Dal digitale alla qualità mondiale

Eccellenza, classe, realizzazione dell'obiettivo: ci sono molte definizioni di qualità - e altrettanti modi per raggiungerla. Alla Siemens Building Technologies, la gestione agile della qualità comprende sette principi: Questi includono l'attenzione al cliente e al business, i dati in tempo reale e l'apertura, e la revisione e i test precoci per imparare rapidamente. Allo stesso modo, i manager della qualità sono membri apprezzati del team aziendale, e la prevenzione, la gestione dei rischi e il miglioramento sistematico sono centrali.

Perseguendo questi principi, la gestione della qualità contribuisce significativamente alla realizzazione della visione della divisione. L'obiettivo di Siemens Building Technologies è quello di rendere migliori gli edifici e quindi anche la vita delle persone. Con il suo focus sulla protezione antincendio, la sicurezza e l'automazione degli edifici, l'azienda crea un portafoglio di prodotti, soluzioni e servizi con cui guida in modo sostenibile la trasformazione digitale del mercato.

Per migliorare continuamente i suoi prodotti e servizi, Sie-mens Building Technologies utilizza il software EcoWebDesk dal 2012. Con otto moduli, la soluzione online copre le aree di sicurezza sul lavoro, audit e gestione dei materiali pericolosi, conformità legale, istruzioni online, gestione dei processi, eco-controllo e sostenibilità. Gli utenti possono mettere insieme i singoli moduli individualmente. Sedi, stabilimenti o unità organizzative sono mappati con precisione nella soluzione SaaS (Software as a Service). Ogni utente riceve un accesso orientato al compito alle aree di cui ha bisogno - sia per informazioni dettagliate nel reparto specializzato che per una visione d'insieme nella gestione. In questo modo, i processi aziendali possono essere controllati in modo efficiente, legalmente conforme e sostenibile.

Sistema di gestione integrato e gestione della qualità
Patrick Lüscher è un manager della qualità e il principale responsabile del modulo di gestione degli audit alla Siemens Building Technologies. Dal 2010, lavora nel team IQM, in cui lavorano insieme esperti di gestione della qualità e EHS (Environment, Health & Safety). Il dipartimento è anche responsabile del sistema di gestione integrato della divisione. Combina metodi e istruzioni per soddisfare i requisiti di varie aree. Questo include il manuale organizzativo e il quadro dei processi di Siemens, i principi di gestione EHS e della qualità, nonché gli standard ISO 9001 (qualità), 14001 (ambiente) e OHSAS 18001 (sicurezza sul lavoro). Dal 2013, l'azienda ha una certificazione a matrice: diversi siti sono riuniti sotto lo stesso tetto, lavorano secondo gli stessi criteri e sono controllati periodicamente. Prima dell'introduzione di EcoWebDesk, la gestione degli audit era gestita in modo diverso dai responsabili.

"Gli strumenti che abbiamo usato andavano dai fogli di calcolo Excel e dalle voci del calendario di Outlook a SharePoint. Ora tutto scorre uniformemente in un unico sistema", dice Patrick Lüscher.

Qual è lo stato degli audit pianificati, eseguiti o rimandati? Quante misure sono state realizzate da chi e quando? In passato, il responsabile della qualità aveva bisogno di un giorno intero per compilare i risultati trimestrali. Grazie alla soluzione online, tutti i dati sono ora disponibili in modo strutturato, coerente e in tempo reale. Inoltre, i questionari per gli audit interni non differiscono più tra loro.

Pianificare e preparare gli audit
Patrick Lüscher ha sentito parlare per la prima volta di Eco-WebDesk quando stava parlando con un collega di EHS. La divisione tedesca utilizzava già il modulo software Occupational Health and Safety. Dopo aver testato in dettaglio il modulo Audit Management, il team di Lüscher ha deciso di supportare in futuro il ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act) con EcoWeb-Desk. Il software accompagna l'azienda in tutte le fasi dell'audit interno ed esterno - dalla pianificazione ed esecuzione fino all'identificazione delle raccomandazioni per il miglioramento e l'eliminazione di possibili non conformità. Tutte le persone coinvolte nel processo sono integrate in modo non complicato.

Dopo un intenso periodo di preparazione, il team di gestione della qualità si incontra annualmente per una revisione della gestione con il CEO e il CFO della divisione. Insieme, approvano il programma di audit per il prossimo anno fiscale. La pianificazione viene poi ulteriormente raffinata. I lead auditor coordinano gli appuntamenti con i dipartimenti specializzati e le altre persone coinvolte. Nella soluzione online, hanno una panoramica di tutti i prossimi audit e ispezioni.

Gli appuntamenti possono essere preparati facilmente. Con pochi clic, i responsabili selezionano il questionario desiderato e possono completarlo con domande aggiuntive se necessario. I documenti collegati sono allegati in modo semplice. I partecipanti all'audit sono anche registrati e notificati via e-mail attraverso la soluzione online. I dipendenti Siemens creano regole per il promemoria a seconda del tipo di audit.

Uso individuale, risultati documentati in modo uniforme
"Un vantaggio di EcoWebDesk è che possiamo adattare in modo flessibile il software alle nostre esigenze", dice Patrick Lüscher. Alcuni colleghi prendono appunti direttamente durante l'audit e usano la soluzione online sul loro tablet o notebook. Se non è disponibile una connessione internet durante un'ispezione, si può usare la funzione offline. Le domande definite in anticipo sono fornite in un modello Excel che contiene tutte le informazioni necessarie per eseguire l'audit.

Le risposte vengono inserite e valutate su dispositivi mobili indipendentemente dal luogo. I risultati documentati possono poi essere trasferiti nuovamente nel sistema. Coloro che preferiscono lavorare con carta e penna possono stampare le rispettive domande e prendere appunti in seguito nel sistema. I risultati dell'audit vengono poi trasferiti nel rapporto di audit e valutati. Se i lead auditor identificano una necessità di azione durante la valutazione, avviano raccomandazioni o deviazioni minori e maggiori direttamente in EcoWebDesk e le trasmettono ai colleghi responsabili. Se una misura supera la data di scadenza, viene immediatamente inviato un promemoria a tutte le parti coinvolte. Il progresso attuale può essere visualizzato nel sistema a seconda del ruolo.

Per far progredire ulteriormente i suoi elevati standard di qualità, l'azienda si è affidata al principio dei sei occhi fin dall'introduzione di EcoWebDesk: i lead auditor avviano e controllano l'attuazione delle misure. Come responsabile delle misure, i capi dipartimento assicurano che esse siano eseguite da una persona responsabile dell'attuazione. "La fedeltà dei nostri clienti è una conseguenza e un risultato della qualità Siemens. Ecco perché ci assicuriamo che la gestione della qualità sia integrata nei prodotti e nei processi fin dall'inizio e sia vissuta da ogni singolo dipendente", dice Patrick Lüscher.

Passione per la cooperazione
La definizione degli utenti chiave responsabili e dei manager nazionali e regionali è stata particolarmente importante per la buona introduzione di EcoWebDesk. Il team di consulenza del produttore di software EcoIntense ha anche fornito supporto in sessioni di formazione e workshop per gli utenti. Ancora oggi, vengono offerti regolarmente dei corsi di formazione interni, durante i quali i vantaggi vengono dimostrati direttamente nel sistema. Oltre al feedback regolare e ai giri di best-practice, la formazione degli auditor aiuta anche a garantire che tutti i dipendenti lavorino facilmente insieme in EcoWebDesk.

"Un grande effetto collaterale è che dalla sua introduzione, c'è stato uno scambio tra paesi, divisioni e dipartimenti che prima non esisteva in questa forma. La cooperazione e la condivisione delle conoscenze sono aumentate notevolmente", spiega Lüscher. Man mano che il lavoro di squadra cresce, cresce anche la soluzione online. Alla Siemens Building Technologies, anche le aree della gestione dei materiali pericolosi e della sicurezza sul lavoro sono controllate tramite i corrispondenti moduli EcoWebDesk. I dati raccolti da un dipartimento in un modulo possono anche essere messi a disposizione di altri dipartimenti. Grazie all'uso SaaS a basso costo, non c'è bisogno di un'installazione costosa o di un'amministrazione aggiuntiva. Tutti gli utenti possono lavorare insieme indipendentemente dal tempo e dal luogo.