Riconoscere e gestire il potenziale di conflitto nei progetti

Ogni persona ha i propri obiettivi. E nei team di progetto, ogni partecipante ha i propri obiettivi di progetto. L'arte della buona gestione dei progetti consiste quindi nell'armonizzare e "conciliare" i diversi obiettivi. Un cliente può voler ottenere condizioni favorevoli, mentre la produzione vuole mantenere bassi i costi di produzione e il marketing vuole un risultato tecnicamente sofisticato. Alla fine, però, tutti devono stare insieme, perché l'obiettivo principale della squadra è quello di completare il progetto con successo. Il project manager può usare questo terreno comune come base per una buona comunicazione, il miglior prerequisito per una risoluzione efficace dei conflitti. Le negoziazioni portano alla risoluzione dei problemi nel caso di tali obiettivi contrastanti.

C'è umanità nel progetto
Poiché un team di progetto è composto da persone, i conflitti interpersonali possono sorgere naturalmente. Personalità diverse con idee diverse si incontrano direttamente nella squadra. Spesso i partecipanti non si conoscono nemmeno e non hanno mai lavorato insieme prima. Se sorgono conflitti tra gli individui nel team del progetto, è importante parlarsi fin dall'inizio invece di parlare solo l'uno dell'altro. Questo è molto più facile per le persone coinvolte se sono già d'accordo su questo all'inizio del progetto. Inoltre, i ruoli e le aspettative all'interno della squadra dovrebbero essere chiariti in anticipo per ridurre il potenziale di conflitti tipici del progetto.

Portare alla luce i mondi interiori
La cosa più difficile da identificare e risolvere in un progetto sono i conflitti interni dei singoli membri del team. Di solito diventano evidenti nel comportamento del collega interessato. Per esempio, se un membro del team si sforza sempre per la migliore soluzione possibile per tutti i dipendenti, questo è lodevole; tuttavia, "voler sempre accontentare tutti" può anche diventare un peso per l'individuo e l'intero gruppo. L'interessato viene fatto a pezzi da questo sforzo impossibile. Altri soffrono perché, soprattutto, le decisioni vengono ritardate e i programmi non vengono rispettati. In questo caso, il coaching chiarificatore, che ha luogo in una conversazione privata con l'individuo, può dare sollievo.

L'influenza del sistema
Naturalmente, anche l'ambiente nell'azienda o nella società ha un impatto su un progetto. Questo può portare a conflitti all'interno della squadra che a volte sono impossibili da risolvere. Per esempio, se una decisione aziendale cambia le condizioni in modo così fondamentale che il progetto non può continuare nella sua forma attuale, il team dovrà conviverci, anche se è fastidioso. Anche i cambiamenti nella legge possono portare a queste situazioni. Se i partecipanti al progetto non riescono ad adattarsi a queste nuove situazioni, spesso radicalmente cambiate, è consigliabile che voltino le spalle al progetto. "Amare o lasciare" può essere il miglior motto in questi casi per evitare pressioni e tensioni inutili per se stessi e gli altri membri del team.

Soluzione al giusto livello
In base ai diversi tipi di conflitto, l'approccio alla risoluzione deve sempre avvenire al livello appropriato. Se questo non è il caso, il conflitto non viene risolto; al massimo, il conflitto viene spostato. Tuttavia, i conflitti irrisolti hanno sempre conseguenze negative per un progetto, e a volte possono anche portare a costi aggiuntivi nell'ordine dei milioni. Costi inutili e ritardi non sono le uniche conseguenze della cattiva comunicazione e dei conflitti irrisolti. La conseguente frustrazione dei dipendenti può portare a dimissioni interne o a vere e proprie partenze. In ogni caso, i conflitti fumanti creano un cattivo clima nel team del progetto.

Approcci alla soluzione per tutti i livelli
In caso di conflitti su questioni o obiettivi, la comunicazione deve garantire che le parti interessate negozino tra loro in modo obiettivo e non prendano la questione sul personale. Solo allora sono possibili soluzioni comuni. I diversi obiettivi dei membri del team servono al progetto e dovrebbero quindi essere presi sul serio da tutti i partecipanti. Aiuta ad essere consapevoli che sono proprio questi conflitti di obiettivi che danno origine alle innovazioni. In questo modo, possono negoziare obiettivi comuni. Per fare questo, bisogna trovare soluzioni che tengano conto di tutti i sotto-obiettivi. Per esempio, si fa uno sforzo congiunto per sviluppare un prodotto che sia allo stesso tempo attraente per il cliente e conveniente. Con questo obiettivo, la soluzione win-win sarebbe raggiunta.

A livello di relazione, il rispetto reciproco è la base di ogni strategia di risoluzione dei conflitti. Solo coloro che valorizzano le personalità delle loro controparti nelle loro differenze possono comunicare con loro all'altezza degli occhi. Un processo di risoluzione dei conflitti deve, tra le altre cose, chiarire la distribuzione dei ruoli nel team del progetto. Deve anche affrontare le aspettative reciproche dei dipendenti e fornire loro una piattaforma per formularle.

Se i conflitti interni dei singoli membri del team portano a blocchi all'interno del gruppo, questi possono ostacolare il progresso dell'intero progetto. Le persone colpite da un conflitto interiore possono contribuire a risolvere il problema se diventano consapevoli del loro conflitto interiore e riflettono su di esso. Un allenatore esperto può aiutare in questo in una conversazione personale.

Imparare la gestione dei conflitti
È inevitabile che in qualsiasi progetto sorgano dei conflitti. È quindi consigliabile essere preparati ai conflitti prima dell'inizio. Se imparate in anticipo le possibili strategie per affrontare e prevenire i conflitti, ne trarrete vantaggio più avanti nel progetto quando individuerete e risolverete i problemi. Inoltre, possono poi concentrarsi sugli obiettivi essenziali e divertirsi durante il lavoro effettivo del progetto. Una buona preparazione porta quindi una certa leggerezza che rende piacevole il lavoro di progetto. Ma come ci si prepara ai conflitti che un progetto può portare? I fornitori di seminari come PS Consulting si sono specializzati in questo settore e impartiscono le loro conoscenze in varie offerte. Oltre a seminari mirati sulla gestione dei conflitti nei progetti, il portafoglio comprende anche workshop moderati per l'avvio dei progetti, il sostegno ai progetti e l'intervento in caso di crisi.

L'emergere di conflitti può quindi essere visto come un aspetto normale del lavoro nei progetti. Se la comunicazione e la gestione dei conflitti sono giuste, tuttavia, possono evitare con successo le conseguenze negative o addirittura il fallimento del progetto. La risoluzione dei conflitti può anche innescare processi fruttuosi all'interno del progetto al fine di identificare e sfruttare un potenziale precedentemente non scoperto. Se i team di progetto non riescono a fare questo da soli o non hanno le necessarie capacità di gestione dei conflitti, consulenti esterni con una visione neutrale dall'esterno possono aiutare a scoprire i conflitti irrisolti e trovare soluzioni costruttive. Il problem solving congiunto è concepito e compreso come il percorso di tutti i membri del team.