Processo di applicazione conforme a DSGVO

Come si potrebbe coordinare un processo di applicazione sicuro in tempi di DSGVO? Il fornitore di Sync&Share TeamDrive offre una cassetta postale digitale sicura per gli uffici HR. In futuro, questo permetterà di gestire ed elaborare le applicazioni digitali in modo conforme al DSGVO. Il richiedente riceve l'accesso al file di archiviazione digitale tramite URL. In questo modo, lui o lei può caricare i documenti di domanda richiesti tramite "drag & drop" utilizzando una connessione dati sicura tramite il browser web. Questo rende facile per i candidati presentare i loro documenti personali in modo semplice e sicuro.

È altrettanto facile per i consulenti HR, che sono tenuti per legge a inviare documenti personali in modo digitale e sicuro. Questo è possibile in TeamDrive cliccando con il tasto destro del mouse sul documento. Con la selezione via e-mail inviare il client di posta si apre e l'allegato viene aggiunto all'e-mail tramite un link. Per Outlook c'è in alternativa un plugin. L'attacco è staccato e fornito attraverso un percorso sicuro. Il file può poi essere scaricato tramite un link, che può anche essere protetto da password. Così, nessun dato viene memorizzato e trasmesso in modo non criptato.

Prendere misure tecniche e organizzative

Soprattutto nel processo di applicazione, quasi innumerevoli dati personali vengono elaborati, trasmessi e memorizzati. Tuttavia, al fine di evitare le severe multe dell'EU-DSGVO, "misure tecniche e organizzative" devono ora essere adottate per garantire che i dati non possano essere visualizzati, modificati o cancellati da persone non autorizzate. "L'onere della prova in termini di protezione dei dati è sempre a carico dell'azienda. La cassetta postale digitale e il Plugin di Outlook così offrono non solo un sicuro ma anche un valido aiuto nella vita quotidiana", dice Detlef Schmuck, amministratore delegato di TeamDrive.

I responsabili delle risorse umane devono considerare molte cose

Schmuck sottolinea che il compito di proteggere i dati deve essere sempre preso sul serio. "I richiedenti hanno sempre la possibilità di segnalare le violazioni all'autorità di vigilanza, per esempio se non è stata garantita una trasmissione sicura". Parallelamente al plug-in TeamDrive, il fornitore di software consiglia quindi di controllare sempre se tutti i prerequisiti per l'archiviazione sicura del materiale di dati sono anche in atto oltre a questo.