Con il modello a quattro fasi al sistema QM vissuto

La concorrenza globalizzata con una crescente pressione sui costi presenta alle aziende delle sfide speciali: Devono reagire sempre più flessibilmente e rapidamente ai clienti e ai mercati. Numerosi studi1 dimostrano che un sistema di gestione della qualità (QM) funzionante, che tiene conto dei cambiamenti della tecnologia, dei mercati e dei modelli di business, è un vero vantaggio competitivo. Il sistema di gestione della qualità deve stare al passo con lo sviluppo dell'azienda per raggiungere il successo. La gestione agile della qualità2 deve permettere un'azione proattiva e sostenere tutte le aree dell'azienda. In ogni caso, un aspetto è cruciale per il successo: l'accettazione di coloro che devono applicare il sistema nel loro lavoro quotidiano. Questo funziona solo se il valore aggiunto per l'utente è riconoscibile. Tuttavia, l'accettazione non è un risultato scontato, ma per il 71 % delle aziende intervistate in uno studio la più grande sfida3 nel contesto della loro gestione della qualità.

ConSense GmbH ha più di 15 anni di esperienza nei progetti e conosce le sfide associate all'introduzione di sistemi di gestione della qualità, il loro ulteriore sviluppo e l'adattamento a situazioni di mercato in costante cambiamento. Su questa base, l'azienda ha sviluppato il ciclo di vita QM. Il modello a quattro fasi aiuta le aziende a determinare la loro posizione nel ciclo di vita della QM per identificare e definire i campi d'azione e ricavarne misure adeguate. Facilita quindi la controllabilità organizzativa, aiuta ad adattarsi alle innovazioni e ad affrontare adeguatamente le sfide in ciascuna delle quattro fasi:

Fase 1: FORME - Creazione e introduzione di un sistema di gestione
La prima fase comprende l'introduzione di un sistema di gestione, cioè l'istituzione e la formazione del sistema, o la preparazione di un sistema esistente per la certificazione iniziale. Include la pianificazione e la progettazione secondo l'approccio orientato ai processi, cioè la registrazione dei processi, la modellazione dei processi e la creazione di mappe dei processi. L'attenzione qui è sui processi, poiché questi descrivono il flusso di lavoro comune tra i dipartimenti e le funzioni.

Gli esperti di ConSense GmbH raccomandano di iniziare con la pianificazione dei processi aziendali, poiché questi servono come mezzo per implementare gli obiettivi dell'azienda e sostenere l'orientamento strategico dell'azienda. Inoltre, le strutture di base per un sistema di gestione integrato dovrebbero essere considerate nella pianificazione fin dall'inizio, al fine di attrezzare il sistema per le esigenze future. Per esempio, per l'integrazione della gestione della protezione dei dati secondo il GDPR, che ha molti paralleli con la gestione della qualità, motivo per cui una stretta collaborazione tra le due aree è auspicabile e ha senso.4

2a fase: STABILIZZARE - rendere le cose nuove un'abitudine
La seconda fase serve a stabilizzare il sistema. Il nuovo dovrebbe diventare routine. A questo punto, è importante che i dipendenti sperimentino ripetutamente i benefici del sistema. La facilità d'uso e il recupero facile e veloce delle informazioni sono alla base dell'interesse e dell'uso. L'accettazione può essere ulteriormente aumentata attraverso il marketing interno del sistema, che genera la domanda attraverso un reale valore aggiunto. Il prerequisito per questo è un'alta rilevanza dell'informazione offerta, che facilita con successo il lavoro degli impiegati.

In questa fase di stabilizzazione, è importante fornire un supporto continuo al sistema per garantire che sia sempre aggiornato e concentrarsi sui benefici per tutte le persone coinvolte.

3a fase: OTTIMIZZARE - Realizzare un miglioramento continuo
Per un successo duraturo, il sistema di gestione deve adattarsi costantemente alle nuove esigenze e circostanze. Questa terza fase ha come scopo l'ulteriore sviluppo e il miglioramento continuo ed è quindi interamente caratterizzata dall'autovalutazione. Offre all'azienda la possibilità di reagire ai cambiamenti dei mercati, di rivalutare le proprie prestazioni, di fissare obiettivi di miglioramento e di formare le proprie competenze.

Le aree di miglioramento sono prioritarie e i progetti selezionati sono implementati in modo mirato. L'obiettivo principale della fase di ottimizzazione è sempre la redditività dell'organizzazione e un beneficio convincente per il cliente, al fine di rimanere con successo sul mercato a lungo termine. In questo contesto, un manifesto sul "Customer Service 4.0"5 descrive un quadro d'azione per le aziende che vogliono migliorare le esperienze dei clienti, ottimizzare i servizi esistenti e offrire nuovi servizi nel corso della trasformazione digitale.

4.fase: ESPANDERE - introdurre nuovi luoghi, regole o metodi
Una volta che un'azienda ha stabilito un sistema di gestione strutturato nel corso della fase di ottimizzazione e il CIP è ben integrato nella routine di lavoro quotidiana, si possono affrontare nuove esigenze che richiedono estensioni del sistema. Questo può essere l'integrazione di ulteriori luoghi, la mappatura di ulteriori standard o l'introduzione di nuovi compiti e metodi. Il sistema cresce e diventa più complesso. Le nuove aree del sistema devono prima essere introdotte, costruite, modellate e integrate di nuovo nella routine lavorativa quotidiana.

Evoluzione del sistema QM, accompagnato da un supporto professionale
L'esperienza degli esperti ConSense dimostra che un'attenta pianificazione dell'introduzione e dell'ulteriore sviluppo di un sistema di gestione paga. Quanto più previdentemente viene preparato e costruito, tanto più efficace e redditizio sarà il risultato. Il miglioramento continuo assicura un ulteriore sviluppo ed evoluzione del sistema di gestione orientato al futuro. Con lo sviluppo del ciclo di vita del QM, le aziende dispongono ora di uno strumento organizzativo di supporto con il quale si può costruire un sistema di gestione vivente che coinvolge tutti i dipendenti e raggiunge così l'accettazione.

Poiché molte organizzazioni hanno difficoltà a determinare lo stadio di sviluppo del loro sistema di gestione - un prerequisito per identificare e definire proattivamente i campi di azione e le misure - ConSense GmbH offre ora una consulenza professionale e pratica con ConSense Management Consulting (CMC). Questo si basa sull'esperienza di 15 anni di lavoro sui progetti, è indipendente dallo strumento - cioè indipendentemente dal fatto che sia una soluzione di ConSense o di altri - e affronta le circostanze individuali dell'organizzazione in modo mirato. Il risultato è un sistema di gestione vivo che convince attraverso la trasparenza e l'accettazione - e attraverso la conoscenza dei campi d'azione specifici delle quattro fasi del ciclo di vita QM assicura un processo di miglioramento continuo e quindi un vantaggio reale nella concorrenza globalizzata.