La digitalizzazione nella gestione del cambiamento

Fondamentalmente, nella gestione del cambiamento, le strategie e le strutture dell'azienda devono essere continuamente adattate alle condizioni mutevoli. Nei primi tempi dei sistemi di gestione supportati da software, questo significava principalmente rappresentare chiaramente le informazioni esistenti come le strutture organizzative, i processi, i rischi o le figure chiave e fare cambiamenti dinamicamente. Le presentazioni attuali sono state discusse nelle riunioni o rese disponibili per un controllo generale in luoghi centrali. La progettazione e l'influenza sui nuovi requisiti era spesso riservata al management. La comunicazione a tutti i dipendenti e l'assicurazione dell'attuazione dei nuovi requisiti non potevano essere completamente tracciati.

Requisiti crescenti dovuti a norme legali e culturali

Soprattutto nei settori altamente regolamentati (ad esempio la tecnologia medica, la sanità, l'industria alimentare o l'automobile), le leggi e le linee guida sono state notevolmente inasprite negli ultimi anni. Questo ha anche aumentato le esigenze del software di gestione utilizzato. Per non aumentare i costi per l'ulteriore sviluppo e manutenzione dei sistemi di gestione, è necessario progettarli in modo snello ed efficiente. Se gli sviluppi informatici degli ultimi anni (Internet, applicazioni mobili) vengono implementati correttamente, i sistemi di gestione possono essere ottimizzati e riprogettati in modo tale che lo sforzo richiesto per la manutenzione del sistema diminuisca effettivamente. La chiave qui è utilizzare il pieno potenziale della digitalizzazione e quindi essere in grado di documentare digitalmente i cambiamenti per tutto il tempo e di registrare le deviazioni - anche durante gli audit - in modo comprensibile.

A questo si aggiunge il cambiamento della cultura aziendale. Non solo le posizioni senior dovrebbero avere un'influenza sul cambiamento dei processi e dei contenuti. La collaborazione porta più accettazione e gioia a tutti i livelli dell'azienda e assicura che le novità siano davvero introdotte e implementate. Quanto prima e più regolarmente i dipendenti sono coinvolti, tanto più alta è la qualità dell'informazione e dell'applicazione. La responsabilità aggiuntiva significa che si dà più peso alla conoscenza di ogni individuo, che a sua volta promuove la coesione interdipartimentale e l'identificazione con l'azienda.

Insieme alle funzioni di promozione della collaborazione, un sistema di gestione deve anche essere in grado di garantire la comunicazione al momento giusto e nel posto giusto. Mantenere le conoscenze, trasmetterle in corsi di formazione e controllarle regolarmente per mezzo di prove di conferma è un'altra componente della moderna gestione del cambiamento.

Le nuove tecnologie cambiano la vita e i modelli di utilizzo

Le nuove tecnologie - specialmente Internet e i dispositivi mobili - hanno aumentato non solo i requisiti funzionali ma anche i desideri di usabilità. I dispositivi portatili permettono l'uso direttamente sul luogo dell'azione. Il principio GEMBA del lean management, che è spesso considerato un criterio obbligatorio nella progettazione del posto di lavoro e nella selezione di prodotti software ottimali, può quindi essere implementato in modo ottimale. Nei cantieri per le ispezioni di sicurezza, nelle linee di produzione per registrare i malfunzionamenti, le deviazioni o per eseguire e documentare gli audit - numerose aree di applicazione del sistema di gestione beneficiano dell'uso di dispositivi mobili. Invece di note e protocolli scritti a mano, si usano liste digitali di cose da fare e moduli digitali per la registrazione, si aggiungono informazioni aggiuntive come le foto e si trasmettono alla prossima persona responsabile per l'elaborazione.

Integrazione e accoppiamento con le soluzioni aziendali esistenti

All'inizio della digitalizzazione, i documenti erano archiviati separatamente su server in vari formati, le informazioni erano raccolte in parallelo su una intranet, e i processi erano modellati e archiviati in un altro strumento. Il sistema di gestione è stato eseguito in modo isolato. Di conseguenza, gli utenti spesso non sapevano dove trovare quali informazioni. Se le informazioni venivano trovate, spesso non erano aggiornate. I tassi di utilizzo in calo, la mancanza di accettazione del sistema e gli utenti insoddisfatti erano il risultato.

Oggi, l'obiettivo è che tutte le informazioni siano disponibili in una forma in rete - e possano quindi essere trovate come catene di informazioni complete e aggiornate. Secondo la IMS AG, specializzata in sistemi di gestione integrati, questo significa che è imperativo che un sistema di gestione supporti la funzionalità collaborativa con altri sistemi informatici. Questo permette di integrare le migliori caratteristiche e funzioni di ogni sistema e permette all'utente di usarle in modo facile e coerente.

Un'attenzione particolare è rivolta all'integrazione di soluzioni collaborative cloud in un sistema QMS a livello aziendale. La connessione della piattaforma Office 365 permette l'uso integrato e condiviso di documenti (Office), compiti (Teams) e intere piattaforme informative (SharePoint). Questo lascia la scelta del software utilizzato all'utente, che a sua volta promuove l'accettazione dell'intero sistema di gestione. Le informazioni sono anche facili da trovare attraverso i sistemi e sono complete e aggiornate in ogni momento - la base per un sistema di gestione della qualità funzionante ed efficiente.

I sistemi di flusso di lavoro supportano il pieno potenziale della digitalizzazione

La sostituzione completa del sistema di gestione soggetto a errori, incompleto e dipendente dalla carta non è ancora stata realizzata in molti luoghi. Moduli, liste di controllo e altri documenti contengono più dati, alcuni processi richiedono ancora l'archiviazione cartacea e non c'è una panoramica dello stato di elaborazione. Le informazioni di altri sistemi non sono disponibili, il sistema di gestione funziona in modo isolato dagli altri sistemi informatici. Inoltre, i processi registrati fino ad oggi sono stati spesso limitati ai processi principali.

Con un'acquisizione delle informazioni basata sul flusso di lavoro, il potenziale nascosto e una digitalizzazione veramente end-to-end possono finalmente essere implementati. Attraverso l'elaborazione automatizzata e guidata dal sistema, si riesce a mantenere un'informazione completa, corretta e sicura, che supporta un sistema completamente privo di carta anche in industrie altamente regolamentate. Attraverso l'integrazione diretta di sistemi di terze parti, i dati possono essere scambiati tra i prodotti software durante l'esecuzione del flusso di lavoro e i flussi di lavoro possono essere eseguiti senza interruzione dei media. La presentazione dinamica delle informazioni riduce la densità delle informazioni visualizzando un contenuto diverso a seconda della risposta alle domande di decisione.

Sfruttare le opportunità del cambiamento Con le ultime tecnologie web, le informazioni possono essere preparate in modo condensato, dinamico e adatto all'utente (se necessario, anche su dispositivi mobili). Si evita il tempo improduttivo e l'elaborazione mirata dei compiti è possibile indipendentemente dal luogo. L'esecuzione dei processi basata sul flusso di lavoro promuove un nuovo livello di automazione, rendendo il salto alla gestione del cambiamento senza carta un successo e rivelando un grande potenziale per altri processi. Attraverso il collegamento in rete di vari sistemi a livello aziendale, è possibile garantire un flusso di informazioni continuo e di alta qualità. Si tratta di numerose opportunità che non dovrebbero rimanere inutilizzate in nessuna azienda - per una gestione del cambiamento end-to-end digitale, mobile-capace, vivace e intensamente utilizzata.