Gestione della conformità nelle risorse umane: cinque strategie chiave

La nazionalità gioca sempre meno un ruolo nella ricerca di dipendenti capaci. La forza lavoro sta diventando sempre più internazionale e lavora in diversi luoghi e confini nazionali. Questo pone una serie di sfide per i manager delle risorse umane delle aziende che operano a livello internazionale. I regolamenti di conformità nella gestione delle risorse umane e della forza lavoro spesso differiscono significativamente da un luogo all'altro e possono anche cambiare in tempi diversi. La conformità dipende dalla capacità di un'organizzazione di rispondere rapidamente - o addirittura anticipare - i cambiamenti nelle leggi e nei regolamenti esistenti, e poi implementare azioni e aggiustamenti appropriati. Cinque punti di partenza strategici possono aiutare ad avere una presa sulla gestione della conformità nelle risorse umane. 

Base per la gestione della conformità nelle risorse umane: sistema efficace di gestione dei dati

La base per la conformità a livello internazionale è la raccolta di dati accurati. Per organizzare efficacemente i dati HR e identificare le lacune nei vostri archivi, si raccomanda di classificare i dati nelle seguenti categorie:

• Dati anagrafici del personale: Informazioni generali sui dipendenti su età, stipendio base, luogo di residenza, istruzione e prestazioni
• Informazioni sui componenti dello stipendio: Registrazioni di bonus, benefici e indennità
• Documenti: Documenti firmati come accordi contrattuali e altri documenti legalmente vincolanti
• Dati sulla gestione del personale: Informazioni su orari, presenze e assenze

Il sito Memorizzazione dei dati è un'altra questione fondamentale per l'integrità dei dati. Per le operazioni internazionali, archiviare manualmente i dati sensibili dei dipendenti in più sedi è troppo insicuro. Questo è un problema che molte organizzazioni affrontano. Per non parlare del fatto che questo tipo di sistema di archiviazione spesso rende quasi impossibile recuperare le informazioni dei dipendenti in modo tempestivo. La moderna tecnologia cloud - per esempio, come parte di un LMS o di un sistema di gestione della forza lavoro - può aumentare la sicurezza dei dati e consentire processi più efficienti. Se il sistema fornisce una traccia di controllo delle modifiche dei dati, gli interventi sui dati possono essere tracciati in modo sicuro. Idealmente, un tale sistema dovrebbe offrire funzioni configurabili che possono essere adattate ai processi di un'azienda. In questo modo, si può creare un sistema di gestione dei dati sicuro e trasversale, accessibile a tutti i responsabili.

Implementare un processo di flusso di lavoro stabile

Stabilire un flusso di lavoro efficiente aiuta a consolidare gli obblighi di conformità nazionali e internazionali e a semplificare il lavoro in ogni sede. I benefici che ne derivano includono:

• Miglioramento del coordinamento e della comunicazione tra le filiali e il supporto locale in ogni paese
• Ruoli e responsabilità chiaramente definiti che aiutano tutti i membri del team a sapere chi è responsabile di quali compiti
• Assicurarsi che il lavoro tra i team globali sia coerente e rimanga in pista
• Riduzione delle inefficienze operative, incoerenze e problemi di qualità

Quando i team di tutto il mondo hanno una chiara visibilità sullo stato di conformità dell'organizzazione, possono gestire meglio i dati e garantirne l'integrità.

Sviluppare una comprensione delle leggi e dei regolamenti di ogni paese

Le aziende si aspettano che le organizzazioni straniere rispettino le loro leggi e regolamenti. Ogni mercato ha sfide diverse per farlo. Un primo passo essenziale per navigare in queste acque è capire i regolamenti locali.

Per fare questo, prima fate una lista delle leggi nazionali che la vostra organizzazione rispetta e poi identificate le leggi corrispondenti nei vostri mercati esteri. Identificare i requisiti che esistono solo in questi mercati. In caso di dubbio, lavorare con un esperto locale è un buon modo per assicurarsi di aver coperto tutte le leggi e i regolamenti che riguardano le operazioni in quel paese.

Per garantire la conformità a tutti i requisiti in tutto il mondo, è necessario comprendere l'area in cui opera la vostra azienda. Questo significa prestare attenzione alle leggi e alle culture locali per garantire una profonda comprensione dei requisiti esistenti e implementare strategie per coinvolgere i vostri dipendenti nel processo. Si tratta anche di tenere d'occhio gli eventi attuali e di valutarli in termini di coinvolgimento della vostra azienda.

Adattare la formazione sulla conformità a livello locale per rivolgersi ai dipendenti

La gestione dei dipendenti a livello globale richiede competenze a livello locale. Quando si tratta di implementare la formazione sulla conformità, questo è il modo più sicuro per ottenere il buy-in o la reale partecipazione dei dipendenti. Le organizzazioni dovrebbero quindi costruire programmi che si adattino alla cultura locale, ai mercati del lavoro locali e ai bisogni delle unità commerciali locali.

I sistemi moderni come i sistemi di gestione dell'apprendimento (LMS) o una nuova generazione di piattaforme di esperienza di gestione dell'apprendimento (LMXP) aiutano a rispondere in modo efficiente alle sfide della formazione. Sistematizzando e automatizzando vari aspetti della formazione, è possibile stabilire degli standard globali e creare una piattaforma centrale per la realizzazione dei programmi.

Percorsi di apprendimento per una migliore adozione della formazione e una valutazione più efficiente

Lo sviluppo di una soluzione tecnica è solo un pezzo del puzzle nella formazione delle risorse umane e della conformità. Se il processo è completamente automatizzato, i dipendenti spesso non si sentono indirizzati personalmente e sono meno motivati. L'individualizzazione li responsabilizza e li fa sentire che i loro bisogni vengono affrontati nel loro ambiente. Per questo motivo, al fine di sviluppare programmi di formazione globale che siano ben accolti e realmente coinvolgenti, è importante avere familiarità con i mercati locali, le culture e le esigenze dei dipendenti. Con una soluzione LMS appropriata, i percorsi di apprendimento specializzati possono essere impostati per fornire ai dipendenti una formazione e contenuti su misura in modo ottimale in base ai loro ruoli lavorativi e alle loro sedi.

Inoltre, quando si tratta di tracciare il completamento della formazione, tali percorsi di apprendimento offrono un buon modo per valutare il successo della formazione, poiché sia i partecipanti che i formatori ottengono una chiara istantanea delle prestazioni. Invece di dover combinare e analizzare manualmente i dati da più rapporti, gli strumenti incorporati nel percorso di apprendimento aggregano automaticamente i dati da tutti gli allenamenti in un unico rapporto. Questo rende la valutazione della formazione del personale molto più efficiente.

Fonte e ulteriori informazioni sui temi della gestione della conformità nel settore delle risorse umane, tra gli altri: https://de.sumtotalsystems.com