbühl: "L'IQSoft basato sul web ha portato una ventata di aria fresca, soprattutto nel settore della gestione delle azioni. L'assegnazione dei compiti è strutturata molto chiaramente. Si può vedere subito chi sta implementando qualcosa e chi no. Kreienbühl: "Posso dare un compito a qualsiasi delle nostre 150 persone. Bastano pochi clic del mouse e possono iniziare a lavorare. Chiunque sappia usare un PC può anche usare IQSoft.

Modello di ruolo del middle management
BMW Dielsdorf vede il suo vecchio e nuovo soft ware come un'enorme opportunità. È quindi logico che il progetto "Continuous Improvement" sia stato recentemente introdotto a livello di capo dipartimento. Kreienbühl: "Dopo mezza giornata di formazione da parte della IQS AG, ho creato una struttura di base e ho detto ai miei colleghi: 'Dimmi cos'altro dovrebbe essere cambiato'. E ora il sistema è in funzione nello stabilimento, nel magazzino ricambi e nelle aree di servizio al cliente. Riceviamo molte segnalazioni, soprattutto su quest'ultimo argomento".

permettere il turnover del personale
La gestione della qualità digitale di prima classe sopravvive ad ogni cambio di personale, anche nella direzione. Perché una buona soluzione è praticamente auto-esplicativa per i nuovi membri del team. Raccomandato anche: un gruppo più grande di impiegati anziani come utenti attivi. Questo crea stabilità durante le assenze per ferie ed elimina la perdita di conoscenze in caso di cambiamenti di personale nella gestione.

Conclusione ottimistica
Dopo i successi iniziali, Erich Kreienbühl e Markus Schmid si sono posti obiettivi elevati: "Naturalmente, lo sforzo è alto. Ma dopo i predecessori inadeguati degli ultimi anni, ora abbiamo finalmente un sistema che può servire tutti i dipendenti. IQSoft è davvero buono. Non appena abbiamo visto per la prima volta la nuova versione basata sul web, abbiamo capito: Potremmo usare questo!" In altre parole, auto eleganti meritano una gestione elegante della qualità. IQSoft si adatta al conto.