Un progresso elettrizzante

"Far fluire correttamente l'elettricità" è la promessa dei clienti di Gifas. L'azienda fornisce agli utenti finali dell'industria, del commercio e dell'artigianato prodotti elettrotecnici di alta qualità e realizza soluzioni individuali basate su di essi. "Negli ultimi anni ci siamo sviluppati da un'azienda K a una M", dice l'amministratore delegato Yves Rödiger. Per far fronte alla crescita a livello strutturale e organizzativo e per sistematizzare i processi, all'inizio del 2014 cercavano un software CIP adatto. La scelta è caduta su Improve di Synprovis (Eich), "con ottimo successo", come spiega il responsabile della qualità Sandro Carbayo. Nel frattempo, lo strumento è in uso da due anni, e su un ampio fronte tematico:

• Errori dei clienti, interni e dei fornitori
• Riparazioni
• Sistema di suggerimenti/idee
• Indagini sui clienti
• Piani di formazione
• Certificati
• Gestione delle apparecchiature di misura e di prova
• Gestione degli audit
• Gestione del rischio
• Qualificazione dei dipendenti

Gli effetti trasversali del software CIP, vale a dire processi chiari e contributi efficaci all'efficienza, sono brevemente evidenziati di seguito

Maggiore affidabilità del processo
"In passato, avevamo solo pochi standard, ma molta carta", dice Yves Rödiger. Inoltre, la gestione e il controllo dell'adempimento dei compiti era legato alla persona, per cui la visione d'insieme dell'azienda si perdeva facilmente. Con Improve, le responsabilità sono ora sistematicamente regolate e indipendenti dagli individui. Inoltre, Improve applica il principio metodologico coerente di "registrare, decidere, completare, migliorare". Questa analogia con il famoso cerchio di Deming (ciclo PDCA) fa parte dell'approccio fondamentale del software tanto quanto quello basato sugli eventi. "Ora stiamo migliorando meglio", dice felicemente il responsabile della qualità Carbayo. I problemi legati al prodotto vengono identificati più rapidamente e accuratamente. Le fonti di errore possono essere eliminate alla radice, "mentre prima si era spesso al buio", dice il 31enne.

Processi chiaramente definiti si applicano anche alla gestione dei reclami dei clienti con Improve. Rispetto al tempo della carta, i reclami sono trattati molto più velocemente. Grazie alla documentazione completa nel software, non ci sono più errori ripetuti, cosa che Gifas vede come un punto di forza fondamentale. "Diamo anche molta importanza ai processi semplici", aggiunge Sandro Carbayo; se, per esempio, oggi si incontra un avvolgicavo difettoso, la riparazione o la sostituzione viene effettuata immediatamente. Come conseguenza positiva di tali ottimizzazioni, la soddisfazione dei clienti è già aumentata in modo misurabile.

Altri fattori hanno contribuito all'aumento dell'affidabilità del processo. L'accettazione interna del software, per esempio, è un fattore decisivo per il successo. Alla Gifas, lo scetticismo iniziale tra i dipendenti era grande. "Oggi, abbiamo molti fan di Improve nell'azienda", riferisce il Q Manager Carbayo. Il concetto di CIP è messo in pratica con Improve e gode di pieno appoggio da parte della direzione. L'ampia gamma di opzioni di valutazione dello strumento promuove anche l'accettazione. Infine, la creazione della nuova posizione "Head of Quality and Process Management" nel corso dell'introduzione di Improve è di notevole importanza per la sicurezza dei processi. "La mia funzione allevia notevolmente il carico di lavoro di tutti gli altri capi reparto", spiega Sandro Carbayo.

Migliore processo di riparazione
Cosa serve in realtà per poter parlare di un "processo sicuro"? Carbayo: "Controllo e controllabilità, risultati riproducibili, rischi di processo noti che vengono evitati o minimizzati, e la limitazione dei danni che possono verificarsi. Questo è stato realizzato su larga scala alla Gifas-Electric, come mostra l'esempio del sistema di riparazione

"Eravamo abituati ad avere una 'gestione a piedi' nell'azienda", dice il CEO Yves Rödiger. Molte ore sono state perse quando gli impiegati andavano in giro per l'azienda con le carte in mano. Sandro Carbayo fornisce una metrica per questo: nell'era della carta, un impiegato lasciava la sua postazione in media cinque volte, "oggi è zero volte". Il tempo di lavorazione del processo di riparazione è stato ridotto di 50%, il che si traduce anche in un notevole risparmio sui costi. Persino la scissione significativa in termini di costi "riparazione con o senza garanzia" viene ora gestita senza soluzione di continuità, mentre in precedenza, a causa di un misto di pressione di tempo e convenienza, la maggior parte dei casi veniva gestita in garanzia. Naturalmente, Improve ha anche un effetto positivo sul numero di moduli richiesti. In totale, Gifas ora ha bisogno di 19 moduli in meno, e questo con una trasparenza drasticamente maggiore.

Nonostante tutti i miglioramenti, Gifas non si considera ancora arrivato al suo obiettivo. Il tempo medio di riparazione totale deve essere ridotto ulteriormente, da sette a cinque giorni oggi. "Siamo consapevoli che un buon sistema di riparazione rapido contribuisce in modo significativo alla fedeltà dei clienti", sottolinea Yves Rödiger. Gifas intende sfruttare questo potenziale in modo coerente, anche con l'aiuto di Improve.

Semplicità in tutto
Semplicità" è il vocabolario chiave dello strumento CIP quando si tratta di impararlo e farlo funzionare. Secondo il manager di Q, i dipendenti di Gifas hanno già familiarità con esso dopo un corso di formazione di tre ore, che successivamente copre 80% della routine quotidiana dell'utente. Il CEO di Synprovis, Hubert Geisseler, lo dice in modo ancora più preciso: "Chiunque sappia leggere e scrivere può anche gestire Improve". Tutto sommato, Gifas-Electric è convinta di aver scelto il software giusto. Oltre ai puri vantaggi del prodotto, per l'azienda contano anche i fattori prezzo e cooperazione: con Improve, non ci sono spese per l'installazione di aggiornamenti e il servizio Synprovis è vissuto come tempestivo, cooperativo e vale letteralmente il prezzo. "Siamo pronti per il futuro e fiduciosi che saremo in grado di gestire l'ulteriore crescita pianificata senza problemi", conclude l'amministratore delegato Rödiger.