Come una nuova certificazione iniziale

Il centro sportivo e l'hotel ristorante Kerenzerberg (SZK) a Glarona: un'istituzione senza scopo di lucro con ben 60 dipendenti, finanziata dalle entrate di circa 31.000 pernottamenti all'anno e dai contributi del Fondo Swisslos del Cantone di Zurigo. Gli ospiti: principalmente sportivi. Proprietario: il cantone di Zurigo.

Va da sé che un'azienda cantonale di queste dimensioni è impegnata nell'alta qualità. Responsabile dei processi strutturati in modo pulito dal 2003: vice direttore operativo e responsabile della qualità Marco Bücken. È anche colui che ha ringiovanito radicalmente l'intera gestione dei processi digitali nel 2019, anche se le strutture esistenti avevano funzionato bene per tredici anni.

Uno sguardo indietro

Marco Bücken ricorda: "Nel 2007, stavo cercando un assistente elettronico di qualità per garantire la certificazione iniziale ISO. Quello che avevo in mente, però, non era la pura gestione dei documenti, ma un software molto più completo".

Dopo aver valutato diversi fornitori, Bücken ha deciso per il gestore elettronico della qualità IQSoft della IQS AG di Zofingen: "Avevo già visto il programma presso il mio precedente datore di lavoro. Ora ho dato un'occhiata più da vicino e mi è stato permesso di scoprire: Questa soluzione modulare offre tutte le funzioni che voglio".

Per iniziare con IQSoft, SZK ha scelto il percorso classico attraverso il controllo dei documenti. Tutto il resto deriva dall'applicazione quotidiana: "Si usa un modulo finché non si è sicuri. E poi si attiva quello successivo, per esempio la gestione delle risorse. »

Ciò che è piaciuto a Marco Bücken fin dall'inizio: il know-how e la coerenza del suo fornitore di software: "Il team della IQS AG sapeva e sa sempre esattamente come stanno andando le cose con noi e cosa è attualmente installato".

Hans-Peter Kost, presidente del consiglio di amministrazione della IQS AG, è contento: "In realtà non abbiamo quasi nessun cambiamento di personale. E naturalmente noi stessi lavoriamo con IQSoft e semplicemente documentiamo tutto. Vogliamo sapere esattamente cosa è stato fatto per chi - soprattutto perché molte installazioni si trovano in industrie altamente regolamentate".

"Ha sempre funzionato alla grande".

Il software moderno deve essere aggiornato frequentemente. Solo raramente funziona in modo così poco appariscente e affidabile che si può fare a meno di grandi aggiornamenti per anni. Ma IQSoft sul Kerenzerberg? Nessun problema dal 2007 al 2013, e la versione SQL/Web installata a quel tempo ha funzionato così bene che non c'era semplicemente nessuna pressione per aggiornare ulteriormente fino al 2018. Marco Bücken: "Non ho mai vissuto un giorno in cui IQSoft non abbia funzionato". Tuttavia, alla fine del 2018, hanno deciso di aggiornare: "Fondamentalmente, abbiamo lavorato con la stessa struttura per oltre dieci anni. Abbiamo deciso di aggiornare il nostro fedele assistente digitale".

Tempismo perfetto Non appena il budget per il rinnovamento è stato parlato, Bücken ha sentito parlare di una nuova versione di IQSoft: "Abbiamo guidato fino a Zofingen e abbiamo visto IQSoft 7.9. Ma ciao! La versione 7.9 sembra una normale homepage - e chiunque può navigare. Ho già iniziato a pianificare l'implementazione su larga scala del nuovo IQSoft durante la presentazione".

Riprogettazione degli esterni e degli interni

Quello che Marco Bücken e i suoi colleghi hanno raggiunto da allora è una "grande cosa" per tutti quelli coinvolti. Il motivo: oltre all'aggiornamento digitale, vari edifici e la tecnologia della SZK sono attualmente in fase di rinnovo. Questo include, per esempio, la WLAN per l'intero sito. Questa riprogettazione simultanea del mondo digitale e fisico della SZK permette innovazioni di vasta portata - anche nel controllo elettronico della qualità. Un esempio di manutenzione:

I primi e i ritardatari si segnalano a vicenda tramite tablet e IQSoft se qualcosa deve essere migliorato da qualche parte (per esempio, sistemare una barra orizzontale o un rubinetto difettoso). Gli ordini scritti non sono più necessari e tutti sanno in ogni momento chi ha fatto cosa - o non ancora.

Marco Bücken aggiunge: "Infine, è chiaro a tutti che la manutenzione causa anche molto sforzo. Si può mostrare come un fattore di costo. La gente a volte si stupisce di questo.

Nessuna migrazione di vecchi record di dati desiderata

La struttura di IQSoft permette ai clienti esistenti di migrare i dati esistenti durante la transizione alla versione 7.9, come era già il caso con tutte le versioni precedenti. Marco Bücken ha deciso di non farlo: "Se si usa un database per molto tempo, inevitabilmente si costruiscono degli ostacoli. Queste cose si portano con sé quando si emigra. Il nostro pensiero era: mettiamo in discussione la struttura e tutti i documenti e ricominciamo da capo".

Sostegno da parte del revisore

Un nuovo inizio su un sito verde, e senza coercizione? Coraggioso, radicale e intenso: "Lo sforzo è alto, ma ripaga. A proposito, il nostro revisore esterno ci ha appoggiato in questo senso. Pensa che sia fantastico che stiamo controllando tutto completamente. È come un nuovo edificio, dove si abbatte il vecchio per rendere possibile il nuovo".

SZK scoprirà qual è il risultato finale quando sarà ricertificata nel marzo 2020, ma è già chiaro che il rilancio sta avendo un effetto. Tutti i processi sono più snelli. Gli standard sono ancora strettamente controllati. Ma tutto il resto è stato razionalizzato secondo le specifiche: È necessario? Cosa ci porta? E viene usato? Marco Bücken: "Sembra una nuova certificazione iniziale".

Sicurezza per gli ospiti e i dipendenti

In una grande operazione con attrezzature sportive, catering, hotel e altro, si tratta sempre di sicurezza oltre alle specifiche generali di qualità. Tutto deve essere verificabile per i revisori. Questo è anche il caso di SZK.

Tuttavia, il valore di una documentazione completa diventa veramente tangibile solo in caso di incidenti. La polizia e i tribunali esigono la prova dell'addestramento, della manutenzione delle attrezzature operative e di prova e altro ancora. Guai a chi non riesce a dimostrare ciò che è stato fatto per prevenire i danni!

Marco Bücken è d'accordo: "Bisogna pensare al futuro. Prendiamo ad esempio la carenza di lavoratori qualificati: abbiamo sempre più dipendenti che dobbiamo prima formare nel loro campo affinché possano svolgere certi lavori secondo gli standard attuali".

E il futuro?

"Stiamo costantemente registrando nuovi edifici, stanze e attrezzature operative nel corso delle conversioni. Stiamo consolidando ciò che abbiamo già raggiunto e ampliando la portata del nostro assistente elettronico. Per esempio, il lancio del modulo IQSoft 'Risk Management' è prevedibile".

Fonte centrale di informazioni

IQSoft permette la pianificazione della formazione, i controlli, la programmazione, la manutenzione degli elementi in sospeso, il raggruppamento e il recupero delle conoscenze e molto altro. Marco Bücken lo trova "come la Wikipedia della gestione della qualità. Si può integrare tutto e recuperare tutto. Questo è ottimo per noi. Otteniamo esattamente quello che vogliamo".

Hans-Peter Kost commenta: "Con IQSoft 7.9, poniamo grande enfasi sull'usabilità intuitiva. Il programma funziona in un modo estremamente in rete e può assumere una vasta gamma di compiti. Il tutto ha come obiettivo che il maggior numero possibile di processi venga eseguito automaticamente".

Cosa si potrebbe dire di più

In un'intervista a "Management und Qualität", Marco Bücken sottolinea la collaborazione con la IQS AG: "Non sono solo il produttore di denaro. Si tratta di una partnership a lungo termine. Mi sento preso sul serio in ogni momento. Il team di IQS sta completamente dietro al suo prodotto. Se non fosse stato così, forse non avremmo osato fare il rilancio qualitativo sul sito verde. In definitiva, si tratta sempre di fiducia e successo. Vuoi essere sicuro che tutto funzioni".