Cosa costituisce un moderno sistema di gestione della qualità?

AAnche se mancano ancora più di due anni al periodo di transizione dalla ISO 9001:2008 alla ISO 9001:2015, la conversione del sistema QM alla nuova revisione del più importante standard di gestione è uno dei temi centrali della QM. Molte aziende e organizzazioni stanno attualmente analizzando quali sono i requisiti per il loro QMS e come possono essere serviti al meglio. Sulla base di questa analisi, sorgono i requisiti per un moderno sistema di gestione della qualità. Noi di Communardo ci siamo dedicati all'argomento

Abbiamo affrontato questo compito utilizzando uno strumento classico della ricerca sull'usabilità - il metodo di ottimizzazione dei prodotti digitali e analogici per le esigenze del rispettivo gruppo target. Usando ipotetici, ma il più vicino possibile alla realtà, rappresentanti delle parti interessate di un SGQ, le cosiddette personas - dipendenti, proprietari di processi e responsabili della qualità - abbiamo studiato quali richieste esistono oltre ai requisiti dell'ISO. La base di dati per questa analisi è formata dai risultati di molti progetti dei clienti in cui abbiamo implementato sistemi di gestione della qualità e dei processi insieme alle aziende, così come la nostra esperienza personale. La Communardo è certificata ISO 9001 dal 2011 e attualmente sta ampliando il nostro sistema di gestione per la ricertificazione alla ISO 9001:2015.

Persona Friedrich Lehmann, capo reparto e responsabile di processo: il signor Lehmann vuole

• spendere poco sforzo per le certificazioni, al fine di avere più tempo per il lavoro effettivo dei processi e per il business quotidiano.
• Documentare la conoscenza del processo nel SGQ e sviluppare ulteriormente il processo lì.
• Fornire la conoscenza del processo a tutte le parti interessate in modo semplice, rapido e trasparente.
• avere una panoramica di tutte le misure e degli stati dei processi.
• Coordinare le attività in modo flessibile e implementarle in modo strutturato.
• Essere in grado di valutare ed elaborare il feedback.

Le varie rivendicazioni Persona Susanne Schneider, impiegata: la signora Schneider vuole

• trovare rapidamente i processi che sono importanti per voi.
• accedere direttamente a modelli e moduli.
• essere informato immediatamente delle modifiche e degli aggiornamenti che la riguardano.
• portare le proprie esperienze e feedback.
• Avviare miglioramenti e collaborare ai processi che ti riguardano.
• Trova casi di studio sui processi.
• Trova una persona di contatto.

Persona Hendrik Mayer, Manager QM: il Sig.

• può facilitare l'accesso al sistema QM.
• essere in grado di presentare i processi in modo uniforme e strutturato secondo la norma ISO 9001:2015.
• ottenere la maggiore accettazione possibile del sistema.
• incoraggiare tutti i dipendenti a partecipare ai processi.
• Registrare i cambiamenti in modo comprensibile e in linea con la cultura aziendale.
• Gestire centralmente i compiti e tenere traccia dei rischi.
• Le informazioni possono dirigere.
• Audit dei documenti.
• Essere in grado di preparare le informazioni QM in un manuale per la distribuzione ai clienti.

In questa analisi, si vede rapidamente che in definitiva tutti gli aspetti centrali della revisione del 2015 sono basati su casi d'uso pratici: La gestione della conoscenza, la gestione del rischio, la rilevanza della gestione dei processi, la più ampia distribuzione di responsabilità nell'azienda, il nuovo contesto dell'organizzazione aggiunto nella revisione e la flessibilità fondamentalmente aumentata, anche per quanto riguarda l'implementazione tecnica sono richieste dei vari stakeholder. In aggiunta, tuttavia, ci sono ulteriori requisiti per il SGQ. Per soddisfarli, sorgono misure specifiche dell'azienda che possono essere fondamentalmente divise in un blocco organizzativo-strategico e uno tecnico.

Conseguenze organizzative e tecniche
A livello organizzativo, si deve creare un'atmosfera di lavoro collaborativo in cui gli impiegati e i proprietari dei processi possano scambiare idee e sviluppare processi insieme. Le decisioni strategiche non sono prese "in segreto", ma sono messe su un'ampia base. Le informazioni sono rese disponibili in modo trasparente e la conoscenza è condivisa. Il SGQ diventa "sociale".

A livello tecnico, si deve fornire un sistema di QM che supporti in modo ottimale questi metodi di lavoro e di gestione. Ne derivano i seguenti requisiti centrali:

• Il sistema deve essere facile da usare, ma a prova di revisione.
• Deve essere possibile un adattamento flessibile e individuale per quanto riguarda gli aspetti specifici dell'industria e dell'azienda.
• Le descrizioni dei processi possono essere visualizzate in modo significativo.
• Le informazioni possono essere strutturate in modo chiaro e uniforme.
• Deve essere possibile generare un manuale dal sistema.

Quale soluzione tecnica viene in questione?
Per quanto riguarda le condizioni quadro, un wiki aziendale è il sistema più ovvio. Qui, l'idea collaborativa "sociale" della cooperazione è fortemente in primo piano. Inoltre, le informazioni possono essere mappate in modo strutturato e la gestione del sistema è relativamente semplice. Tuttavia, casi d'uso come i processi di rilascio, il controllo delle informazioni e le esportazioni manuali fanno richieste che spesso vanno oltre le normali funzioni wiki. Inoltre, ci si chiede se il wiki è abbastanza flessibile per affrontare anche aspetti specifici dell'azienda.

Abbiamo risolto questa sfida usando Atlassian Confluence. Il wiki professionale

"A livello organizzativo, bisogna creare un'atmosfera di lavoro collaborativa".

Il software non solo impressiona per il suo design leggero e l'eccezionale supporto del produttore. Con l'aiuto di un vasto ecosistema di add-on - simile all'Appstore sotto iOS o Android - la gamma di funzioni può essere ampliata completamente. Oltre alla mappatura del SGQ, altri casi d'uso come portali di notizie, intranet sociali o documentazione IT possono essere serviti dal sistema.

Con Communardo SocialQMS abbiamo sviluppato una soluzione che combina gli insegnamenti e le esperienze di molti progetti dei clienti con i requisiti della ISO 9001:2015. Modelli, flussi di lavoro di rilascio configurati, concetti per la personalizzazione e la strutturazione del contenuto usando metadati e una mappa di processo automatizzata formano una solida base per costruire un QMS vivente in poche settimane.

Un cruscotto chiaro e personalizzato garantisce una rapida entrata nel mondo dei processi della tua azienda. Funzione di commento, pulsante di condivisione: Ampie caratteristiche sociali promuovono l'interazione tra gli utenti. Il feedback può essere facilmente scambiato, quindi il contenuto è sempre aggiornato.